Платформа RICOH Smart Integration является частью экосистемы масштабируемых интеллектуальных решений для современного бизнеса — RICOH Always Current Technology. Эта система предлагает предприятиям любого масштаба программные решения, способные актуализироваться автоматически, и аппаратные устройства, готовые к лёгкой адаптации под переменчивые потребности бизнеса. Отныне заказчикам, в том числе из сегмента СМБ, доступна автоматизация процессов документооборота без необходимости приобретать по отдельности дорогостоящее программное обеспечение, серверы для развёртывания и услуги высококвалифицированных специалистов для сопровождения.

Облака как данность

Облачные технологии год от года находят всё более широкое применение в бизнесе, причём реальные темпы их адаптации в компаниях разных масштабов неуклонно превосходят самые смелые прогнозы. Так, если аналитики из Forrester в 2014 г. предсказывали, что в 2020-м глобальный рынок публичных облачных услуг выйдет на уровень 191 млрд. долл., то в 2016-м они увеличили свой прогноз до 236, а в конце 2019-го — уже до 299 млрд. долл. Исследование North Bridge свидетельствует, что 90% организаций сегодня так или иначе полагаются на облачные технологии.

В облаках к настоящему времени витает— в самом нелегкомысленном смысле этого слова — не один только бизнес. По данным IDC, около 95% наёмных работников для исполнения своих обязанностей применяют как минимум одно персональное мобильное устройство. Главное преимущество таких устройств, смартфонов либо планшетов, перед привычными рабочими ПК — высочайшая мобильность в сочетании с чрезвычайной простотой развёртывания и использования облачных сервисов посредством приложений. По статистике, которую приводит McAfee, типичный «белый воротничок» на своём рабочем месте сегодня обращается в среднем к 36 облачным сервисам, и это явно не предел.

Гибкость и мобильность рабочих процессов становятся приоритетом даже для тех компаний, которые не готовы пока переводить сотрудников полностью на дистанционную занятость и заключать контракты с фрилансерами вместо найма регулярного персонала. В этих условиях документооборот, как бумажный, так и электронный, остаётся ключевым средством организации бизнес-процессов. Отвечать самым современным требованиям ему позволяет RICOH Smart Integration (RSI) — интеллектуальная облачная платформа для управления информационными потоками, доступная даже предприятиям среднего и малого бизнеса.

В поисках потерянного времени

Важнейший из невосполнимых бизнес-ресурсов — время. Именно поэтому эффективная система документооборота должна обеспечивать всех сотрудников, даже самых несведущих в премудростях высоких технологий, средствами автоматизации и непрерывной доступности. Классические MDS представляют собой чисто программные решения, которые от ИТ-отделов требуют немалых усилий по их развёртыванию и поддержке, а от офисного персонала — по освоению и интеграции в повседневный рабочий обиход.

Подход Ricoh отличается своей простотой и универсальностью: облачная платформа RSI превращает многофункциональное печатающее устройство в аппаратно-программный центр управления документооборотом. Тем самым достигается как полнота функциональных возможностей офисного документооборота, так и доступность входящих в состав этого решения сервисов. Причём, что крайне важно именно для СМБ, — без привлечения внешних ИТ-специалистов. Печатающее оборудование, мобильные терминалы и облачные приложения интегрируются посредством RSI воедино и тем самым предоставляют пользователям возможность организовывать работу с определёнными типами документов по индивидуальным сценариям.

RICOH Smart Integration обеспечивает:

  • совместимость с такими широко используемыми сервисами, как Office 365, Dropbox, Google Drive, SharePoint и RICOH Content Manager, что позволяет управлять печатью документов с сервера компании или из облачных хранилищ дистанционно и безопасно посредством мобильного терминала;
  • оцифровку бумажных носителей с применением OCR (Optical Character Recognition) с последующей пересылкой полученных редактируемых файлов на сервер компании либо в облачные хранилища, а также напрямую в электронную почту;
  • присвоение файлам и папкам с отсканированными документами корректных имён, а при передаче информации в библиотеку SharePoint Online ещё и автоматическое заполнение полей метаданных без необходимости привлечения специалиста;
  • автоматизированную маршрутизацию с классификацией файлов по формату и поддержкой QR-кодов, что позволяет системе распределять оцифрованные документы автоматически по требуемым папкам.

Поскольку облачная платформа RSI развёрнута и исполняется непосредственно на МФУ, при её эксплуатации не требуется ни выделенный аппаратный сервер, ни технический специалист поддержки на месте. Модульный характер платформы, широкие возможности настройки и модель предоставления необходимых заказчику услуг по подписке выгодно сочетаются с оперативностью доступа системы к самым последним обновлениям, что обеспечивает должный уровень информационной безопасности в отсутствие чрезмерных затрат.

