Системы планирования ресурсов предприятия (ERP) — это большие и сложные ИТ-системы, разработанные для поддержки и помощи в управлении практически каждой функциональной областью компании и зачастую объединяющие внутренние процессы организации с бизнес-планированием и взаимодействием с контрагентами. Большинство ERP-платформ воплощает в себе проверенный функционал в области закупок, производства, финансов, ТОиР, регламентированной отчетности и др. Они активно используются во всем мире, независимо от размера компании. Однако результаты внедрения этих систем нередко демонстрируют не те итоги, на которые рассчитывает организация. В первую очередь это:
- перерасход средств по проекту;
- серьезные сбои в работе;
- неудовлетворительная реализация функциональных возможностей;
- низкая эффективность процессов;
- все вышеперечисленное.
Около 40% организаций по итогам внедрения считают, что потерпели неудачу, превысили бюджет, или оказались не удовлетворены результатом. Их ERP-системы представляют собой недостроенный дом, где протекает крыша, в котором ванна крепится к потолку, а дверной проход высотой 50 см. Так почему же ERP-системы не демонстрируют обещанных прорывов? Чаще всего проблема заключается в методологии управления проектом внедрения, а не в технологиях или самой ERP-системе.
Реальность такова, что многих распространенных методологий внедрения недостаточно, чтобы реализовать все функциональные возможности ERP. Это происходит независимо от того, разработана ли методика ERP-вендорами, «сделана на дому» или описана в книжках — большинство из них концентрируются на реализации функций самих систем вместо синергетической подстройки инструментария платформы под бизнес-процессы. Хотя ожидается, что ERP после внедрения принесет ощутимые плоды, их источник — это не платформа сама по себе. Результат достигается благодаря оптимизации процессов. Поэтому методология внедрения должна включать фазу определения процессов, которые компания планирует оптимизировать, чтобы реализовать свою бизнес-стратегию: улучшить качество продукции, снизить затраты, оптимизировать загрузку производства, повысить эффективность работы сотрудников и т. д. Другими словами, проект внедрения должен исходить из основных бизнес-процессов компании, а не только функций ERP-систем.
К сожалению, большинство начинающих интеграторов и заказчиков стремятся, в первую очередь, сразу же прибежать к финишу — внедрению ERP без документирования, соблюдения фаз проектирования. Поэтому они рассматривают результаты проекта как «реализацию функций системы» вместо того, чтобы исходить из рабочих и бизнес процессов.
Подход AIM
За длительный период работы над всеми проектами внедрения ERP мы выработали единый методический принцип управления проектом. Технология внедрения корпоративных систем основана на методологии AIM — Application Implementation Method. Изначально методология была предложена компанией Oracle, однако наши эксперты адаптировали данную технологию под масштабные внедрения. На основе AIM контроль перехода от этапа к этапу автоматизирован на базе интеллектуальной системы поддержки принятия решений, а разработка ведется в интегрированном стенде. Переход из одной фазы в другую в пределах жизненного цикла проекта обычно подразумевает некую форму технической передачи или сдачи результатов:
- определение — результатом этапа являются совокупные требования заказчика к информационной системе. В ходе проекта полученные и задокументированные требования могут уточняться и изменяться, поэтому должен быть предусмотрен и согласован регламент управления изменениями в проекте;
- анализ операций — результатом этапа являются определенные и задокументированные в соответствии с требованиями заказчика будущие бизнес-процессы и необходимые доработки стандартного функционала системы;
- проектирование решения — результатом этапа являются модель бизнес-решения, документация для разработки дополнительного функционала и сценарии тестирования системы и разработок на соответствие их требованиям заказчика;
- разработка — результатом этапа являются программные модули и приложения, протестированные и пригодные к использованию, а также наборы необходимой документации;
- переход — результатом этапа являются обучение конечных пользователей, процесс конвертации данных из наследуемых информационных систем и пилот корпоративной системы. Все поставляемые приложения и экземпляр системы должны быть приняты заказчиком по результатам приемочных тестов;
- промышленная эксплуатация — финальный этап, на котором отслеживаются бездефектная работа информационной системы и поддержка, в течение ограниченного срока разработчиками и консультантами конечных пользователей. В этой фазе выявляются и исправляются все недочеты по работе системы.
Первый шаг, чтобы внедрить ERP-систему
На первом этапе перед внедрением необходимо провести предпроектное обследование, определить концепцию будущей системы и разработать функционально-технические требования (ФТТ), а также задание на работы по внедрению системы (ТЗ). На данном этапе для успеха проекта важно точно сформулировать требования к системе, подобрать наиболее оптимальный вариант реализации и программный продукт, а также сформировать дорожную карту и план-график проекта.
По нашему опыту, отсутствие формализованных функционально-технических требований, которые описывают границы проекта, объем работ и требования к его реализации, затруднит оценку стоимости реализации проекта, а также несет риски как для исполнителя, так и для заказчика. Такой порядок проведения предпроекта видится наиболее целесообразным с точки зрения экономии времени и в конечном счете успеха будущего проекта.
Предпроектное обследование предполагает проведение серий интервью с ключевыми бизнес-экспертами по функциональным блокам, анализ текущего ИТ-ландшафта, определение целевой архитектуры системы, каталога будущих бизнес-процессов и заключение всей информации в итоговый документ «Техническое задание», который по сути будет являться заданием на работы и определять границы проекта. На основании ФТТ и ТЗ можно будет сформировать точную оценку реализации проекта, а также запросить ее у других подрядчиков. При этом все потенциальные подрядчики будут находиться в равных условиях и оценивать понятный и прозрачный объем работ.
Таким образом, основная задача правильной методологии управления проектом — помочь внедрить комплекс усовершенствованных и перестроенных бизнес-процессов, поддерживаемых технологическим инструментарием ERP, в рамках бюджета и в установленные сроки, а не «получить систему с большим количеством функций». Необходимо помнить, что первым шагом всегда должно быть обследование и определение концепции будущей системы, т. е. получить ответ на вопрос: «какую систему и с какой целью мы хотим внедрить?».
