Пять лет назад, отвечая на вопрос журналиста о наших планах, я сослался на Льюиса Кэролла: «Здесь, знаешь ли, приходится бежать со всех ног, чтобы только остаться на том же месте! Если же хочешь попасть в другое место, тогда нужно бежать, по меньшей мере, вдвое быстрее!».
Сегодня можно с уверенностью сказать, это была одна из самых трудных, но и самых интересных пятилеток в нашей истории! Я выделил бы следующие ключевые направления наших ПО и услуг, которые мы активно развивали последние пять лет.
Создание импортонезависимой версии CompanyMedia
Когда в
Однако в ИТ-мире технологические тренды не длятся вечно — IBM Domino/Notes стала терять свои позиции на рынке. Поэтому в 2013 г. у нас стартовал проект перехода CompanyMedia на Java и компоненты свободно распространяемого программного обеспечения. Не стоит считать, что мы были самыми умными и предвидели развитие ситуации, просто за двадцать лет мы устали от непредсказуемой политики в России мировых вендоров (IBM, Oracle, Microsoft) и решили, что отныне будем зависеть только от себя.
В итоге после двух лет работы, затратив на НИиОКР и производство более 90 человеко-лет, в 2015 г. мы предложили нашим заказчикам полностью импортонезависимую систему электронного документооборота. В своем составе CompanyMedia 5 использует только собственный код и некоторое количество open source-библиотек и фреймворков, не имеющих экспортных ограничений США, с лицензией, разрешающей их использование в коммерческом ПО. Поэтому абсолютно естественным было включение CompanyMedia 5 в Реестр российского ПО. Также компания «ИнтерТраст» вступила в АРПП «Отечественный софт», чтобы вместе с другими разработчиками объединить усилия по продвижению отечественных программных продуктов.
При разработке новой версии своей СЭД мы активно использовали опыт технологических партнеров: Postgres Professional, «Открытая мобильная платформа» (ОС «Аврора»), БАЗАЛЬТ СПО (ALT Linux), «Новые облачные технологии», «КРИПТО-ПРО», НТЦ ИТ РОСА, «Диасофт Платформа», ABBYY, НПО «РусБИТех» («Астралинукс»), Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА», компания «Актив» и др., за что мы им очень благодарны.
Переход на новую технологическую платформу потребовал от нас нарастить компетенции в вопросах сайзинга оборудования, развертывания и поддержки инфраструктуры, миграции данных, мы успешно решили задачи масштабирования и отказоустойчивости, включая катастрофоустойчивость. Наверное, в этих вопросах мы существенно опережаем наших конкурентов.
На сегодняшний день мы имеем несколько лет опыта промышленной эксплуатации высоконагруженных СЭД, построенных на технологиях и компонентах СПО, их использует более 20 предприятий и организаций, и это дает уверенность, что мы справимся с проектом любой сложности и масштаба.
Существовала и еще одна очень серьезная проблема, которую мы должны были решить в процессе перехода с Notes/Domino на Java. Дело в том, что вокруг CompanyMedia с годами образовалась целая экосистема бизнес-приложений, опирающаяся на ее сервисы и службы. Значительная часть этих приложений носит критически важный для бизнеса заказчиков характер, и нужно было обеспечить их воссоздание в новом технологическом окружении. Для этого нам пришлось разработать программную платформу класса ЕСМ, которая представляет собой высокоуровневый фреймворк, получивший название ActiveFrame.
Фреймворк ActiveFrame обеспечивает функции хранения данных, управления и разграничения доступа, сервис поиска (Solr), модуль построения отчетов (JasperReports), workflow-движок (Activity), интегрированную среду разработки (Eclipse). На этом фреймворке можно создавать приложения по управлению контентом в организации на принципах декларативного описания без кодирования, компиляции и повторной сборки проекта. ActiveFrame включен в Реестр российского ПО как самостоятельный продукт.
Трансформация бизнес процессов по работе с документами
Цифровая трансформация сегодня переходит из области абстрактных разговоров в практическую повестку. На этом пути СЭД может оказаться как тормозом, цементирующим бюрократические методы работы, так и полезным инструментом, способствующим цифровизации.
В условиях динамичных изменений законодательства и внутренней нормативной базы, организации сталкиваются с проблемой отслеживания актуальности и поддержки жизненного цикла нормативных документов с учетом всех взаимосвязей. Например, после выхода очередного письма ЦБ, банкам иногда приходится переписывать внутренние регламенты вплоть до должностных инструкций операционистов. Для этого в CompanyMedia есть специальное решение по управлению жизненным циклом нормативных документов (ЖЦНД), развиваемое нами на протяжении последних пяти лет. В настоящее время мы ведем работу по его интеграции с внешними справочными правовыми системами для оперативной актуализации внутренней нормативной базы заказчика при изменениях в правовой сфере.
