Продолжается поэтапное развитие региональной системы межведомственного и межуровневого электронного документооборота Республики Саха (Якутия), участниками которой являются большинство органов государственной власти данного субъекта РФ, органы местного самоуправления, а также иные организации. В текущем году сразу в нескольких муниципальных администрациях внедрена СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС с организацией обмена документами с участниками системы МЭДО РС(Я). Все проекты ведет компания «Инфосистемы-КС», партнер ЭОС в этом регионе.
Якутия — один из субъектов РФ, где на базе программных продуктов ЭОС реализуются масштабные проекты по созданию общего информационно-документационного пространства для органов власти, местного самоуправления, а также подведомственных организаций. Старт внедрения СЭД «ДЕЛО» в Якутии относятся к началу
Специфика проекта на муниципальном уровне обусловлена слабой развитостью информационной инфраструктуры (в том числе отсутствием стабильного интернета), особенно в отдаленных районах. Кроме этого, техническое обеспечение многих администраций требует обновления — необходимо закупать новые серверы и модернизировать либо создавать с нуля локальные сети. Тем не менее, на данный момент около 50% муниципальных образований внедрили в органах местного самоуправления СЭД.
Этим летом на электронный документооборот перешла Администрация Верхоянского района. В отзыве о внедрении СЭД «ДЕЛО», подписанном Главой района Г. И. Чириковым, отмечается, что на протяжении многих лет в администрации существовали проблемы в процессах делопроизводства, а именно: потери документов, несвоевременная доставка, долгий процесс согласования и т. д. Автоматизация документооборота позволила решить эти проблемы.
Система была запущена в промышленную эксплуатацию в июне 2018 г. В СЭД регистрируется входящая и исходящая корреспонденция, постановления и распоряжения главы района и администрации, ведется контроль исполнения поручений, работа с проектами документов, в том числе нормативно-правовых актов, причем все этапы согласования выполняются в электронном виде.
СЭД «ДЕЛО» в Администрации Верхоянского района оснащена опцией «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ), которая позволяет посылать документы в органы государственной власти Республики и другие организации в электронном виде. Все отправляемые документы автоматически регистрируются у адресата, при этом администрация получает уведомление о регистрации документа с входящим номером. Уведомления приходят и при выполнении дальнейших операций с отправленным документом у адресата (передача, выдача поручения, получение отчета об исполнении поручения). Также схема работает в обратном порядке: в администрации автоматически регистрируется входящая корреспонденция от органов госвласти с отправкой уведомлений. Пересылаемые по СЭВ документы подписываются электронной подписью, что снимает необходимость досылки документов в бумажном виде.
Глава Верхоянского района может работать в СЭД «ДЕЛО» как со своего рабочего компьютера, так и с планшета, в том числе с использованием электронной подписи. Таким образом, он из любого места, даже находясь в командировке, может получать почту на рассмотрение, выдавать и контролировать исполнение поручений и подписывать электронные документы.
В будущем заказчик планирует масштабировать систему — включать в нее новые группы документов и процессы работы с ними, увеличивать количество пользователей за счет приобретения дополнительных лицензий для сотрудников Администрации и подведомственных учреждений. За реализованный проект Администрация МР «Верхоянский район» Республики Саха (Якутия) выразила благодарность коллективу компании «Инфосистемы-КС».
В Администрации Томпонского района проект по внедрению системы «ДЕЛО» завершен в августе 2018 года. Для внедрения системы электронного документооборота предварительно потребовалась закупить серверное оборудование, протянуть и настроить локальную сеть, после чего стало возможно развертывание СЭД. Благодаря большому опыту в реализации подобных проектов специалисты компании «Инфосистемы-КС» завершили внедрение в короткий срок. Они провели обследование процессов делопроизводства, настроили серверное программное обеспечение, установили и настроили СЭД «ДЕЛО» на сервере и рабочих местах, обучили пользователей, а также консультировали их в период опытной эксплуатации системы.
Практические курсы для сотрудников администрации по работе в СЭД «ДЕЛО» были организованы в помещениях Горно-геологического техникума. На развернутой в учебном классе СЭД «ДЕЛО» с демонстрационной базой данных пользователи попробовали все типовые операции: согласовывали друг с другом проекты документов, выдавали поручения, отчитывались об их исполнении, проводили другую работу с документами и проектами.
Сейчас СЭД «ДЕЛО» охватывает все подразделения Администрации Томпонского района. В системе зарегистрировано 50 пользователей, основная часть которых работает через WEB-интерфейс. Входящие документы обрабатываются и получают регистрационные номера централизованно, а исходящие и внутренние документы могут регистрироваться на уровне структурных подразделений. С помощью стандартных инструментов СЭД «ДЕЛО» реализован контроль исполнения поручений. Правом контролировать исполнение наделены первые лица администрации — глава района и его заместители.
Глава района и его первый заместитель — особая категория пользователей, которые взаимодействуют с СЭД через планшетное устройство с использованием электронной подписи. Вне зависимости от своего местонахождения они могут контролировать исполнение поручений, согласовывать и утверждать документы, искать необходимую информацию в СЭД, просматривать отчеты от исполнителей.
СЭД «ДЕЛО» Администрации Томпонского района интегрирована с системой МЭДО РС(Я), что позволяет в автоматическом режиме отправлять и получать корреспонденцию и уведомления от органов исполнительной власти Республики, Аппарата Государственного Собрания Ил Тумэн, Окружной администрации города Якутска, ГАУ МФЦ и других.
В последующие годы в Республике Саха (Якутия) на муниципальном уровне будут продолжены работы по внедрению СЭД и интеграции с системой МЭДО РС(Я).
