Электронный документооборот (ЭДО), помогающий при ведении бизнеса обмениваться информацией безопасно в режиме онлайн, используют в своей деятельности только 30 % российских предприятий. Причем чем меньше размер бизнеса, тем реже компания взаимодействует со своими контрагентами в цифровом формате. Такие данные приводят эксперты «Контура», разработчика ПО для электронного документооборота, и «Газпромбанк Автолизинга», финансирующего приобретение транспорта для бизнеса.

Компании, отчисляющие единый налог на вмененный доход (ЕНВД), и индивидуальные предприниматели (микро- и малый бизнес) к ЭДО прибегают реже остальных — лишь в 5 % случаев. Малый и средний бизнес на упрощенной системе налогообложения (УСН) цифровизирует передачу данных чаще — примерно в 12 % случаев. В числе лидеров цифровизации компании, работающие на основной системе налогообложения (ОСНО): примерно половина из их числа активно использует системы ЭДО, а около 70 % имеют абонентские ящики у какого-либо оператора.

Вместе с тем при вынужденной самоизоляции многим организациям пришлось активно перестраивать бизнес-процессы: переводить офлайн-магазины в онлайн-формат, отправлять товары с курьерами, организовывать сотрудникам домашние офисы. Электронный документооборот в этих условиях — еще одна возможность приспособить бизнес к новым реалиям.

Об этом свидетельствуют данные «Контура», чьи клиенты за первый квартал 2020 года передали через систему юридически значимых электронных документов Диадок на 30 % больше данных, чем за аналогичный период прошлого года. А сервис документооборота между торговыми сетями и поставщиками «Контур.EDI» стали использовать на 27 % чаще.

В условиях удаленной работы ЭДО поможет легко заменить традиционный бумажный документооборот, потому что для работы с ним нужны только интернет и квалифицированная электронная подпись (КЭП). Он дешевле и быстрее бумажного, а в сложных экономических условиях это особенно важно. Если отправка пакета документов стандартной почтой обходится в 50–60 рублей, то через систему электронной передачи данных — в 5–7 раз дешевле. Ждать несколько дней, пока контрагент, возможно, получит бумаги, не нужно — отправка и гарантированное получение занимают несколько секунд.

С электронными документами легко начать работать в онлайн-сервисе, для этого не нужно скачивать и устанавливать программу на компьютер. Такой способ подходит компаниям с небольшим объемом документооборота, которые могут заметить немедленный эффект от цифровизации в виде экономии на бумаге и отправке документов. Крупные предприятия заинтересованы в автоматизации документооборота, для них решающими аргументами в пользу ЭДО становятся ускорение обработки больших объемов документов, сокращение трудозатрат на всех этапах работы с документами и снижение налоговых рисков.

«Объем передачи электронных документов увеличивается каждый год, и число организаций, применяющих ЭДО, продолжает расти, — отметил Илья Бублик, руководитель направления ЭДО в „Контуре“. — Дальнейшее проникновение сервисов — вопрос времени, ведь большинство компаний внедряют ЭДО последовательно: клиентов и поставщиков переводят на новый формат обмена документами в несколько этапов. При этом запуск электронного документооборота зачастую является одной из составных частей общего проекта цифровизации на предприятии. А изменение бизнес-процессов всегда требует времени и финансовых затрат».

«Ведение бизнеса в условиях самоизоляции сделало очевидным дальнейший уход в дистанционные методы обслуживания клиентов. Мы со своей стороны к такому развитию событий были готовы, полностью отладив онлайн-лизинг как способ заключать договоры через личный кабинет клиента. Однако степень проникновения электронного документооборота в сегменте МСБ для масштабирования онлайн-операций, как показывает наша статистика, пока находится на низком уровне. Это сильно сдерживает развитие онлайн-лизинга — единственно возможного в условиях изоляции», — отметил Максим Агаджанов, генеральный директор группы компаний «Газпромбанк Лизинг».