Основным видом деятельности МКУ «УИТС г. Сургут» является выполнение отдельных мероприятий по материально-техническому обеспечению деятельности органов местного самоуправления города Сургута, создание, эксплуатация и развитие информационных систем органов местного самоуправления и муниципальных организаций.

В рамках модернизации работы Управления руководство поставило задачу организации электронного делопроизводства.

Управлением был выдвинут широкий спектр требований к системе электронного документооборота. Система должна была содержать следующий функционал: автоматизацию работы с входящей, исходящей и внутренней документацией; механизмы автоматического структурирования, размещения, именования и нумерации документов; встроенный полноценный электронный архив документов, позволяющий хранить все документы организации в структурированном виде; гибкий и удобный инструмент поиска документов по любым его атрибутам; поддержку дублирования ключевых уведомлений на электронную почту; механизм группового импорта и экспорта документов, а также импорта и экспорта папок документов с сохранением их структуры; работу с шаблонами документов.

Одна из основных задач, которую должна решать внедряемая система — это быстрое создание и настройка ряда бизнес-процессов Управления, таких как: согласование заявок на размещение заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд; согласование договоров; процесс обработки входящей и исходящей документации.

В поисках оптимального решения специалисты МКУ УИТС ознакомились с опытом внедрения систем документооборота на других предприятиях. Среди большого количества разработок в области СЭД система ЭТЛАС, представленная компанией «Этлас-Софт», показала себя как наиболее сбалансированное решение.

В ходе проработки вышеописанных задач специалисты компании «Росинформтехнологии» — партнер компании «Этлас-Софт», совместно со специалистами Управления выполнили полный цикл настройки и внедрения системы, используя весь спектр подсистем, конструкторов и редакторов, которые включены в поставку системы.

В течение трех месяцев была сформирована структура единого электронного хранилища документов, настроены карточки для всех типов документов, добавлены справочники, сформированы группы пользователей и настроены права доступа к сегментам хранилища. Разработаны бизнес-процессы согласования заявок, обработки входящих и исходящих документов, настроены шаблоны часто используемых документов и сформирован ряд отчетов по различным видам деятельности управления.

В результате внедрения СЭД «Этлас» МКУ «УИТС г. Сургут» успешно решила поставленные задачи, а также получила гибкую платформу, на которой в дальнейшем сможет самостоятельно развивать и расширять функциональность системы.