Критически важным для цифровой трансформации не отдельного предприятия, а экономики в целом является возможность свободного обмена электронными документами между всеми предприятиями и организациями, иначе говоря, межкорпоративный документооборот. В масштабах страны эта задача пока не имеет очевидного решения, но для холдинговых структур Company Media может предложить решение.
Мы и в ранних версиях нашего продукта на базе Lotus Domino/Notes умели, пожалуй, лучше всех в стране строить сложные территориально распределенные, гетерогенные СЭД, объединяющие центральный аппарат, зависимые и дочерние предприятия в единое информационное пространство (например, в проектах ЛУКОЙЛа, Россельхозбанка, Газпромбанка и др.). Теперь этот уникальный опыт перенесен нами и на возможности импортонезависимой версии CompanyMedia. Наша новая подсистема «СМ-Интегратор» позволяет организовать обмен документами, поддерживает множество организационно-штатных структур в одном экземпляре системы, используется в том числе и для решения различных внутренних интеграционных задач взаимодействия CompanyMedia с корпоративным порталом, кадровой системой и любыми другими ИС заказчика.
Скорость изменений решает все
Когда мы спрашиваем заказчиков, когда им нужно внедрить новое решение, самый популярный ответ «вчера». Скорость изменений определяет успех трансформации, а значит ваша информационная система должна обладать способностью реагировать на изменения бизнес-среды максимально быстро.
Поэтому в течение последних пяти лет мы интенсивно развивали палитру инструментов CompanyMedia, предоставляющих широкие возможности кастомизации, оставаясь в рамках типовой версии системы. Среди них можно назвать настраиваемые реквизиты и бизнес-правила для сохранения документов и изменения связей, правила выбора маршрута согласования в зависимости от значения полей документа, автоматическое направление на подпись при определенном ходе согласования, настройка интерфейса для пользователя или для группы, генератор отчетов и многое другое.
Меньше людей — быстрее обработка документов
Речь идет об автоматизации рутинных операций за счет использования средств распознавания реквизитов документов и их автоматической маршрутизации. То есть происходит автоматическая регистрация документов и их классификация, далее создаются проекты резолюций и файл проекта ответного документа, после чего запускается маршрут согласования.
Ценность этого решения в том, что документы быстрее попадают к реальным исполнителям, а не блуждают по канцелярии. Таким образом организации могут избежать роста численности персонала при росте документопотока (что наблюдается сегодня практически у всех) и одновременно ускорить свои бизнес-процессы.
«Зеленая CompanyMedia» — единый сервис сканирования и распознавания для всех документо-ориентированных информационных систем предприятия или организации, который обеспечивает сокращение использования бумажных носителей во внутренних управленческих процессах на 95%.
Доверенная управленческая среда предприятия
Серьезным достижением стало признание (подтверждаемое нормативными документами организаций-пользователей) CompanyMedia доверенной управленческой средой предприятия. Развитие комфортной среды взаимодействия всех участников бизнес-процессов — руководства с сотрудниками, подразделений, сотрудников между собой — обеспечивает повышение вовлеченности людей в деятельность организации. Не менее важным является обмен разнородной информацией и интеграция с разнородными системами (сервис согласования, ЭП, единый сервис интеграции, например «Консультант Плюс» и др.)
Умная CompanyMedia
Применение в разных аспектах текстовой аналитики поднимает СЭД на новый уровень. Теперь система умеет выполнять поиск документов не только по точному совпадению с заданными ключевыми словами, но и по контексту, в том числе используя семантику, проводить проверку на повторное поступление при регистрации входящих документов. При работе с обращениями граждан помогает быстро находить предыдущие или другие обращения на ту же тему, ведет их многоуровневую классификацию в автоматическом режиме. Еще умная СЭД оказывает помощь при подготовке новых нормативных и распорядительных документов путем обнаружения дублей и противоречий.
Цель — повышение продуктивности и эффективности работы менеджеров за счет создания для них специализированного вида рабочего места СompanyМedia.
Проблема продуктивности и эффективности работы менеджеров в СЭД существует давно, мы осознали её лет десять назад, когда проектировали четвертую версию CompanyMedia. В тот момент мы столкнулись с идеологическим, с нашей точки зрения, кризисом, мешающим дальнейшему развитию СЭД.
