О заказчике
TAB Bank — первый иностранный заказчик СЭД ТЕЗИС. Он создан в 1998 году и является частью группы FJ Management, которой принадлежит каждая третья АЗС в США. Сегодня банк оказывает услуги по всей территории страны онлайн, без отделений для приема клиентов. По данным на 2020 год, TAB Bank входит в список крупнейших банков США, составленный Федеральным резервом. В своем развитии он делает упор на гибкость, безопасность и технологичность.
Ситуация
До автоматизации документооборота руководство TAB Bank активно развивало другие информационные системы. В качестве инструмента для ускорения разработки была выбрана платформа CUBA, продукт компании «Хоулмонт». Сперва развитием информационных систем занимались ИТ-специалисты банка. Однако вскоре они обратились в «Хоулмонт» для разработки отдельных функций на заказ. Когда в 2016 году появилась необходимость автоматизировать документооборот, было решено использовать готовую систему на CUBA — СЭД ТЕЗИС. Она стала оптимальным вариантом по следующим критериям: легкий и удобный интерфейс, популярный язык программирования, простота доработок.
До перехода на СЭД ТЕЗИС в TAB Bank использовались различные информационные системы. Руководство банка понимало, что централизованное решение облегчит управление бизнес-процессами. Кроме того, планировалось автоматизировать ряд задач, которые все еще выполнялись вручную.
Решение
Глобальной целью внедрения СЭД было сокращение расходов банка. Поэтому необходимость добавления той или иной функциональности и приоритет той или иной задачи оценивались с позиции экономической эффективности. То есть ожидаемая экономия должна была превышать затраты на разработку и внедрение.
В итоге в ТЕЗИС переведены как процессы, которые непосредственно относятся к оказанию банковских услуг клиентам, так и сопутствующая деятельность. СЭД также интегрирована с другими решениями, к примеру, подсистемой скоринга. Далее — подробнее об особенностях проекта.
Автоматизация процессов, связанных с оказанием банковских услуг
Использование СЭД ТЕЗИС в корне изменило работу отдела, который занимается сопровождением выдачи кредитов на приобретение транспортной техники. У его сотрудников появилась возможность отслеживать движение каждой заявки на кредит. Также автоматизирована рассылка запросов и уведомлений заемщику и Департаменту транспортных средств США.
«СЭД ТЕЗИС — превосходное решение для нашей команды. Оно экономит примерно 12 часов в неделю, поэтому теперь мы укладываемся в сроки с минимумом стресса. Кроме того, система очень простая в использовании», — рассказывает глава отдела Эшли Делла Лючия.
В ТЕЗИС также регистрируются заявки клиентов на рефинансирование кредита. По каждому займу можно легко просмотреть историю изменения условий. Поскольку весной 2020 года многие отрасли пострадали из-за коронавируса COVID-19, в систему была оперативно добавлена возможность указать, если рефинансирование требуется в связи с пандемией.
Кроме того, в ТЕЗИС реализована возможность отслеживать процессы конфискации имущества заемщиков, которые не выполняли платежи по кредитам.
«СЭД ТЕЗИС позволяет видеть каждое действие и значительно экономит время. Но самое главное достижение — нам удалось сократить число ситуаций, где могла возникнуть ошибка из-за человеческого фактора», — говорит менеджер по сопровождению клиентов TAB Bank Анжела Хантер.
ТЕЗИС также автоматизировала процесс перевода средств между банками. Данные о платежах вносят в СЭД, и она автоматически направляет их в Fedwire, электронную систему межбанковских транзакций.
Внутренние процессы
В СЭД ТЕЗИС настроены процессы согласования различных изменений, например, касающихся политик TAB Bank. Автоматизирована организация заседаний комитетов банка. Реализована возможность формировать отчеты по различным аспектам работы. Также в системе инициируется процесс проверки рисков при заключении крупной сделки или других событиях. В этом случае в ТЕЗИС создается кейс с описанием вводных данных и ожидаемого результата. Кейс направляется менеджерам по качеству и рискам, которые проводят проверку.
Миграция данных по кредитным досье
В СЭД ТЕЗИС перенесены данные по кредитным досье из системы nCino, где они хранились ранее. При миграции они были приведены в соответствие с требованиями Федеральной корпорации по страхованию вкладов. Особенность задачи состояла в том, что в nCino к кредитным досье прилагались сканы водительских удостоверений клиентов, которые было не нужно переносить. При этом в разных штатах водительские удостоверения выглядят по-разному. Команда СЭД реализовала механизм, который определял, содержит ли вложение скан водительского удостоверения и нужно ли его переносить.
HR-процессы
В системе электронного документооборота были автоматизированы кадровые процессы, например, согласование заявок менеджеров на изменение зарплат сотрудников.
Процесс разработки
Одна из особенностей проекта — работа по методологии Agile. При ее выборе для старта достаточно общего представления о функциональности системы. Весь процесс делится на этапы. Реализованную в ходе каждого из них функциональность можно сразу же начать использовать, не дожидаясь завершения всего проекта. При необходимости возможно изменение приоритетов. Команда разработки каждый день получает обратную связь от заказчика. Нам удалось успешно подстроиться к особенностям работы с компанией из США — это и разница часовых поясов, и коммуникация на английском языке, и многое другое. Служба безопасности TAB Bank проверяет на уязвимости код всех модификаций перед обновлением основной системы. Для каждого коммита готовится отчет по ошибкам, которые могут возникнуть при развертывании.
Результат
Внедрение системы позволило повысить продуктивность работы и сократить количество ошибок из-за человеческого фактора, которые раньше возникали в периоды большой загрузки. С появлением централизованного решения TAB Bank также отказался от ряда дорогостоящих информационных систем. В результате внедрение СЭД ТЕЗИС многократно окупилось.
Развитие системы в TAB Bank продолжается. В планах, в частности, автоматическое распределение скан-образов по документам клиентов банка при помощи искусственного интеллекта, работа с юридическими документами, расширение функциональности, связанной с HR-направлением.
Успешное внедрение в TAB Bank показывает, что СЭД ТЕЗИС способна конкурировать с мощными брендами, представленными на мировом рынке ECM-систем.
ПОДГОТОВЛЕНО ITWEEK EXPERT
