При обсуждении вопросов перехода к цифровой экономике и необходимой для этого цифровой трансформации обычно выделяют отрасли и функциональности, наиболее готовые и перспективные в этом отношении. Однако есть и задачи, которые касаются всех организаций, как коммерческих, так и государственных. Одна из них — кадровый документооборот и, в частности, ведение трудовых книжек, которое до сих пор осуществляется в бумажной форме.
Недавно с инициативой перехода на электронные трудовые книжки выступила рабочая группа АНО «Цифровая экономика», и сегодня уже ведется подготовка соответствующего законопроекта. При общем положительном отношении к данной инициативе со стороны правительства и бизнеса, по отдельным вопросам есть существенные расхождения, которые обсуждались на проведенном в конце августа в Аналитическом центре при Правительстве РФ круглом столе.
По словам заместителя министра экономического развития Саввы Шипова, все участники проекта согласны с общей концепцией реформы, но расходятся в сроках реализации тех или иных этапов и путях внедрения. Вызвано это желанием с одной стороны снизить издержки в управлении трудовыми отношениями, а с другой — максимально защитить права работников.
Два альтернативных по некоторым позициям подхода представили директор департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Минтруда Марина Маслова и в большей степени выражающей мнение бизнеса вице-президент «Сбербанка» Анна Попова. Оба докладчика согласны с тем, что переход к электронным трудовым книжкам должен начаться с 1 января 2020 г., и все необходимые данные работодатель должен будет передавать в Пенсионный фонд РФ (ПФР).
По мнению заместителя председателя правления ПФР Алексея Иванова, в техническом отношении данный проект достаточно стандартен: ПФР собирает множество данных такого рода, и добавить несколько полей в БД особого труда не составит. Главная трудность здесь — отсутствие нормативной базы.
Предполагается, что соответствующий законопроект будет внесен в Госдуму в конце нынешнего года и принят в
Позиции двух главных докладчиков расходятся по срокам внедрения. В Минтруде полагают, что переходный период, на протяжении которого будут параллельно вестись бумажные и электронные трудовые книжки, должен продлиться до 2027 г., и при этом оба формата будут одинаково юридически значимы. По мнению же Анны Поповой, переходный период следует существенно, вплоть до полугода, сократить (и с этим согласилось большинство участников круглого стола), а юридическую значимость должен иметь контролируемый государством, а не работодателем, электронный документ.
Еще одно положение в докладе Минтруда, в целесообразности которого выразило сомнение большинство участников, включая Савву Шипова и руководителя проектного офиса программы «Цифровая экономика» Владимира Месропяна, — продолжающееся на переходный период по умолчанию параллельное ведение бумажной и электронной трудовой книжки. Для отказа от ведения бумажного варианта работник должен подать специальное заявление. Как считает Анна Попова, такой путь более затратен, поскольку работодателям придется дублировать информацию о трудовой деятельности как на бумаге, так и в цифровом виде, и хуже администрируется. По мнению Саввы Шипова, при этом также будет сложно гарантировать равносильную юридическую значимость бумажного и электронного документов.
В защиту позиции Минтруда Марина Маслова привела данные опросов, показывающие, что большинство людей не готовы пока полностью отказаться от привычных трудовых книжек и им нужно предоставить свободу выбора. В свою очередь, Анна Попова рассказала о похожей ситуации с отказом Сбербанка от ведения бумажных сберкнижек, который сначала воспринимался клиентами с осторожностью, но при правильной разъяснительной работе быстро стал привычной практикой.
Еще одна важная проблема — сохранение ретроспективных данных, содержащихся в бумажных трудовых книжках. Предполагается, что они не будут переноситься в электронную версию, а, следовательно, в этом плане именно бумажные документы обеспечат юридическую значимость информации о предыдущих этапах трудовой карьеры гражданина. Так или иначе, с переходом на новую систему бумажные трудовые книжки перейдут в личное хранение работника и останутся единственным «источником правды» о предыстории его трудовых отношений. Как утверждает Савва Шипов, вопрос с ретро-данными еще окончательно не решен, но, по всей видимости, перенос их в электронную версию вряд ли возможен — как по причине высоких затрат, так и по юридическим соображениям: работодатель не может отвечать за достоверность всех вносимых им в систему ПФР исторических данных об образовании, местах работы и занимаемых должностях.
Анна Попова напомнила, что заключавшийся прежде на бумаге трудовой договор о приеме на работу тоже должен стать электронным. Но для этого субъекты договора, включая и работника, должны иметь электронную подпись (строго говоря, усиленную ЭП), которая тоже стоит денег. В этой связи возникает вопрос: кто и в каких пропорциях будет нести расходы по применению электронных трудовых книжек — государство, работодатель или работник? Руководитель направления X5 Retail Group Алексей Коряков заявил, что компания согласна взять на себя определенную часть расходов, если те не окажутся чрезмерными. В частности, он полагает, что при существующих ценах ЭП на уровне
По мнению Анны Поповой, большинство работодателей заинтересовано в переходе на электронные трудовые книжки: согласно исследованию McKinsey, это позволит коммерческим компаниям экономить 50 млрд. руб., а государственным органам — более 12 млрд. руб. в год. Работники через личный кабинет смогут контролировать не только корректность записей о своей трудовой карьере, но и объемы отчислений работодателя в пенсионный фонд. Кардинально снизится риск утери трудовой книжки, и уйдут в прошлое проблемы с получением ее от работодателя в случае прекращения его деятельности или увольнения сотрудника. Она убеждена, что отдельные организации уже сегодня на добровольных началах могли бы начать переходить на электронный кадровый документооборот. Об этом свидетельствует, в частности, опыт пилотного проекта, проведенного «Сбербанком» совместно с ПФР.
