В Управлении по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям г. Барнаула внедрена система электронного документооборота. Решением, выбранным для автоматизации, стала СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС (г. Москва). Проект реализован ООО «КС-Консалтинг».

Муниципальное казенное учреждение «Управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям г. Барнаула» входит в систему органов местного самоуправления города Барнаула Алтайского края. К полномочиям ведомства относятся решение задач в области гражданской обороны, предупреждения и ликвидации ЧС природного и техногенного характера, обеспечения первичных мер пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах.

До внедрения системы «ДЕЛО» документооборот в Управлении велся в другой СЭД. Она имела ограниченные возможности: поддерживала только регистрацию документов и поиск. Одной из причин перехода на СЭД с более широким функционалом стала необходимость обмена документами в электронном виде с вышестоящей организацией — Администрацией города. В муниципалитете Барнаула «ДЕЛО» используется с 2000 года, а в 2016 году начато создание горСЭД — системы, объединяющей документооборот всех органов местного самоуправления городского округа и поддерживающей электронное взаимодействие между ними.

Перед Управлением по делам ГО и ЧС стоял ряд первоочередных задач: обеспечить получение в электронном виде документов от Администрации г. Барнаула, их автоматическую регистрацию в системе документооборота, а также обмен информацией о рассмотрении и исполнении. Отсутствие возможности интеграции у имеющейся на тот момент в Управлении СЭД и ее функциональная недостаточность ставили под вопрос решение поставленных задач. Поэтому было решено перейти на «ДЕЛО», а для обмена документами между базами использовать опцию СЭВ — «Сервер Электронного Взаимодействия». Эта опция позволяет в автоматическом режиме регистрировать документы, поступающие из баз данных других организаций, дает возможность обмениваться информацией об их прохождении, в том числе отслеживать судьбу отправленных документов в базе-адресате.

Управление по делам ГО и ЧС г. Барнаула закупило рабочие места системы «ДЕЛО». Пользователями стали сотрудник приемной, начальник общего отдела и специалист IT-отдела. В процессе настройки системы были заведены все необходимые группы документов (входящие, исходящие, обращения граждан, распорядительная документация). В базу данных занесены справочник внешних организаций, номенклатура дел, внутренний справочник должностных лиц. Также специалисты «КС-Консалтинг» провели настройку правил СЭВ: согласование справочников СЭД участников взаимодействия, заполнение справочников СЭВ, тестирование обмена. При определении правил регистрации документов использованы дополнительные возможности системы: настроено автоматическое заполнение некоторых полей регистрационной карточки, позволяющие максимально облегчить работу по вводу данных.

Следующим этапом внедрения СЭД стала подготовка пользователей. В процессе обучения, рассматривая процедуру регистрации документов, приходящих по электронной почте, сотрудники Управления и специалисты «КС-Консалтинг» совместно решили, что целесообразно перейти на почтовый клиент MS Outlook. Преимущество этого клиента в данном случае в том, что он легко интегрируется с СЭД «ДЕЛО». Это позволяет облегчить и ускорить регистрацию поступающих по почте документов (настроить ее в автоматическом режиме), а отправку по e-mail можно делать прямо из системы документооборота.

Специалисты Управления отметили удобство работы в системе, особенно отмечая тот функционал, которого не было в ранее используемой СЭД: возможность устанавливать связки между документами, автоматическое формирование отчетов по исполнительской дисциплине и объему документооборота по заданным параметрам, ведение информации о списании документов в дело, контроль сроков исполнения поручений и др.