Любой документ проходит в организации сложный путь, конечной точкой которого, как правило, становится архив. Это справедливо как для бумажных, так и для электронных документов. Сегодня в контексте цифровой трансформации вполне разумной представляется идея о цифровизации не только документооборота, но и архивов. О путях реализации данной идеи речь шла на конференции Russian Enterprise Content Summit 2019 (RECS’2019), проведенной в сентябре изданием itWeek.
Каким быть электронному архиву
Как заявил директор по ЕСМ-проектам компании ЛАНИТ Антон Ваганов, одним из наиболее актуальных трендов сегодня является построение в организации единого архива. При этом многие эксперты ратутют за перевод всей системы электронного документооборота на единую платформу, которая позволит снизить эксплуатационные затраты и упростить управление процессами. В каком-то смысле это утопия, поскольку сегодня у специалистов нет общего понимания концепции электронного архива. Классические архивисты видят в нем архив управленческой документации в двух возможных видах: это временное хранение в организации на протяжении заданного срока или долгосрочное (возможно, постоянное) хранение в государственном архиве РФ (или подобных региональных архивах).
«Дело не в том, что айтишники и архивисты по разному подходят к самому понятию архива, — уточнил руководитель проектов компании Транснефть-Технологии Ильдар Хисаметдинов. — Просто айтишники понимают его более широко. То, что для архивистов — архив, для нас — это кладбище документов, то есть последняя стадия их жизненного цикла. Когда мы говорим об электронном документообороте, то имеем в виду управление всем жизненным циклом документов, начиная с их создания. Если документ на протяжении всего своего жизненного цикла должен где-то храниться, а на последнем этапе попасть в архив, то для нас это одна и та же система, используемая на разных этапах по-своему. Сотрудникам архива нужно просто объяснить, что документ в этой системе существовал задолго до того, как он поступил к ним на длительное хранение».
Антон Ваганов напомнил, что, тем не менее, и айтишники, и люди из бизнеса видят в электронном архиве некое специализированное хранилище. Например, решение для полноценного хранения технической документации, которое в классическом архиве реализовать невозможно. Ведь в этом случае нельзя ограничиться только хранением: нужно поддерживать определенные бизнес-процессы, коммуникации с подразделением, которое готовит техническую документацию, поддерживать обмен листами согласования. По своим функциям это гораздо больше, чем архив. Фактически это ECM-система со своим BPM-движком, поддерживающая как движение документов в рабочих процессах, так и их хранение.
«Типовое решение для реализации таких архивов найти очень сложно. На внедрение подобного единого архива можно потратить несколько лет, но если встанет задача его модернизации, скажем, из-за изменений в законодательстве, то вполне вероятно, что необходимых для такой модернизации технологий в созданной системе не будет, — предупреждает Антон Ваганов. — Или же возьмем популярную ECM-систему Documentum, на которой построены решения множества предприятий, в частности, в энергетике. Некоторым из них регулятор сегодня ставит ограничение в отношении использования зарубежного ПО».
В нынешних условиях можно пойти по пути интеграции отдельных решений, реализующих те или иные функции архива. В этом случае заказчик не попадает в зависимость от одного поставщика, которая будет сохраняться на протяжении всего жизненного цикла ECM-системы. В тех проектах, выполненных компанией ЛАНИТ, где была поставлена задача импортозамещения, заказчик требовал, чтобы сменилось только хранилище документов, а приложения-источники документов при этом никоим образом не должны быть затронуты.
В конечном итоге заказчику предстоит решить: единый архив организации — это некая единая платформа, на которой базируются остальные решения, или это комплекс систем, позволяющих делать все необходимое и хранить весь контент. Есть более простой и наименее затратный альтернативный подход: сохранить все что есть на предприятии без изменений, но реализовать над подобными разнородными системами единый корпоративный поиск, позволяющий легко находить нужную информацию в документах, где бы они не находились. Некоторым своим заказчикам ЛАНИТ предлагает и его. «Это, конечно, не архив, но это другой взгляд на потребность в едином архиве, — уточняет Антон Ваганов. — С точки зрения обычных пользователей, важнее всего найти нужную информацию».
«В случае единой системы сотрудникам архивной службы придется иметь дело с несвойственными для архива функциями, — предупреждает Ильдар Хисаметдинов. — Придется строго разделить зоны ответственности. Но в использовании единой системы для архивистов есть и свои плюсы. К примеру, они будут заранее знать, сколько документов к ним придет до конца года. Если меняется законодательство, как это сказывается на архиве: хватит ли места для всех документов, готовит ли их кто-то? Архивист сможет оценивать, достаточно ли ему трудовых ресурсов, мест хранения, транспортных средств и с учетом этого планировать свою работу».
