Расширение, доработка и развитие СЭД силами заказчика

Внедрение решения для управления корпоративным контентом (ECM/СЭД) — это, с точки зрения заказчика, только стартовый этап жизненного цикла системы в организации, после чего у нее начинается «большая жизнь» в виде промышленной эксплуатации, по ходу которой почти всегда требуется доработка и модернизация ПО, связанная с изменением бизнес-процессов, расширением функциональной сферы применения, увеличением числа пользователей и пр. Это важное обстоятельство нужно учитывать изначально, выбирая для себя ECM-решение, при этом компании нужно желательно сразу определиться со своей стратегией поддержки и развития внедренного решения — делать ставку на сотрудничество с внешним исполнителем или ориентироваться в большей мере на собственные силы.

Именно на этом тезисе сделал акцент в своем докладе на конференции Russian Enterprise Content Summit 2019 (RECS’2019) инженер-программист ООО «Хевел» (производитель и интегратор средств солнечной энергетики) Кирилл Хорошилов, пояснив, что ему довелось участвовать в проектах по внедрению и эксплуатации систем управления документам также и в компании «ЭкспоФорум-Интернэшнл» (оператор конгрессно-выставочных мероприятий в Санкт-Петербурге).

«После автоматизации стандартных процессов практически все крупные и средние организации переходят к своим уникальным задачам, при этом зачастую требуемая функциональность выходит за рамки собственно СЭД. Во всех наших проектах последних лет мы исходили из того, что будем сами заниматься доработкой СЭД, для нас возможность ее независимого сопровождения были критически важным условием, в существенной мере определившем наш выбор в пользу системы ТЕЗИС», — пояснил он, представив ключевые характеристики ПО, по которым можно оценить перспективы его развития собственными силами:

  • наличие открытого кода;
  • возможность быстрого и простого обновления ядра системы, а также модификации ее функционала;
  • использование многофункциональной платформы в основе решение;
  • возможности добавления расширений и интеграции со сторонними решениями;
  • стоимость лицензии, модификации и сопровождения.

Компания «Хевел» представляет собой территориально-распределенный холдинг, на всех предприятиях которого используется СЭД ТЕЗИС. Как обычно, ее применение началось с внедрения базового коробочного функционала (организационно-распорядительный документооборот, контроль выполнения заданий руководителей, разнообразная отчетность), но потом пришлось заняться нестандартными задачами, среди которых докладчик выделил кадровые процессы (визуализация графиков отпусков, управление процессами согласования заявок, перенос документов в «1С:ЗУП», уведомления по электронной почте, формирование сопровождающих документов), финансовые процессы (бюджетирование и формирование затратного бюджета) и интеграцию разнородных деловых процессов (автоматическое формирование связанных документов и управление путями их движения). В качестве еще одной собственной доработки он привел «визуализацию как на бумаге»: вывод на экран привычной бумажной формы вместе с полями для заполнения, а при согласовании — только аналог привычной печатной формы.

Интеграция внутреннего и внешнего документооборота

Тема внедрения СЭД в компании «Иль Де Ботэ» (один из крупнейших российских ритейлеров в люксовом сегменте косметики и парфюмерии, принадлежащий французской компании Sephora) возникла в связи с необходимостью решения задач не внутреннего, а внешнего документооборота: в 2016 г. руководство фирмы по инициативе дирекции логистики приняло решение о переходе на электронное взаимодействие с поставщиками (ЮЗЭДО). Как рассказала руководитель отдела по работе с поставщиками дирекции логистики «Иль Де Ботэ» Ольга Осипенко, реализация проекта началась с достижения договоренности с пилотным поставщиком-контрагентом (им стал партнер, на которого приходилось 15-20% поставок). Были изучены предложения от целого ряда ЭДО-провайдеров, в результате выбор был сделан в пользу сервиса «Диадок» компании «СКБ-Контур» как наиболее опытного и крупного провайдера подобных услуг. Однако самым сложным вопросом оказалось определение архитектуры решения в плане взаимодействия внешнего сервиса с учетными системами компании.

