Тренды на рынке Smart Office

В последнее время только и слышно: «Четвертая промышленная революция», «диджитализация», «Индустрия 4.0»... Ежедневно мы пользуемся гаджетами и девайсами, активно применяем сервисы для решения задач. Современные ИТ-возможности кардинально меняют восприятие происходящего вокруг. Подобных перемен мы ожидаем и от бизнес-среды. Процессы трансформации производства, изменения подходов к работе, персоналу, аналитике — вызов всем отраслям, в том числе и бизнесу, связанному с офисной деятельностью. «Умный офис», или Smart Office — один из аспектов описанных процессов, переходная стадия и попытка оптимизировать устаревшие схемы производственной деятельности с помощью интеграции уже имеющихся на рынке современных технологий.

Что предлагает Smart Office потребителям?

Большинство объектов недвижимости были созданы без учета современных исследований о влиянии планировок, микроклимата или, например, освещения на производительность труда. Сегодня же появилась возможность собирать сведения о поведении людей, использовании инженерных систем, оборудования и потребностях в тех или иных сервисах и, таким образом, организовывать работу в офисе. Да и само понятие работы значительно трансформировалось и «оцифровалось» в силу развития информационных технологий. Все это стало драйвером изменений офисных пространств, подходов к сервисам, идеологии занятости и оценки производительности труда.

Существует несколько трендов, связанных с повышением эффективности офисных пространств. Прежде всего, энергосбережение, включающее адаптацию к потребностям пользователей, аналитику использования здания, предоставления только необходимых для потребителя сервисов. Во-вторых, максимальная оптимизация площадей и оборудования, включающая гибкие планировочные решения и архитектуру, конфигурирование ИТ-инфраструктуры под запросы пользователей, быструю адаптацию сервисов. В-третьих, эффект «ноу-хау» для арендаторов. Он выражается в наличии достаточного количества площадей, технологически адаптированных к работе, что значительно влияет на решение арендатора в пользу «умного» офиса. Еще один из трендов — предоставление дополнительной безопасности, обеспечиваемой благодаря организации контроля доступа на объект, видеонаблюдения или иных систем, например, распознавания лиц, номеров автомобилей. Кроме того, стоит выделить коворкинги и другие гибкие офисные пространства, которые предлагают арендатору пространство с минимумом удобств, но с максимальной насыщенностью всеми необходимыми для бизнеса технологиями.

Именно эти подходы и представляют сбой понятие «smart», так как предполагают полную адаптивность и удобство работы на всех этапах взаимодействия среды и человека.

Ключ же к повышению эффективности офисных пространств запрятан в интеграции новых сервисов в офисные процессы и удобстве для пользователей пространств, постоянном улучшении и совершенствовании продуктов.

Что уже есть на рынке и активно внедряется в работу офисных пространств?

• Интеллектуальная парковка, позволяющая указать свободное парковочное место, наличие мест для инвалидов или с зарядными устройствами для электрокаров.

• Удобная навигация по зданию.
• Поиск коллеги — актуальный сервис для крупных компаний, организующих офисы по технологии открытого пространства (Open Space Technology).
• Заказ любых сервисных услуг (кафетерий, обеды, доставка из ресторанов и др.).
• Быстрое обращение к Facility-службам (техническая поддержка, клининг, ИТ-поддержка, охрана).
• Управление климатом, освещением, звуковым оформлением в выделенной зоне.
• Прозрачные интерфейсы для подключения к инфраструктуре (презентационное оборудование, принтеры, сканеры, системы для онлайн-конференций).
• Использование вендинговых автоматов (с последующей оплатой единым счетом).
• Внутренняя система для учета расходов.
• Гибкие и информативные системы резервирования помещений для встреч и переговоров.
• Места для проведения мозговых штурмов, командной работы, места для уединения, зоны для удобного общения по телефону.
• Адаптивная мебель (в том числе с возможностью настройки высоты столов, работы стоя).

Многие игроки на рынке стремятся отвечать этим трендам, но в то же время продолжают искать новые способы диджитализации. Например, HermanMiller создает не просто регулируемую по высоте мебель, но и предлагает возможность сделать свой профиль, хранящийся в облаке. Можно подойти к любому столу/стулу и за минуту настроить «под себя». А в это время Google, Samsung, Cisco и Microsoft со своими продуктами Google Jamboard, Samsung Flip, Cisco Spark Board, Microsoft Surface Hub соревнуются в мастерстве замены обычных флипчартов на интерактивные smartboards с возможностью не только отображения информации, но и проведения конференций, презентаций, одновременной онлайн-работы в группах по всему миру.

