Розничная торговля была и остается важным отраслевым направлением использования ИТ. Острая конкуренция на этом рынке заставляет его игроков, с одной стороны, оптимизировать все вспомогательные расходы, включая затраты на ИТ, а с другой — постоянно искать наиболее эффективные подходы к организации бизнеса. В результате получается, что хотя имеется большой спектр готовых ИТ-предложений, ритейл-компании зачастую ориентируются на использование собственных ИТ-разработок. О том, как на практике выглядит ИТ-автоматизация типичной сети розничной торговли в Хабаровске, обозревателю PC Week Андрею Колесову рассказала ИТ-директор компании ЁЁ Надежда Коссе.

PC Week: Чем занимается ваша компания, как выглядит модель её бизнеса?

Надежда Коссе: Наша молодая и быстрорастущая компания управляет сетью розничных магазинов нескольких форматов. Основная ее часть — сеть мини-маркетов ЁЁ, продажа продовольственных товаров в шаговой доступности для покупателей. Ещё есть некоторое количество алкомаркетов, а также магазины эконом-сегмента, сеть которых мы намерены развивать в ближайшей перспективе.

Разумеется, розничная торговля испытывает определенные проблемы, связанные с общей экономической ситуацией, которая ставит вопросы эффективности организации бизнеса во главу угла. Именно поэтому в последние годы модель торговых сетей, уже давно доминирующая на уровне крупных и средних магазинов, активно развивается и в формате мини.

PC Week: Какова роль ИТ в деятельности вашей компании?

Н. К.: ИТ уже давно называют кровеносной системой бизнеса, имея в виду тот простой факт, что без них «и ни туда, и ни сюда»: торговля просто встанет в случае отказа ИТ-систем. Но если уж пользоваться аналогиями из анатомии, то ИТ сегодня выполняют в существенной мере и функции головы, в существенной мере влияя на саму организацию бизнеса и его развитие. Конкретно про нашу компанию могу сказать, что ИТ-отдел играет не только роль обслуживающего подразделения, но и является службой, которая влияет на бизнес-процессы в целом. Мы самым прямым образом участвуем в оптимизации существующих и в создании новых бизнес-процессов. При этом, как и раньше, остается крайне актуальной задача повышения эффективности использования ИТ, в том числе в плане снижения расходов на них.

Кроме того, в последнее время четко обозначилась еще одна важная тенденция — необходимость внедрения новых ИТ-систем под воздействием требований регулятора, в первую очередь контролирующих и фискальных органов. Если раньше это было видно на примере все более широкого использования электронной налоговой отчетности, то сейчас данные методы быстро охватывают не только офлайновую отчетность, но и онлайновую, осуществляемую в реальном времени. Так, в прошлом году вся торговля алкогольной продукцией была в обязательном порядке подключена к ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. — Ред.), а в нынешнем розница должна полностью перейти на работу в режиме онлайновых касс. В обоих случаях речь идет о том, что магазины уже не могут работать в автономном режиме, они должны функционировать только в режиме подсоединения, в постоянном взаимодействии с внешними ИТ-системами — государственными или предоставляемыми сертифицированными операторами.

Обеспечение бесперебойной работы магазинов среди прочего подразумевает обязательный анализ заявок в службу техподдержки с целью оптимизации или изменения текущих регламентов магазина. Идет постоянная доработка ПО в направлении «одной большой красной кнопки» (когда человек должен лишь нажать на что-то, а дальше компьютер всё сделает сам), то есть минимизации возможных неправильных действий персонала, движения к полной автоматизации. Так, поступление алкогольной продукции у нас происходит только на основании заказа и документа, пришедшего из ЕГАИС, товаровед по приемке сканирует акцизные марки, программа анализирует соответствие факта, заказа, товарно-транспортной накладной (ТТН) ЕГАИС и бумажных документов, а потом выводит для приемщика инструкцию к действию.

PC Week: Что представляет собой ваша ИТ-инфраструктура в целом?

