Компания «ГЭНДАЛЬФ» сообщила о внедрении электронного архива документов в ООО «Союзпак».

«Союзпак» — поставщик упаковочной продукции: в его ассортименте больше 350 товаров. Компания работает с 1996 года и является официальным дилером на территории РФ и стран СНГ мирового бренда BestPack. «Союзпак» поставляет клиентам упаковочные и двухсторонние клейкие ленты, защитные пленки и пленки специального назначения — как собственного производства, так и производства лидеров мирового рынка.

Масштабы производства и торговли для бухгалтерии «Союзпак» отражаются в огромном потоке документов. Только в месяц их может быть до 5-6 тысяч. Такое количество на бумажных носителях сложно хранить и контролировать, что прежде сказывалось на подготовке к любым проверкам контролирующих органов. В зависимости от объема нужных документов, специалисты тратили на это от нескольких часов до нескольких дней. Чтобы решить возникшие сложности, главный бухгалтер решила установить программу «Скан-Архив». Это разработка компании «ГЭНДАЛЬФ» для контроля учета и наличия первичной документации на предприятии с помощью единого электронного архива. Такой архив позволяет бухгалтерам в любой момент получать доступ к документам.

Установка и внедрение программы кардинально изменили ситуацию в «Союзпак»: контролировать документооборот стало легче и быстрее почти в 20 раз. Подготовка к проверкам теперь занимает максимум 1,5 часа, и провести ее может любой из бухгалтеров в одиночку, без затрат рабочего времени других сотрудников. Это не только упрощает работу всей бухгалтерии, где работает 23 человека, но и увеличивает производительность труда. Благодаря «Скан-Архиву» бухгалтеры решили проблему ухода от бумажных носителей. Кроме того, вместе со специалистами «ГЭНДАЛЬФ» программу доработали под специфику предприятия — добавили возможности адресного хранения документов и отслеживания долгов по «первичке».

Около 70% текущего документооборота компании уже перевели в «Скан-Архив». Над самим процессом перевода работают 2 человека, но сейчас его планируют ускорить и для этого приобрести лицензию на еще одно рабочее место.

«Я очень люблю программу „Скан-Архив“, потому что она позволяет решать большие задачи по документообороту, которые у нас возникают. Это намного удобнее, чем раньше. Если прежде, когда у меня возникал вопрос по какому-либо документу, мы сначала долго искали нужную папку, а затем еще и сам документ в ней, то теперь получение доступа занимает одну секунду», — рассказала главный бухгалтер ООО «Союзпак» Светлана Филатова.