Первоначально планировалось, что к ЮЗЭДО будет подключена только ERP-система, обеспечивающая учет товаров (Microsoft Axapta), при этом рассматривались два варианта: непосредственная интеграция и интеграция через дополнительный коннектор, который дополнительно выполнял функцию обработки закрывающих документов. Однако потом было решено, что ЮЗЭДО будет использоваться для взаимодействия с поставщиками не только товаров, но и услуг, что потребовало подключения к ЮЗЭДО и «1С»-решений (они используются для работы с поставщиками услуг). В результате был выбран наиболее универсальный, хотя и не очень простой в реализации, вариант с применением СЭД в качестве промежуточного звена между «Диадоком» и ERP-системами. Далее был проведен тендер по выбору подходящей СЭД с участием целого ряда известных систем, победителем стал коробочный продукт WSS Docs, выполненный на базе Microsoft SharePoint, который был дополнен модулем обработки входящих закрывающих документов и функционалом квалифицированной электронной подписи. В целом реализация всего этого проекта заняла примерно пятнадцать месяцев (от момента инициализации проекта до начала промышленной эксплуатации).

Делясь опытом, Ольга Осипенко сформулировала несколько советов -ритейлерам, только собирающимся внедрять ЮЗЭДО:

  • решить, нужна ли именно СЭД в качестве промежуточного звена между внешним ЭДО-сервисом и внутренними ИС;
  • не затягивать процесс выбора, сразу смотреть стендовую демонстрацию, не привлекать избыточное количество сотрудников к выбору;
  • отразить требования по всем необходимым доработкам в одном общем документе;
  • четко обозначить приоритеты в последовательности реализации проекта (какие процессы автоматизируются в первую очередь);
  • подготовить дополнительное соглашение с контрагентом, заранее обсудив с ним все спорные моменты;
  • однозначно решить процедуры перехода права собственности на получаемые продуктам (по каким именно документам и по каким датам).

Юридически значимый внутренний документооборот

«В последние годы мы почему-то стали употреблять термин ЮЗЭДО только применительно к работе с внешними контрагентами, забыв, что вопросы юридической значимости являются крайне актуальными для внутренних процессов, в частности, при взаимодействии работодателя со своими работниками», — отметил в своем выступлении ИТ-директор российского отделения компании Chiesi Pharmaceuticals Павел Карасев.

Chiesi Pharmaceuticals — международный производитель лекарственных препаратов, его штаб-квартира находится в Италии, а филиалы — в 25 странах мира. В компании работает около 6000 сотрудников, в России почти в 30 городах трудятся 170 человек, причем 116 из них относятся к категории дистанционных сотрудников.

Масштабное внедрение электронного документооборота в «Кьези Россия» началось в 2014 г., в качестве базовой СЭД была выбрана «1С:Документооборот» — в основном потому, что все основные функциональные ИС компании были реализованы на продуктах «1С» («1С:УПП» и «1С:ЗУП»). Последовательность этого многолетнего проекта выглядела так:

  • 2015 — учет входящих/исходящих документов;
  • 2016 — работа с договорами;
  • 2017 — бюджетный модуль, заявки на расходы и платежи, кадровый документооборот;
  • 2018 — использование электронной подписи и авансовые отчеты;
  • 2019 — организация мероприятий.

Особенностью проекта стал одновременный процесс перевода всей разъездной команды «Кьези Россия» на режим дистанционного труда. «Дистанционные сотрудники — это вовсе не те работники, которые трудятся вне офиса, а те, с кем заключены (согласно трудовому законодательству РФ, принятому в 2013-м) трудовые соглашения в электронном виде, — пояснил Павел Карасев. — Это подразумевает, что взаимодействие между работодателем и сотрудником, в том числе оформление командировочных документов, заявлений об отпуске или выделении материальной помощи, ведется в формате ЮЗЭДО, с использованием с обеих сторон электронных подписей».

Докладчик заверил, что техническая часть перевода сотрудников на «дистанционные рельсы» была достаточно простой: нужно было лишь установить ПО «КриптоПро» на их ноутбуки и выдать USB-токены с персональными ЭП. Самая сложная часть проекта — это оформление всех необходимой нормативной документации, консультации с юристами и разъяснительная работа с сотрудниками, на это ушло около полугода. Важным моментом в реализации проекта стал 2016 г., когда было решено заменить ноутбуки на планшеты iPad, что потребовало отказаться от токенов: вместо них стала использоваться система двухфакторной аутентификации (с использованием корпоративной SIM-карты) на базе сертифицированного облачного сервиса все той же «КриптоПро».

«Прошла ли эта система электронного взаимодействия работодателя с сотрудниками проверку судебной практикой?» — прозвучал вопрос из зала. «Да, у нас был судебный случай, который полностью подтвердил юридическую значимость этой схемы. Был направлен запрос в удостоверяющий центр, который подтвердил достоверность всех документов, суд на основе этого ответа принял решение, — ответил Павел Карасев. — Больше попыток оспорить достоверность электронных документов у нас не было».