Легче лёгкого

Развивая тему сбережения рабочего времени, невозможно оставить в стороне вопросы автоматизации и всемерного упрощения мелких рутинных процедур, от выравнивания на предметном стекле сканера намеченных к оцифровке бумаг до переноса согласованного внутреннего документа на фирменный бланк компании перед отправкой внешнему контрагенту. Каждая из этих задач может показаться пустячной, но часто исполнять их приходится десятками, если не сотнями, на протяжении рабочего дня. Расходование времени на подобные цели в современном ритме бизнеса недопустимо — и потому Ricoh снабжает свои МФУ пакетом приложений EZ Pack для автоматизации офисной рутины.

Рис. 1. Панель управления МФУ Ricoh с настраиваемой подборкой приложений

Пакет EZ Pack включает:

  • EZ Маркер — удобное средство для скрытия конфиденциальных данных на документах перед выводом их на печать: достаточно открыть файл в режиме предварительного просмотра прямо на панели управления МФУ, которая представляет собой цветной сенсорный экран высокого разрешения с диагональю 10.1, и прикосновениями пальцев закрыть не предназначенные для случайных глаз слова и строки чёрными прямоугольниками;
  • EZ СканМастер — обеспечивает возможность сканировать несколько малоформатных документов разом, оцифровывая каждый по отдельности с выравниванием, автоматически формируя название с календарной датой и перемещая в заранее указанную папку;
  • EZ КопиМастер — приложение для управления потоковым сканированием, позволяющее оцифровывать несколько документов одновременно, разбивать документы на отдельные цифровые копии и затем последовательно печатать их на разных листах бумаги;
  • EZ ЛогоМастер — позволяет добавлять логотип или иное изображение с возможностью масштабирования на документы, предназначенные для копирования.

Рис. 2. Нет ничего проще, чем скрыть конфиденциальные данные на выводимом на печать документе с использованием EZ Маркера

Рис. 3. Приложение EZ СканМастер само позаботится о малоформатных документах

Рис. 4. EZ КопиМастер позволяет выводить на печать отсканированные разом документы по отдельности, каждый со своими параметрами печати

Рис. 5. При использовании приложения EZ ЛогоМастер значительно проще наносить на распечатываемые документы логотипы, штампы и иные изображения

Безусловное достоинство EZ Pack — готовность входящих в него приложений к работе сразу на МФУ: без компьютера, без дополнительного ПО и без необходимости в каких-то специальных навыках у производящего соответствующие операции сотрудника.

Обучение на перспективу

Цифровизацию документооборота, превращение офиса из «обычного» в «умный» даже руководители предприятий нередко воспринимаюткак задачу корпоративного уровня, посильную лишь по-настоящему крупной компании. На деле же весь смысл цифровой трансформации — в том, чтобы упростить, автоматизировать и ускорить любые производственные процессы вне зависимости от их сложности и масштабов. Предложенная Ricoh облачная платформа RSI подтверждает этот тезис, делая интеллектуальные решения в области документооборота доступными для малого и среднего бизнеса, причём без дополнительных затрат на аппаратное обеспечение и обслуживание (доступ к платформе предоставляет само же МФУ), но с максимальным контролем расходования средств за счёт удобной модели подписки.

В пользу необходимости внедрения умных облачных технологий на предприятиях любого масштаба говорит широчайшее распространение смартфонов и соответствующих экосистем приложений. Чем чаще и активнее офисные работники взаимодействуют с интеллектуальными сервисами в быту, тем менее привлекательными представляются им устаревшие средства и модели документооборота на рабочих местах. В отсутствие же сильной, уверенной мотивации сотрудников успех современного бизнеса — особенно некрупного, у которого каждый работник на счету, — попросту невозможен.

Чтобы преодолеть иррациональное предубеждение по отношению к умным облачным технологиям, в равной мере свойственное и руководителям СМБ-предприятий, и их сотрудникам, компания Ricoh недавно запустила в России образовательный проект «Умная печать в действии». В рамках этого проекта на примере реальной компании разбираются как основные проблемы, возникающие у сотрудников офиса в ходе налаживания эффективного документооборота, так и способы их решения. Практические советы по оптимизации и автоматизации рутинных задач публикуются по мере развития проекта в онлайн-дневнике «умного офиса» (http://imricoh.ru/).

Для обучения Руководства СМБ-компаний и рядовых сотрудников на сайте проекта регулярно появляются экспертные материалы, в которых вопросы повышения эффективности документооборота рассматриваются со всех сторон — с точки зрения владельца бизнеса, наёмного персонала, финансового отдела. Желающие могут получить и персональные рекомендации по организации интеллектуальных офисных процессов. Для тестирования будут доступны облачные платформы Ricoh Smart Integration и FlexRelease CX, а также пакет ПО EZ Pack. Продолжительность проекта — три месяца начиная с 6 февраля 2020 г.

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ RICOH