Сегодня любой бизнес вынужден действовать в жёстких условиях переизбытка доступных заказчику предложений, омниканальности деловых коммуникаций, размывания потребительской лояльности. Чем больше средств компания способна направить на развитие основного направления своей деятельности, тем выше её шансы не просто уцелеть, но и преуспеть в бескомпромиссной конкурентной борьбе. И потому побеждает сегодня тот, кто вовремя и наиболее эффективно способен сократить не профильные расходы, высвобождая финансовые, материальные и человеческие ресурсы для решения первичных бизнес-задач.
Классическая корпоративная структура, к которой десятилетиями в той или иной степени тяготели средние и даже малые предприятия, всеохватна и иерархична. В состав крупной компании должны входить, по всеобщему убеждению, все мыслимые обслуживающие подразделения: от ИТ- и логистической служб до клининга и охраны. Современная же цифровая экономика открывает дорогу совершенно иному типу коммерческих организаций: компактных, узконаправленных, великолепно специализированных для решения своей первичной задачи, а во всём прочем полагающихся на умную автоматизацию, подряд и аутсорсинг.
Офисная печать — одна из наиболее затратных задач, вспомогательных по отношению к основному направлению деятельности практически любой компании, за исключением разве что типографий и рекламных бюро. Неслучайно в последнее время такое развитие получили сервисы управления печатью и документооборотом в целом (MPS/MDS): эффективность и безопасность повседневной офисной работы, которую они обеспечивают, гарантируют стремительную окупаемость инвестиций в их внедрение. Предлагаемое KYOCERA программное обеспечение KYOCERA Net Manager (KNM) относится как раз к таким сервисам: оно призвано расширить функциональные возможности принтеров «из коробки» без дополнительных затрат на развёртывание и обслуживание, одновременно повышая уровень информационной безопасности всей подсистемы офисной печати.
Задачи, которые нельзя не решать
KYOCERA Net Manager представляет собой серверное приложение со встроенной функцией Print&Follow, разработанное для контроля над офисной печатью и сокращения расходов на неё. Внедрение KNM позволяет повысить эффективность регулярно используемых рабочих процессов и дополнить их новой актуальной функциональностью, повысить уровень безопасности документооборота и снизить объём офисных отходов.
С технической точки зрения KNM реализован как своего рода виртуальный принтер, который перехватывает отправляемые на печать задания с любого подключённого к локальной сети компьютера (в том числе мобильного терминала) и перенаправляет их на оптимальное для данной задачи устройство печати в соответствии с заранее определённой политикой. Такое централизованное положение в структуре офисного документооборота позволяет с использованием KNM решать целый ряд важнейших повседневных задач.
- Защита документов. Отправив задание на печать, сотрудник волен получить его на любом свободном принтере или МФУ. Но только после того, как подтвердит свои полномочия, авторизовавшись с помощью смарт-карты, пин-кода или комбинации логина/пароля (в зависимости от того, какими именно средствами аутентификации оснащено то или иное устройство печати). Тем самым полностью перекрывается такой распространённый канал утечек чувствительных данных, как перехват выведенных на печать и просто оставшихся на какое-то время лежать в лотке важных документов. Злоумышленнику ведь достаточно порой просто переснять оставленные без присмотра бумаги на камеру мобильного телефона. И в случае, если это, допустим, подборка предложений для участия в тендере, конкурент данной компании благодаря действиям инсайдера получит возможность выставить заказчику априори более привлекательные условия.
- Контроль над расходами на печать и управление ими. Необходимость авторизоваться перед получением отправленного на печать документа дисциплинирует сотрудников. Те начинают предметно осознавать, что каждая распечатанная страница фиксируется в общей статистике использования устройства печати с привязкой к персональной учётной записи. В результате практически снимается проблема нецелевого использования печатного ресурса в организации, что незамедлительно приводит к снижению расходов на печать. В среднем по рынку сокращение расходов составляет не менее 30%, но в особо запущенных случаях, когда выясняется, что сотрудники годами бесконтрольно «путали свою личную шерсть с государственной», эксплуатируя принтеры и МФУ компании, экономия выходит куда более впечатляющей.