Н. К.: Ее можно представить в виде двухуровневой системы: нижний уровень — обеспечение работы магазинов, верхний — общее управление торговой сетью. Соответственно системы первого уровня развернуты на площадках торговых точек, второго — в офисе компании. Первые работают в режиме реального времени, вторые — в офлайне. Разумеется, они связаны между собой, но работают независимо в асинхронном режиме.

Так как работоспособность магазина стоит на первом месте, то каждый магазин оборудован своим небольшим сервером, который поддерживает периферийную базу «1С» магазина и кассовую программу. Также в каждом магазине стоит отдельный системный блок с универсальным транспортным модулем (УТМ). Как показала практика, отдельный компьютер с УТМ под управлением ОС FreeBSD является наиболее стабильным вариантом работы. В качестве серверных ОС стараемся использовать Linux и открытые технологии виртуализации, на рабочих местах стоят бездисковые тонкие клиенты, в качестве СХД хорошо показал себя кластер серверов Synology, а основная СУБД у нас — PostgreSQL.

PC Week: А какие прикладные системы вы используете?

Н. К.: Основные прикладные системы у нас реализованы на платформе «1С:Предприятие», но из тиражных прикладных решений применяем только «1С:Бухгалтерию», все остальные приложения мы разработали и поддерживаем сами. Тут я выделила бы три основные собственные наши «1С»-конфигурации: управление персоналом «ЁЁ-ЗУП» (штатное расписание, чек-листы , контроль рабочего времени персонала, учет подработки в других подразделениях, учет и закрытие вакансий и т. д.), система учета и фиксации заявок подразделений «ЁЁ- СФИУЗ» (здесь имеется также функционал работы по KPI для офиса с использованием смарт-задач) и товароучет «ЁЁ-рус» (электронный обмен заказами с поставщиками, автоматическая фиксация в ЕГАИС документов приемки, контроль при приемке алкоголя по акцизным маркам, автоматизация платежей, контроль ручных платежей, контроль бюджета, контроль по проектам, фиксация бухгалтерией статусов бумажных документов, автоматическое информирование поставщиков о смене статуса и т. д.).

PC Week: Почему же вы решили писать такие весьма серьезные системы сами при том, что ритейл — это давнее направление ИТ-автоматизации, тут есть огромное количество готовых решений, в том числе от самой «1С» и ее партнеров?

Н. К.: Да, со стороны это кажется странным, но такой вариант был для нас наиболее оптимальным. Казалось бы, розница — давно и много раз автоматизированная сфера, но на самом деле этот бизнес находится в процессе постоянного развития, деловые схемы и бизнес-процессы регулярно обновляются. Вот эта высокая изменчивость бизнеса и делает возможным появление и рост новых игроков, таких как наша компания. Наше конкурентное преимущество — использование новых подходов и постоянная оптимизация существующих процессов. В этой ситуации получается, что готовые решения нам не очень подходят, а их доработка и модификация силами внешних исполнителей получаются дороже и сложнее, чем использование собственных кадров. У нас такой работой занимаются три «1С»-программиста, сейчас мы хотим увеличить эту группу. Кстати, хочу заметить, что хотя профессия «1С»-программиста уже давно считается массовой и в качестве достоинства ПО «1С» всегда называется наличие кадров на рынке, на самом деле найти квалифицированного «1С»-разработчика — задача непростая.

В то же время на рынке есть весьма продвинутое решение для розницы от одного из ведущих партнеров «1С», но оно для нас слишком «тяжелое» в том плане, что разработчик поставляет его только в комплекте с разного рода ненужными нам модулями и компонентами. Да и сопровождение системы в этом случае получается совсем не бюджетным.

PC Week: Какие из реализованных вами ИТ-проектов последнего времени вы могли бы выделить?

