Цифровизация — это интеграция цифровых технологий в повседневную жизнь путем оцифровки всего, что можно оцифровать, и это одна из наиболее заметных тенденций текущего времени.
Как показывает практика, на пути цифровизации есть как достижения, так и проблемы. Для их обсуждения в начале декабря в Торгово-Промышленной палате прошел Дискуссионный саммит «Стратегия „цифровизации“ архивного дела и эффективный документооборот для участников финансового рынка» (ИНФОАРХИВ—БАНКОВ 2019).
Проблемы долгосрочного хранения
Цифровизация — при всех плюсах по скорости передачи и обработки данных — порождает серию проблем, связанных с необходимостью долгосрочного хранения электронных документов (ЭД). На саммите были высказаны кардинально противоположные точки зрения о концепции долгосрочного хранения.
Одно из высказанных мнений звучало так: «Мне хочется, чтобы мои потомки судили о нашем времени по подлинным электронным документам, а не по переписанным и переформатированным данным, в которые неизвестно кто и когда может внести изменения». В ходе обсуждения вспомнили и про русские летописи, которые регулярно переписывались и каждый переписчик добавлял что-то свое.
Доводы оппонентов основывались на отсутствии практической возможности сохранять ЭД в исходном виде, т. к. хранить такие документы нужно совместно с техническими и программными средствами, предназначенными для их воспроизведения на уровне смыслового понимания. Иначе, как выразился один из участников саммита, «встанет задача чтения текстов, по сложности аналогичная чтению письменности майя». Такой подход выльется в «превращение архивов в склад устаревшей техники», которую будет очень проблемно поддерживать в работоспособном состоянии, а хранение в нерабочем виде смысла не имеет.
Текущая концепция долгосрочного хранения ЭД (реализованная в ряде международных и российских стандартов) строится на регулярной миграции ЭД с устаревших носителей на применяемые в текущей практике и на конвертации файлов из неактуальных форматов в принятые для использования на момент конвертации, но споры продолжаются.
Концепция использования электронной подписи
На саммите были высказаны разные точки зрения по поводу использования ЭП для длительного хранения документов.
Критике подверглась сама формулировка «длительное хранение документов с сохранением юридической значимости», т. к. юридическая значимость документов может не зависеть от собственно документов, а на нее влияет социально-политическая обстановка, изменения в законодательстве и т. д. Например, декреты Советской власти начала прошлого века вполне успешно хранятся в архивах, но давно не имеют юридической значимости.
Даже предназначение ЭП — придание юридической значимости ЭД в процессах длительного хранения — вызвало дискуссию.
Специфика ЭП заключается в том, что она имеет достаточно короткий срок действия, поэтому представляется рациональным ее использование для подтверждения юридической значимости в процессах передачи ЭД, а хранение ЭД должно производится в доверенной среде — это точка зрения одной из сторон дискуссии.
Мнение другой стороны заключается в том, что для долгосрочного хранения нужно применять УКЭП со штампом времени, которая позволяет использовать положение
Некоторые специалисты в области информационной безопасности не признают использование УКЭП со штампом времени, т. к. в действующей версии
Но текущая практика, как подтвердили участники саммита, показывает растущее использование УКЭП со штампом времени, включая государственными организациями.
В проекте изменений в
Доверенная третья сторона — это как раз давно ожидаемые источники эталонного времени, которых сейчас нет. Практика применения штампов времени сталкивается с проблемой, что при их формировании используется внутреннее время сервера удостоверяющего центра, но данная технология всегда вызывала вопросы. Как устанавливается это время? С какой точностью? По какому часовому поясу? Как синхронизируется со временем на серверах организации, которая формирует электронные подписи?
Использование электронной подписи со штампом времени в банках всегда вызывала сложности: возражали службы ИБ, т. к. для формирования штампа времени нужно дать информационной системе «окно наружу», что для многих банковских информационных систем неприемлемо с точки зрения защиты данных.
В таких случаях, по мнению одного из участников дискуссии, документ может быть подписан в банковской информационной системе УКЭП без штампа времени, а штамп добавляется к подписи при передаче документа в хранилище ЭД. Главное, чтобы штамп времени был добавлен до истечения срока действия сертификата основной ЭП.