Разработка и внедрение инноваций напрямую связаны с проработкой архитектуры, инженерных решений и последующей эксплуатацией. Уровень требований к проектированию и эксплуатации значительно повышается, что подталкивает эти направления к развитию. Развивается BIM-методология, позволяющая на всем жизненном цикле от концепции до эксплуатации и реконструкции отслеживать и фиксировать изменения в единой модели, к которой обращаются сотни пользователей. Контролирование проектирования, строительства, эксплуатации — все это объединяет единая модель данных, владельцем которой является собственник. Управляющие компании разрабатывают собственные мобильные приложения и сервисы, которые интегрируются с заказчиками для максимально быстрой реакции на запросы пользователей, обновляют внутренние бизнес-процессы. Таким образом, формируется среда Smart Office.

Переход на новый уровень?

Технологически мы, конечно, готовы перейти на новый уровень. Однако уже сейчас заметны риски повсеместной автоматизации: переоптимизированные системы, проблема которых — вопросы, которые не вписываются в стандартные автоматические алгоритмы. Их придется обрабатывать вручную или подстраивать под них бизнес-процессы. Поэтому определение уровня абстракции и аналитика пока находятся в зоне ответственности разработчиков. Кадровый дефицит также очень заметен — людей, способных разрабатывать и внедрять комплексные инновационные решения очень мало.

Ждем интегрированные системы оборудования и провайдеров Интернета вещей (IoT, Internet of Things) для расширенных возможностей сбора большого количества данных (Big Data) со всего оборудования и их полуавтоматической аналитики на основе искусственного интеллекта (AI, Artificial Intelligence) для выработки персонализированных настроек. Такие решения на стыке технологий смогут автоматически выводить на оптимальные режимы использования различное оборудование, а также перераспределять ресурсы.

Кроме того, продолжается процесс взаимоинтеграции платформ (например, PM и FM, включая BMS-оборудование объектов и ERP-систему самой компании), а также разработка открытых интерфейсов для взаимодействия между различными вендорами и отраслями. Ожидаются мощные ИТ-решения для объединения всех начинаний и возможности построения гибких сценариев. Хочется верить, что это будет открытая, безопасная, масштабируемая и управляемая платформа. Кстати, современные блокчейн-подобные решения уже сейчас удовлетворяют большинству требований, а также способствуют дальнейшей реализации. Причем речь идет не только о программных продуктах, но и об аппаратных решениях, которые значительно подешевели и упростились для прототипирования и быстрого старта использования. Все, что реально будет повышать эффективность работы, будет внедрено.

Сегодня технологии значительно обгоняют сложившиеся бизнес-процессы компаний и внутренние установки классического производства. Именно поэтому за последние годы столько успешных стартапов, которые изначально не были обременены устаревшими установками. Восьмичасовой рабочий день, как пережиток индустриализации для офисных сотрудников, уходит в прошлое — большинство компаний переходят к работе «на результат», пользуются услугами удаленных сотрудников.

Современная система управления — это Agile-методологии. Люди собираются в сбалансированные группы и выполняют с максимальной производительностью задачи. Каждый трудится в оптимальных для себя условиях, показывая реальный результат деятельности, который можно использовать непосредственно. Акцент делается на вещах, которые сразу попадают в «продакшн». Если этого не сделать быстро — время уйдет, и эта работа никому не будет нужна.

Если вы решились на строительство современного офиса или ремонт, то к задачам лучше привлекать профессиональных консультантов для проработки архитектурной составляющей, а на втором этапе привлечь управляющую компанию к описанию инженерных решений, исходя из опыта эксплуатации. На сегодня описываемые функции не являются стандартами при проектировании инженерных систем и должны формулироваться дополнительно. Кроме того, у проектировщиков часто отсутствует опыт и компетенции, необходимые для интеграции современных решений. Адаптивность пространств — это вызов и для классических инженерных систем. Возникают сложности при организации пожарной безопасности, требуется учесть все варианты конфигураций помещений, систем электроснабжения, освещения, мультимедиа, ИТ.

На этапе внедрения инноваций часто возникают подводные камни. Они напрямую связаны с природой самих технологий, непониманием разработчиками и пользователями комплексного взаимодействия систем и просто с обычным человеческим фактором. Среди типовых проблем — удорожание проекта, сложности при разработке технического задания, проектирование, нехватка подрядчиков в данной сфере, низкая эффективность для существующих объектов (без реконструкции), растущая сложность конфигурирования при интеграции систем.

Описанный выше симбиоз людей, технологий и методологий вместе и образуют то, что должно стать настоящим Smart Office. Хочется верить в то, что основные игроки рынка научатся совместно прорабатывать и совершенствовать процессы и технологии, а там и результаты не заставят себя ждать.

Автор статьи — технический директор Zeppelin.