Н. К.: В работе нашего ИТ-департамента можно выделить два направления — системное администрирование (включая внедрение и поддержку) и разработкУ ПО. Если говорить о первом, то тут было реализовано довольно много проектов: переход всего офиса на тонкий бездисковый клиент (это серьезно уменьшило временные и материальные затраты на развертывание новых рабочих мест и поддержку существующих), резервирование провайдеров в каждом магазине, переход всей сети на кассовую программу Set Retail 10 c центральным Set Centrum, замена внешней почтовой системы на внутреннюю, внедрение онлайн-касс по всей сети, создание базы знаний для ИТ-специалистов на основе вики-движка, внедрение системы бонусов по всей сети.

Особо хотелось бы выделить внедрение решения «Сбербанк Бизнес». В отличие от «Сбербанк Бизнес онлайн», который является облачным сервисом, это программный продукт, устанавливаемый на сервер и на рабочие места, его достоинством является более гибкая настройка системы безопасности. Благодаря этому решению сейчас у нас все платежи уходят автоматически, человек, отправляющий и подписывающий платежные поручения в «Сбербанк Бизнесе», не может ни корректировать их, ни что-то в них добавлять. Надо сказать, что эта система заработала не сразу, понадобилось около полугода тесного взаимодействия со специалистами Сбербанка, — фактически мы были основными тестерами этой системы на Дальнем Востоке.

Из сферы разработки ПО я в первую очередь выделила бы полностью собственный модуль обмена с ЕГАИС. Мы его сделали сами, в том числе для того, чтобы минимизировать вероятность ошибок при взаимодействии с внешней системой; с этой целью пришлось реализовать большое количество проверок: контроль соответствия фактически пришедшей продукции той, что указана в ЕГАИС (по акцизным маркам), автоматическая проверка пришедших ТТН (если что-то не так, например ТТН содержит неопознанную номенклатуру, то идет информирование по SMS и электронной почте), автоматическая отправка данных о продаже пива, автоматическое перемещение между регистрами учета ЕГАИС, автоматическое сравнение остатков склада и ЕГАИС.

Очень важным проектом было создание системы бюджетирования и контроля платежей, с помощью которой платежи поставщикам товара отправляются автоматически в зависимости от условий договора и корректности бумажных документов. Ручные же платежи возможны только по заявкам департаментов, при этом идет проверка на соответствие бюджету, осуществляется контроль счетов и т. д.

Отмечу нашу собственную систему учета KPI для офиса, совмещенную с системой учета заявок и постановкой смарт-задач. Я всегда могу контролировать заявки, поступившие в наше подразделение, а также смарт-задачи, выполняемые программистами. Сейчас у нас внедряется система автозаказа — обязательного формирования заказа по предварительно составленному плану, расчет производится исходя из сложного статистического анализа, учитываются ограничения поставщиков, акции и т. д. Для поставщиков, с которыми внедрен электронный обмен заказами, происходит автоотправка заказов в электронном виде.

Учитывая большой объем выполняемых разработок, важными задачами для нас являются оптимизация процесса создания ПО, снижение трудозатрат, повышение качества кода, в первую очередь за счет уменьшения ошибок программирования. Наибольшее количество проектов проводится отделом разработки ПО или на стыке двух отделов — разработки и системного администрирования. Это вполне логично, так как основная зона действия отдела системного администрирования — поддержка доступности существующих сервисов, техподдержка, открытие новых магазинов. В последние два года много ресурсов именно этого отдела ушло на модернизацию оборудования и ПО в соответствии с новыми требованиями законодательства. В прошлом году основным направлением была ЕГАИС, в нынешнем — переход на онлайн-кассы, что включает в себя замену кассового ПО по всей сети (переход на Set Retail 10) а также замену фискальных регистраторов на модернизированные с подключением к оператору фискальных данных (ОФД).

PC Week: И все же странно: в ИТ-мире давно говорят о тенденции к более широкому использованию модели аутсорсинга, о том, что она особенно актуальна для относительно небольших компаний, а вы явно придерживаетесь стратегии опоры на собственные силы.