Новое в законодательстве — «цифровые активы»
Участники саммита обсудили новшество в законодательстве — «цифровые активы», которое появилось в ГК РФ с 1 октября 2019 г. Это обязательственные и другие права, содержание и условия осуществления которых указаны в специальной информационной системе (например, в блокчейне). ГК не приводит примеров таких прав, но они есть в «законе о краудфандинге»
Согласно этому закону, инвестор может приобрести токен, который предоставит ему право требовать:
- передачи какой-либо вещи;
- выполнения работ, оказания услуг;
- размещения ценных бумаг по определенной цене.
Отметим, что «перевести в цифру» можно будет не все права, а только те, которые разрешит закон.
Попадут ли под понятие «цифровые права» биткоины и другие криптовалюты? Пока неясно. Напомним, что ЦБ РФ высказывал мнение, что «частные криптовалюты не могут быть приравнены к фиатным деньгам и не могут быть законным платежным средством. Если будет принято решение запретить криптовалюты в качестве платежного средства на уровне законодательства, считаем целесообразным такую позицию поддержать».
Электронные архивы и персональные данные
Как организовать работу с персональными данными при организации электронных архивов? Обсуждение этого вопроса, заданного практиками, показало, что текущее законодательство однозначного ответа не дает.
Пункт 2 статьи 1 закона о персональных данных гласит: «Действие настоящего Федерального закона не распространяется на отношения, возникающие при: ... 2) организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации».
Подпадают ли электронные архивы под действие закона об архивном деле? Или нужно поставить задачу по-другому: каким требованиям должен отвечать электронный архив, чтобы не подпадать под действие закона об персональных данных? Пока электронные архивы, с точки зрения законодательства, по статусу ничем не отличаются от других информационных систем. А если посмотреть с точки зрения решаемых задач — отличия есть. Например, медицинские данные. С точки зрения закона о персональных данных это сведения, которые требуют обязательного обезличивания. А если это будут архивные данные? Они могут использоваться, например, для анализа распространения генетических заболеваний, и информация в этом случае нужна полная, не обезличенная.
Изменения в трудовом законодательстве
Закон «Об электронных трудовых книжках» был принят Государственной думой в третьем чтении. Он дополняет Трудовой кодекс статьей 661, согласно которой сведения о трудовой деятельности являются основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (включающей сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора), которая представляется работодателями в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации.
В соответствии с законом с 1 января 2021 г.:
- ведение трудовых книжек на бумажном носителе будет осуществляться работодателем только тех работников, которые подадут до конца 2020 г. об этом письменное заявление;
- работникам, не подавшим письменное заявление, трудовые книжки выдаются на руки (работодатель освобождается от ответственности за их хранение) и для них осуществляется ведение сведений трудовой деятельности в электронном виде;
- для лиц, впервые поступающих на работу, осуществляется ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде и трудовая книжка указанным работникам не оформляется.
- В связи с этим законопроектом предусматривается реализация работодателями в течение 2020 г. следующих мероприятий:
- внесение изменений в соглашения и коллективные договоры и (при необходимости) принятие (изменение) локальных нормативных актов;
- обеспечение технической готовности к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР;
- уведомление работников в письменной форме об указанных изменениях трудового законодательства.
Прямо сейчас начать обеспечивать техническую готовность не получится, т. к. пока нет документов, утверждающих форму передачи данных в ПФР и форму выдачи сведений о работе, их должны утвердить после вступления закона в силу.
В законе говорится: «Пенсионный фонд Российской Федерации по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда, утверждает форму представления работодателем сведений о трудовой деятельности в информационную систему.
Федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда, по согласованию с Пенсионным фондом Российской Федерации утверждает форму сведений о трудовой деятельности, предоставляемых работодателем работнику и гражданину из информационной системы, и порядок заполнения формы».
Т. е. организациям нужно следить за выходом нормативных актов ПФР и оперативно перестраивать работу кадровых служб.
Участниками саммита было высказано мнение, что по этим вопросам нужны нормативно-методические документы, уточняющие детали новых процессов работы с трудовыми книжками (как бумажными, так и электронными).