- Персонализация интерфейсов. Встроенные терминалы KNM предлагают простые в использовании функции, доступ к которым допускает настройку в соответствии с потребностями каждого конкретного пользователя. Встроенный в систему конфигуратор предоставляет возможность предварительной настройки персонифицированных сценариев сканирования, копирования, отправки факсов и печати, применяемых одним кликом, что упрощает и ускоряет обработку часто исполняемых сотрудниками по долгу службы задач. Обширные возможности персонификации в отсутствие какого бы то ни было стороннего аппаратно-программного инструментария дополнительно снижают расходы на организацию и эксплуатацию инфраструктуры печати.
- Доступность сервисов. Знакомое даже самому далёкому от ИТ офисному работнику понятие «очередь печати» с внедрением KNM теряет актуальность: отныне каждое МФУ и принтер в локальной сети становятся доступными каждому авторизованному пользователю. К примеру, если сотрудник, подойдя к принтеру за своими отпечатками, обнаружит, что устройство неисправно (нет тонера, застряла бумага и т. п.), то он может просто перейти к другому ближайшему исправному принтеру и распечатать свои задания на нём без повторной отправки, сэкономив тем самым как собственное время, так и средства компании.
- Безопасность данных. Помимо вывода на печать заданий лишь после успешной авторизации KNM обеспечивает шифрование всей информации, которая циркулирует в пределах подсистемы офисной печати. Все отправляемые на печать задания, равно как и копирование, сканирование и отправка факсов, выполняются через посредничество защищённого программного сервера.
- Автоматизация процессов. Безбумажный офис, разговоры о котором идут уже не первый десяток лет, пока всё ещё далёк от практического воплощения. Однако это не значит, будто решительно каждый деловой документ нуждается в печатной копии. Безбумажная функциональность KNM обеспечивает, к примеру, эффективное сканирование на электронную почту, в сетевые папки и даже на облачные платформы по одному нажатию предварительно настроенной интерфейсной кнопки. Автоматизация рутинных процессов позволяет направлять переведённые в цифровой вид документы по заранее указанным маршрутам, без участия человека формируя оперативные и долговременные тематические архивы с возможностью эффективного поиска по метаданным.
- Простота использования. Автоматические уведомления и интуитивно понятные интерфейсы KNM обеспечивают простоту настройки, мониторинга и управления, гарантируя в любой момент времени, что всякий элемент офисного документооборота находится под пристальным контролем. Для каждого сотрудника либо каждого структурного подразделения в отдельности KNM позволяет назначать дифференцированные политики печати: предельно допустимое качество отпечатка, разрешение/запрет цветной печати, лимит на число страниц за определённый срок и т. п.
Всеохватная модульность и возврат инвестиций
В состав KYOCERA Net Manager входят модули управления самой системой отдельными устройствами, находящимися в локальной сети, и всем их парком, сканированием, печатью, а также модули встроенных терминалов и мобильной печати. Каждый из этих модулей состоит из ряда элементов, призванных обеспечить наиболее эффективное исполнение насущных задач документооборота и максимально расширить возможности управления печатью, не требуя от администратора системы каких-то специфических познаний и навыков.
- Модуль управления системой включает журнал изменений настроек системы; модуль обслуживания системы; средство резервного копирования и восстановления; настраиваемые уведомления; синхронизацию с Active Directory;, Web-интерфейс для пользователей и администраторов; средство разграничения прав доступа; модуль учёта печати, копирования и сканирования для пользователей, групп или проектов; средство формирования кредитов, квот и ваучеров на печать; настраиваемые отчёты; планировщик задач; поддержку виртуальной среды и интеграцию с внешними системами через API.