В самом деле, классические СЭД двадцать лет добросовестно наводили порядок в работе с документами, повышали качество контроля, облегчали поиск информации, ускоряли движение документов. Они решали задачи управления доступом, обеспечения подлинности, маршрутизации документов и контроля исполнения в интересах службы ДОУ и руководства организации. Однако СЭД в классическом своем исполнении мало влияли на повышение конкурентоспособности и эффективности предприятий, они лишь сопровождали основные бизнес-процессы организации и потому приобрели статус систем второго класса. Сама методология и нормативная база, исторически заложенная в СЭД, заставляла управленцев выполнять чуждую им дополнительную работу по документированию, отвлекая их от основной деятельности.
Хотя задачи документирования и сейчас не потеряли своей актуальности, в большинстве организаций СЭД так и остались изолированными и слабо интегрированными с другими информационными системами предприятия. Существовавшие тогда, да и сейчас, правила и процедуры делопроизводства, «канцелярский» интерфейс большинства СЭД вступают в противоречие с привычками пользовательского опыта нового поколения управленцев — «поколения фейсбук».
Логика наших дальнейших рассуждений была следующей: Цель любого предприятия или организации заключается в получении максимальной прибыли и конкурентоспособности (для коммерческих организаций) и эффективности выполнения своих функций (для ФОИВ, РОИВ и муниципальных органов исполнительной власти).
Кто отвечает за достижение этих целей? Все сотрудники, работающие в блоке управления: от технических работников, (т. е. секретарей и делопроизводителей, это
Поняв для себя ключевую целевую аудиторию, мы обратились к классикам управленческой деятельности, в частности к принципам и подходам такого евангелиста управленческой науки, как Питер Друкер, сформулированным им в его работе «Эффективный управляющий».
Впервые на российском рынке СЭД мы хотели создать специализированное рабочее место для сотрудников, работающих в контуре управления, причем с возможностями настройки под разные профили деятельности. При этом в системе нужно было сохранить функционал классического российского делопроизводства, необходимый сотрудникам служб ДОУ, и обеспечить гладкое взаимодействие этих двух категорий пользователей.
Совместно с дизайнерской студией А. Лебедева мы постарались реализовать на практике эти подходы в новом, революционном для своего времени пользовательском интерфейсе, который должен был быть удобным, простым, дружественным и красивым. Он был должен интегрировать в себе и предоставлять пользователю всю необходимую для работы информацию. Мы стремились сделать его интерактивным — меняющимся в зависимости от той задачи, которую в данный момент решает пользователь.
Для нас было важным обеспечить не только персонализацию внешнего вида, но и, что более важно, контента доставляемого на рабочие места для повышения комфорта работы и личной эффективности, дать возможность пользователю самому управлять видами сортировки документов и задач в зависимости от его профиля и личных предпочтений, обеспечить работу в мультиязычной среде и т. п. Логику работы в новом клиенте мы решили выстроить на основе популярной методологии GTD — Getting Things Done. В числе приоритетов также была мобильность, и еще мы хотели внедрить элементы social business, т. е. предоставить пользователю средства для горизонтального взаимодействия, общения с экспертами и т. п.
Обычно СЭД поддерживают две модели управления — директивную, когда всё строится на поручениях руководителя, и процессную, когда последовательность шагов определяется формализованными правилами. В дополнение к этим моделям в CompanyMedia должна была появиться поддержка спонтанных процессов на основе методологии ACM — Adaptive Case Management (адаптивный кейс-менеджмент), как наиболее близкой к реальным сценариям из управленческой практики.
В результате в 2012 г. нашей компанией была выпущена (и очень хорошо воспринята рынком и профессиональным сообществом)
Что получилось
- сработал принцип «персонификации», что позволило в едином дизайне создать функционально ориентированные рабочие места с индивидуально настраиваемым пользовательским интерфейсом;
- точный учет специфики работы сотрудников служб ДОУ дал возможность предоставить им интерфейс, обеспечивающий выполнение основных задач по регистрации, учету и контролю;
- удачным решением стали персональные коллекции документов и «стикеры», как средства повышения комфорта работы и личной эффективности;
- задачный принцип работы подтвердил свою эффективность и из второстепенного сервиса стал основным в работе пользователей;
- методология GTD, основанная на возможностях встроенного в CompanyMedia календаря, оказалась востребованной в повседневной работе управленцев;
- встроенный сервис «Обсуждения» (social bussiness) предоставил возможность выстраивать горизонтальные связи с экспертами, получать документированные ответы на уточняющие вопросы еще до принятия официального решения по полученной задаче;
- подсистема «Кейс-менеджемент», как и задумывалось, успешно воспринята управленцами для быстрого решения бизнес-задач в условиях резкого изменения внешней бизнес-среды.