Электронный архив и нормативные требования
По-прежнему актуальны вопросы, связанные с правовой эквивалентностью бумажных и электронных архивов. Как обеспечить юридическую значимость электронных архивов, в том числе содержащих документы с электронной подписью? По мнению Ильдара Хисаметдинова, юридическую значимость на ограниченный отрезок времени обеспечить можно, а на долговременный период — нет. Все упирается в ограничения, которые обусловлены конечным временем жизни электронной подписи, определяющей подлинность документа и его юридическую значимость. Четкого решения данной проблемы пока нет. «Можно периодически переподписывать документы, — рассуждает Ильдар Хисаметдинов. — Кто это должен делать? Уполномоченное лицо. Допустим, это генеральный директор. Он переподписал несколько документов, потом сто, потом десять тысяч. Явно плохое решение. Давайте технологически возложим эту функцию на некую учетную запись. Кто будет за ней стоять — робот, искусственный интеллект? Кто будет нести при этом ответственность? Законодательно данный вопрос не регламентирован».
Стоимость электронных носителей постоянно снижается, архивы растут и возникает соблазн не выводить из архивного хранения какие-то документы, а продлевать сроки. Ильдар Хисаметдинов убежден, что если четко придерживаться принятых регламентов, то такой проблемы нет. Срок истек — документ удаляется, а если это не сделано, то архивная служба должна мотивировать свое решение. Из зала ему возразили, что ситуация не всегда столь проста: в кредитных учреждениях есть срок обязательного хранения некоторых документов, но когда он истекает, нужно проводить экспертизу их ценности и по ее результатам решать, хранить ли дальше или удалять из архива.
Еще один вопрос из зала возник из-за того, что в законе о персональных данных якобы записано, что если хранилище соответствует закону об архивном деле, то можно не применять к нему процедуры, которые обычно применяются к персональным данным (обезличивание и прочие способы их защиты). Но есть ли четкий критерий признания электронного архива соответствующим закону об архивной деятельности? По мнению Ильдара Хисаметдинова, в самом законе подобного критерия нет. С другой стороны, есть четкое определение персональных данных и есть нормативы, регламентирующие, как такие данные должны защищаться. Если в архиве есть подобные данные, они должны быть защищены в любом случае.
Известна услуга внеофисного хранения архивных бумажных документов. Можно ли таким же образом хранить электронные документы во внешних компаниях или даже в облаке? Ильдар Хисаметдинов убежден, что поступать так нельзя ни с бумажными, ни с электронными документами. Во всяком случае, его компания хранит подобные архивы только на собственных площадках. Тем не менее, когда аналогичный вопрос был поставлен перед аудиторией, среди участников нашлось несколько организаций, в которых бумажные архивы хранятся на чужой территории.
«Многие заказчики арендуют ИТ-ресурсы для архивного хранения, — возразил Антон Ваганов. — Здесь никакой проблемы нет. Другой вопрос: готов ли кто-то предоставлять их как сервис архивного хранения. Мы готовы, хотя пока этого не делаем. Есть вопросы относительно экономической целесообразности: получить оттуда документы может быть существенно дороже, чем их там разместить. Заказчики с осторожностью относится к таким схемам, видя в них дополнительные риски».
Архив или база знаний
Одно из неоспоримых преимуществ электронного архива перед бумажным — возможность интеллектуального поиска документов, содержащих плохо структурированные данные. Можно ли с учетом этого обстоятельства превратить электронный архив в своеобразную базу знаний? «В идеале, можно, — рассуждает Ильдар Хисаметдинов. — Потенциально архив — это основа для базы знаний, но создать ее не просто. Если удастся придумать такие механизмы, которые позволят из контента, отчетов, фото- и видео-материалов получать важные для принятия решений знания и вести их учет, это будет здорово. Если бы существовала информация о том, как проходил тот или иной процесс прежде, какие трудности встречались и как они преодолевались в реальных условиях, ее можно было бы поместить в базу знаний, которая помогла бы снять ряд проблем. Сейчас пытаются строить вопрос-ответные системы на базе ИИ, которые позволяют давать ответы на основе того контента, который хранится в архиве. Впрочем, надо отдавать себе отчет в том, что старые документы не всегда являются лучшей базой для ответов на новые вопросы».
По мнению Антона Ваганова, наличие корпоративного поиска в архиве и выполнение архивом роли базы знаний — это разные функции. Поиск можно сделать атрибутивным, гибким, понятным и в какой-то мере он будет похож на базу знаний. Базу знаний нужно вести. Туда нужно выносить некоторые вопросы, которые, скорее всего, в явном виде нигде не описаны. База знаний может помогать найти все документы, связанные с рассматриваемой проблемой, но по своей сути база знаний — это консолидированный опыт всех сотрудников, которые когда-либо решали такую же или похожую проблему. К примеру, база знаний юридического отдела включает наиболее часто встречающиеся вопросы такого рода и варианты ответов на них. База знаний ИТ-департамента содержит список вопросов, наиболее часто возникающих у пользователей информационной системы и предлагает либо стандартные ответы, либо возможные способы решения проблем.