Н. К.: Да, именно так, мы не применяем аутсорсинг и минимизируем использование внешних услуг. Я считаю, что в идеальной программе, с которой работает линейный персонал, всё должно быть максимально автоматизировано и закрыто от «дурака». Но все вещи в техзадании описать невозможно, очень много нюансов проявляется в момент вывода в продакшн и в последующей эксплуатации. В данной области у ИТ-службы высокие полномочия, многое мы меняем «на лету», после чего уведомляем смежников о необходимости изменения регламентов.

Наши разработчики не просто кодеры, а высококлассные специалисты, обладающие знаниями во многих областях, совместно с другими департаментами мы постоянно совершенствуем свою учетную систему. Новые проекты, которые мы ведём, касаются не только магазинов, но и офиса. Например, в прошлом году была реализована автоматическая система планирования и учета проведенных актов сверок, результаты работы бухгалтеров сразу идут в KPI. Мы хорошо знаем внутренние алгоритмы нашей системы и при согласовании нового техзадания можем изменить его, если оно противоречит процессам другого департамента или внутренним алгоритмам.

Бизнесу нужна возможность быстрого изменения деловых процессов и соответствующая высокая гибкость ИТ. Аутсорсинг и готовые решения (с поддержкой со стороны внешнего разработчика) сегодня таких возможностей не предоставляют.

PC Week: Многие крупные заказчики реализуют модель опоры на собственные силы, и как раз для них «1С» предлагает схему, когда ИТ-подразделение заказчика получает статус партнера, что позволяет ему пользоваться скидками при покупке продуктов и расширенной техподдержкой от вендора. Вы не используете такой вариант у себя?

Н. К.: Да, мы знаем о такой схеме, но она нам не нужна. Статус франчайзи подразумевает серьезные обязательства, в том числе по объемам приобретения ПО у «1С», которых у нас нет. Получается, что нам удобнее работать по обычной схеме, покупая у партнера «1С» нужные нам лицензии на платформу «1С:Предприятие».

PC Week: Из вашего рассказа я понял, что вы не применяете облачные модели, ориентируясь на онпремис-схему. А что вы скажете относительно использования мобильных технологий?

Н. К.: Мобильные технологии сегодня у нас практически не задействованы, это продиктовано требованиями безопасности. Пробовали мобильную версию системы учета заявок, но особым успехом она не пользовалась. Некоторое время применяли Pydio для передачи фотографий c мобильных устройств, но тоже убрали за невостребованностью.

PC Week: Но ведь ЕГАИС и онлайновые кассы — это как раз примеры внешних облачных сервисов!

Н. К.: Да, но мы их применяем не по собственному желанию, и как раз эти примеры показывают, что их использование требует от нас существенных усилий на этапе внедрения. И самое главное — мы никак не может влиять на их функционал. Например, результирующие данные по онлайновым кассам мы можем только видеть на экране, а получить по запросу в электронном виде — не можем, соответственно не можем и организовать автоматическую сверку наших данных с теми, что хранятся у ОФД. Есть проблемы и с автоматическим сравнением остатков нашего склада и ЕГАИС: мы можем от системы получить данные по остаткам, но только на момент запроса, а нам желательно иметь такие данные, скажем, на неделю назад, также нельзя получить данные о движении товара.

PC Week: Каковы ваши планы на видимую перспективу, в том числе в этом году?

Н. К.: Задачи с переходом на онлайновые кассы мы уже практически решили. Из бизнес-проектов у нас запланировано открытие еще двух магазинов, причем нового формата — дискаунтера. Для них была разработана новая модель организации торговой площадки, которая включает и новую ИТ-схему, в том числе с использованием нового вида оборудования и иного ПО.

Из прикладных решений нам нужно написать и внедрить систему электронного согласования документов. Предусмотрена также модернизация центрального сервера баз данных, переход на кластер серверов. При этом нас волнует ускорившийся рост размера основной базы, нам нужно выяснить причины этого процесса, оптимизировать структуру данных, очистить ее от ненужного. Хотелось бы еще реализовать журнал изменений «1С» (скорее всего в отдельной SQL-базе), а также подключить робот какого-либо мессенджера (пока думаем о Telegram) к учетной системе.

PC Week: Спасибо за беседу.