Продолжая нашу традицию говорить открыто о своих разработках, следует признать, что некоторые вещи не получились:
- не смогли обеспечить необходимую глубину персональных настроек и избавиться от реквизитной метафоры в тех случаях, когда это необходимо управленцу;
- не смогли обеспечить необходимую скорость работы управленца в клиенте из-за его функциональной насыщенности, вызванной необходимостью выполнять требования служб ДОУ;
- функционально насыщенный клиент обусловил необходимость обучения пользователей работе в системе, что напрямую влияет на затраты по подготовке новых пользователей к работе с СЭД в условиях высокой ротации кадров;
- руководителям высшего звена оказалось тяжело работать в новом клиенте, что вынудило нас разработать дополнительный вид рабочего места для этой категории — WebDocs;
- не удалось обеспечить принцип легкой настройки профильных групп пользователей из-за сложности обновления и техподдержки, поэтому на практике чаще всего все пользователи работают с общими настройками;
- не смогли обеспечить кросс-платформенность (в аппаратном смысле) web-клиента, в частности предоставить тач-режим на мобильных платформах.
Трезво взвешивая результаты своей работы и ее оценку нашими заказчиками, мы пришли к неутешительному выводу: необходимо вернуться к первоначально сформулированной задаче — предоставить в CompanyMedia быстрый и удобный для управленцев «сервис документирования», который должен обслуживать их бизнес-процессы, оказывающие прямое влияние на эффективность и конкурентоспособность предприятия. В число основных функциональных блоков этого решения должны войти: работа с задачами и планами, ведение проектов, быстрый и удобный доступ к информации.
В конце 2017 г. мы проанализировали возможные варианты. Их было несколько, начиная с дальнейшего развития существующего web-клиента CompanyMedia в направлении увеличения элементов его настройки и ускорения работы в нем пользователей, разработки «почтового клиента системы» или создания нового кросс-платформенного web-клиента, построенного на задачном принципе работы и метафоре социальных сетей.
Каждый из вариантов реализации имел свои достоинства и недостатки. Мы остановили свой выбор на наиболее сложном в реализации, но, как нам сегодня кажется, наиболее эффективном решении — создании нового кросс-платформенного web-клиента CompanyMedia, ориентированного на потребности управленцев.
Перед запуском проекта мы провели интервью с нашими ключевыми заказчиками и на их основе разработали концепцию нового клиента, в которую заложен новый подход к работе руководителей разного уровня предприятий и организаций при использовании СЭД, обеспечивающий поддержку всего многообразия бизнес-процессов.
В середине 2018 г. совместно с внешней дизайнерской студией были выполнены проработки основных интерфейсов и экранов нового АРМ для всех физических типов рабочих мест (стационарный компьютер, планшет и смартфон) и написаны основные сценарии работы пользователя CompanyMedia в новом универсальном рабочем месте управленца.
В августе текущего года мы завершим работы по тестированию нового универсального рабочего места, получившего имя собственное WebDocs 2.0, и надеемся, что наши сегодняшние и будущие заказчики по достоинству оценят новый дизайн, реализованный на самых современных технологиях с учетом требований импортозамещения. При его разработке мы опирались на операционные системы Аврора (бывший SailFish Mobile RUS), Linux, Android, iOS, Windows, MacOS, браузеры Chrome и другие на ядре Chromium — Яндекс.браузер, Спутник и т. д., MS IE 10, 11, Edge. В качестве базового фреймворка мы использовали Angular.
Ключевыми характеристиками WebDocs 2.0 мы считаем:
- возможность получить online -кросс-платформенное решение, работающее в любом браузере (один код под все ОС), адаптируемое под разные форм-факторы (смартфоны, планшеты, стационарные компьютеры и ноутбуки);
- снижение затрат на поддержку и развитие нового клиента у нас как у вендора и у заказчиков;
- возможность избавить ключевую целевую аудиторию нового клиента — руководителей и управленцев всех уровней от проблем текущего web-клиента (функциональная сложность,и недостаточно высокая скорость работы пользователей в клиенте, обусловленная необходимостью выполнения им правил ДОУ);
- дальнейшее развитие задачного принципа работы, метафор GTD и социальных сетей.
Очень скоро время покажет, насколько мы смогли выявить и отразить в нашем базовом продукте CompanyMedia принципы и подходы, сформулированные Питером Друкером для эффективных управляющих.
Что дальше, что ждет нас через очередные пять лет?
— Взгляни-ка на дорогу! Кого ты там видишь?
— Никого, — сказала Алиса.
— Мне бы такое зрение! — заметил Король с завистью. — Увидеть Никого! Да еще на таком расстоянии! ☺.
ПОДГОТОВЛЕНО ITWEEK EXPERT
