ЮЗЭДО (юридически значимый электронный документооборот) — именно под таким термином в России почему-то закрепилось обозначение внешнего делового документационного взаимодействия, контролируемого Федеральной налоговой службой (хотя такой термин подходит для практически любого вида документооборота, как внешнего, так и внутреннего). ЮЗЭДО от ФНС появился еще в начале нынешнего века в виде создания системы сдачи разнообразной налоговой отчетности юридическими лица через специальных уполномоченных операторов. А спустя примерно десять лет стартовало новое направление — обмен электронными финансово-деловыми документами между различными организациями (после принятия в 2012 г. закона о легализации электронных счетов-фактур), выполняемый также под контролем ФНС через еще одну созданную сеть ЭДО-операторов.
Вообще говоря, вопросы сдачи налоговой отчетности всегда относились к тематике учетных задач (ERP), а вот обмен финансово-деловыми документами оказался на стыке ERP и СЭД/ECM и потребовал создания специальных клиентских приложений, которые все же больше интеграционно были привязаны к СЭД. Таким образом, в общей проблематике СЭД/ECM еще несколько лет назад сформировалось еще один класс задач (ЭДО), который в свою очередь оказывал заметное позитивное влияние на развитие всей проблематики ECM в России в целом (в том числе в плане создания дополнительных стимулов к переходу от бумажных документов к электронным). Отметим также, что если направление электронной сдачи налоговой и другой государственной отчетности никаких сколь-нибудь заметных организационно-технических трудностей не встречало на своем пути, то электронное взаимодействие участников рынка между собой все эти годы развивалось с заметными усилиями по преодолению разного рода проблем, которые во многом не решены и до сих пор. Так или иначе, но вопросы ЭДО стали полноправной темой разного рода СЭД-мероприятий, в том числе и многолетней серии Russian Enterprise Content Managment (RECS).
Как сообщил в своем выступлении на очередной сентябрьской конференции RECS’2020 заместитель начальника Управления электронного документооборота ФНС России Илья Присяжнюк, общие масштабы обмена документами измеряются примерно 15 млрд. документов год (200 млн. договоров, 4,5 млрд. счетов-фактур, 5 млрд. первичных учетных документов, 1,8 млрд. транспортных накладных), этим заняты около 3 млн. человек по всей страны, а общие затраты на обработку и печать документов, на их почтовое отправление и хранение составляют 3,4 трлн. руб., или 3% ВВП страны. И хотя доля электронных документов вроде бы быстро растет (например, количество счетов-фактур с 2011 по 2020 гг. увеличивалось ежегодно в среднем на 9%), но абсолютные показатели еще далеки от желаемых и уже давно видны серьезные препятствия на пути перехода на «электронные рельсы». Это, в частности, хорошо видно на примере роуминга ЭДО: сегодня доля документов, направляемых между контрагентами, подключенными к разным операторам, составляет лишь 2%.
«Мы в ФНС поначалу считали, что нашей главное задачей является дать старт процессу перевода внешнего делового документооборота в электронный вид, создав некоторый необходимый минимум нормативно-правовой базы, а дальше рынок сам будет преодолевать возникающие текущие трудности в режиме саморегулирования, — сказал представитель ФНС. — Но опыт показал, что проблемы оказались слишком сложные для самих участников рынка, и требуется постоянная работа регулятора по совершенствованию и развитию механизмов ЭДО». Для решения этих задач ФНС выработала комплексный подход к развитию ЭДО, выделив в процессе документального взаимодействия контрагентов несколько последовательных шагов: структурирование информации, подтверждение ее подлинности (создание собственно документа), передача документа, а также его последующее хранение и использование.
Проблемы сегодня возникают уже на этапе структурирования информации: форматы для многих видов документов или отсутствуют, или не утверждены и потому не обязательны к применению. При этом наблюдается дублирование форматов, в том числе из-за различных ведомственных подходов к их разработке и поддержке. Для преодоления этих трудностей ФНС планирует провести ревизию существующих форматов, утвердить уже имеющиеся наиболее востребованные форматы (УКД, УПД, договор, счет), внедрить Единые требования к порядку разработки, описания, утверждения и публикации форматов, предполагающие возможность гибкого применения в форматах документов отдельных типовых данных и блоков информации (метаданных), а также создать единую платформу для работы с различными форматами документов.
Тема подтверждения подлинности почти целиком связана с использованием электронной подписи, и тут докладчик выделили такие аспекты: сложность средств криптографии (большая стоимость, существенные трудозатраты по их применению, трудности их использования в мобильных приложениях), практическое применение электронной доверенности, а также отсутствие взаимного признания иностранных подписей (это сегодня особенно актуально, поскольку нужно расширять электронное межгосударственное деловое взаимодействие). Здесь намечается создание платформы обеспечения процессов, сопровождающих применение технологии электронной подписи, в том числе с функционалом оформления и проверки доверенностей и документов, проведения дистанционной идентификации. Планируется также реализация облачных и мобильных решений в области ЭП, возможность использования механизма «доверенной третьей стороны». Кроме того будут сделаны дополнения в
Что касается обмена электронными документами, то здесь Илья Присяжнюк выделил вопросы повышения ответственности операторов ЭДО, передачи первичных данных в органы государственной власти, разрозненности технологий, а также роуминга при взаимодействии разных операторов. В этом направлении предполагается дальнейшее нормативное регулирование рынка услуг операторов ЭДО, для чего в частности потребуется наделение ФНС полномочиями регулятора ЭДО, утверждение Единого порядка обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами, введение обязательного межоператорского обмена и поэтапное внедрение обязательности электронного документооборота в отношении отдельных документов.
В реализации этапов хранения и использования документов трудности связаны с отсутствием полного набора правил выполнения различных операций, в том числе по проверке электронной подписи архивных документов, однозначной визуализации содержимого документов, а также с наличием огромных унаследованных и текущих бумажных архивов. Соответственно, сегодня в первую очередь необходимо разработать и утвердить правила хранения электронных документов, разработать типовые сценарии создания электронного дубликата документа и конвертации электронного документа, формирование требований к организациям, осуществляющим хранение, конвертацию и создание дубликатов электронных документов, а также реализация программного сервиса визуализации электронных документов.
Все эти планы ФНС по развитию ЭДО уже имеют свою дорожную карту, с выделением в ней нескольких этапов:
- нормативный (4Q2021): разработка ПНА с правилами оборота, хранения и подписания документов;
- инфраструктурный (2Q2022): развитие сети операторов ЭДО, создание альбома форматов, реализация механизма облачной электронной подписи;
- первичное внедрение модели B2B (3Q2022): стимулирование передачи счетов-фактур в электронной форме;
- полное внедрение B2B (4Q2023): обеспечение возможности передачи всех документов в электронной форме;
- международный обмен (3Q2024): обмен электронными документами между бизнесами разных стран.
В заключении представитель ФНС подчеркнул, что всю эту работы налоговое ведомство намерено вести в плотном сотрудничестве с представителями бизнеса — как с компаниями-заказчиками, так и с сообществом операторов ЭДО.
