Нижегородская компания «Альянсэнергостройпроект», которая занимается разработкой проектной документации на строительство, реконструкцию, расширение и техническое перевооружение ТЭЦ, ГРЭС, ГЭС, силами собственных IT специалистов настроила и внедрила электронный архив проектной документации «ЭТЛАС».
Актуальность такого внедрения связана с постоянно растущими объемами проектных работ. Новая система, реализованная на базе электронного архива «Этлас», позволяет в рамках единого архива документов создавать различные сектора доступа к документам, как для обычных пользователей, так и для групп пользователей, тем самым полностью решая задачу централизованного хранения данных по всем отделам проектирования.
Основными критериями при выборе системы были: быстрое внедрение системы своими силами, в следствии чего должны присутствовать простые механизмы по настройке системы (редакторы и конструкторы); возможность доступа к архиву с любого устройства (ПК, ноутбук планшет, мобильный телефон) не находящегося в локальной сети из любой точки страны; быстрый поиск, с возможностью его настройки под требования пользователей; формирование произвольной структуры архива; быстрый импорт документов в систему как из сетевого хранилища, так и со сканера; возможность учета места хранения оригиналов проектной документации по каждому объекту; встроенная подсистема учета контрагентов и клиентов (CRM).
Для ее внедрения специалисты «Альянсэнергостройпроект»: проработали и выстроили структуры электронного архива документов; сформировали справочники и правила автоматической нумерации и автоматического именования документов при регистрации; распределили доступ пользователей и групп пользователей к различным секторам архива; завели в систему полную информацию о контрагентах и клиентах; настроили необходимые справочники; с помощью встроенного редактора создали карточки документов для всех имеющихся типов документов; сформировали ряд правил автоматической нумерации, автоматического именования и автоматического размещения регистрируемых в архиве документов; в генераторе отчетов построили ряд статистических отчетов.
В результате внедрения системы проектная компания выстроила полноценный централизованный электронный архив как самих документов (технических регламентирующих, проектных и кадровых), так и их графических копий, с гибкой подсистемой поиска, тем самым значительно упростив свою работу. Также в разы упростилась выдача и контроль возврата оригиналов документов.