- Модуль управления устройствами представлен средствами автоматического поиска устройств, удалённой установки и настройки, автоматической установки драйверов, мониторинга сетевых устройств, оповещения об ошибках и учёта печати на локальных устройствах.
- Модуль мобильной печати обеспечивает собственно печать с мобильных устройств, предлагает удобные приложения для Android и iOS, предусматривает печать через e-mail, администрирование персональной очереди печати и авторизацию по QR-коду.
- Модуль управления печатью — это средства безопасной печати; роуминга заданий и делегированной печати; управление правилами, правами, квотами и политиками печати; прямая печать; спулинг клиента; отказоустойчивая печать; сжатие заданий, модификация, анализ и предварительный просмотр заданий; тандемная печать (балансировка нагрузки на принтеры); настройка рабочих процессов и сценариев обработки заданий; Smart Job Manager (клиент-утилита для управления заданиями); автоматическое добавление водяных знаков; теневое сохранение заданий печати, а также копирование и сканирование в закрытый архив (уникальная функция KYOCERA).
- Модуль управления сканированием обеспечивает поддержку персональных профилей и форм сканирования, сканирование в предварительно указанную папку и на e-mail, а также в облачные сервисы и Sharepoint, сканирование с распознаванием текста, защищённое сканирование.
- Модуль встроенных терминалов, совместимый с широким спектром карт, включает интегрированные терминалы Pro и Lite(!), персонализацию интерфейса пользователя, кастомизацию и брендирование.
- Модуль управления парком оборудования, соответствующий нормам GDPR, поддерживает настройку уведомлений и оповещений по устройствам, удалённое управление, управление сервисным обслуживанием и оповещениями, автоматическую регистрацию устройств, биллинг-контроль, управление расходными материалами.
KYOCERA Net Manager — безусловно выгодное приобретение для руководителей предприятий. Формируемая в ходе его работы детальная персонализированная отчётность помогает точнее принимать обоснованные решения о приобретении дополнительного оборудования, ускоряет возврат инвестиций и в целом снижает расходы. Предотвращение несанкционированного использования конфиденциальных данных исключает дорого обходящиеся материальные и репутационные потери, а повышение эффективности и удовлетворённости персонала способствует росту производительности труда. Наконец, экономия времени сотрудников и средств на расходные материалы снижает потребление энергии и бумаги, уменьшает объёмы офисных отходов и в целом благотворно сказывается на состоянии окружающей среды.
Разумеется, непосредственную пользу от внедрения KNM ощущают на себе сотрудники предприятий. Унификация средств управления и гибкость глубоко персонализируемых настроек упрощают документооборот и практически исключают ошибки. Доступность печати документов на любом принтере или МФУ с ПК, планшета или смартфона в сочетании с быстрым целевым сканированием гарантируют свободу передвижения по офису и вне его не в ущерб рабочим обязанностям. А если с устройством что-то пошло не так, система заблаговременно позаботится о том, чтобы сбой в работе одного аппарата не отразился на производственных процессах предприятия в целом.
Наконец, но далеко не в последнюю очередь, от перехода на KNM выигрывают сотрудники ИТ-департаментов. Простота развёртывания и администрирования системы означает сокращение временных затрат и рост качества обслуживания. Оптимизация инфраструктуры печати повышает доступность услуг документооборота при меньшем числе печатающих устройств в офисе. За счёт усиленного персонализированного контроля за заданиями снижаются операционные расходы, что позволяет ИТ-департаменту отчитываться о реальной экономии средств.
Более того, с использованием KNM ИТ-департамент может даже начать приносить предприятию прямую прибыль за счет предоставления тем, кто прежде частенько «путал свою шерсть с государственной», возможности личной печати за плату или в рамках корпоративного пакета льгот для сотрудников. И всё это с минимальными трудозатратами на освоение интуитивно понятного, хорошо продуманного интерфейса. Да ещё и с почти автоматической установкой системы прямо «из коробки», сразу после развёртывания новейшего оборудования печати KYOCERA.
СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ KYOCERA
