На этапе перехода к новым стандартам работы, когда удаленная работа является частью повседневной реальности, невозможно обойти вниманием такой аспект, как оптимизация ИТ‑инфраструктуры отдельно взятых сотрудников. Удовлетворенность заказчиков и высокая продуктивность будут доступны лишь компаниям, которые станут учитывать потребности сотрудников при закупке оборудования.
В наши дни в компаниях одновременно работают представители беспрецедентного количества разных поколений: поколения бэби‑бумеров, поколения X, миллениалов (или поколения Y) и поколения Z. У них целый ряд различий: квалификация, способы работы, запросы к работодателю, а также отношение к балансу работы и личной жизни. Однако на технологические потребности компаний влияют не только различия в составе сотрудников, но и трансформация способов работы, то есть внедрение гибкого графика или удаленной работы также будет иметь значение.
К примеру, около 80% представителей поколения Z считают, что при выборе работодателя основным критерием будет уровень ИТ‑инфраструктуры компании. Такие сотрудники привыкли к высокопроизводительным инструментам и приложениям, используемым ими на персональных устройствах, поэтому они ожидают, что компании предоставят им ИТ‑инфраструктуру если не лучше, то хотя бы не хуже. С другой стороны, немало сотрудников старшего возраста все еще испытывают затруднения с использованием компьютера, поскольку им постоянно приходится осваивать все новые инструменты и приложения и привыкать к новым способам работы.
Переосмысление KPI
Компании все ожесточеннее борются за лучших специалистов и непременно желают заполучить в штат тех, кто с технологиями на ты и давно освоил Интернет. Такие сотрудники обладают необходимой для конкурентоспособности компании квалификацией. Чтобы сотрудники из разных поколений перешли на новые способы работы, компаниям крайне важно учитывать различные потребности касательно процесса трансформации и предпринимать различные меры, благодаря которым сотрудники будут заинтересованы в этой трансформации.
В первую очередь необходимо, чтобы руководство компании было заинтересовано в преобразованиях. Чтобы создать благоприятные условия для запуска процесса, необходимо сначала выработать общую стратегию. Это иногда отражается в ключевых показателях эффективности (KPI), которые компании устанавливают для своих ИТ‑отделов. Раньше было важнее оборудовать рабочие места с минимальными затратами и обеспечить удобное администрирование инфраструктуры. Современные же компании больше ориентируются на внутреннюю «удовлетворенность пользователей» и повышение продуктивности. Именно поэтому при закупке ИТ‑инфраструктуры (новых ПК, ноутбуков, клавиатур и мышей) необходимо учитывать ориентированный на потребности сотрудника подход. Этот подход выводит на передний план людей и их удобство.
Анализ потребностей
Рабочее место должно быть оборудовано так, чтобы у сотрудника было все необходимое для продуктивного выполнения поставленных задач. Продуманная ИТ‑инфраструктура позволяет избежать недовольства сотрудника, то есть повысить его удовлетворенность условиями работы. Для этого компании необходимо прежде всего изучить требования к рабочему месту для разных должностей. Это может показаться очевидным, однако рабочие места, оборудованные с установкой на повышение продуктивности, часто оказываются неподходящими для сотрудников именно из‑за следования спецификации «от и до». Ну а чтобы не пришлось чрезмерно усложнять процесс закупки оборудования удовлетворением потребностей каждого сотрудника, стоит следовать принципу так называемых «персон» (профилей) пользователей.
Два простых вопроса
Персоны — это группы сотрудников с совпадающими потребностями. Чтобы разделить штат на персоны, нужно ответить на несколько главных вопросов. Первый вопрос: для чего пользователям ПК или ноутбук, то есть какими приложениями им необходимо пользоваться и какую производительность должно обеспечивать оборудование? Второй вопрос: где пользователи работают за своими ПК или ноутбуками? Работают ли они только в офисе или, может быть, часто выезжают на деловые встречи или работают в дороге? Работают ли они из дома, или им иногда приходится работать в экстремальных условиях окружающей среды? Ответы на эти вопросы дадут возможность выделить различные сценарии использования рабочего оборудования. Затем эту информацию можно будет использовать при планировании закупок ИТ‑инфраструктуры для сотрудников.
К примеру, в Dell Technologies сотрудники делятся на пять следующих персон: офисные сотрудники, удаленные сотрудники, мобильные сотрудники, мобильные офисные сотрудники и особые пользователи. Характеристики и количество таких персон могут различаться в зависимости от сферы деятельности и целей компании. К примеру, в компаниях малого и среднего бизнеса персон обычно меньше из‑за небольшого размера самой компании, а также меньшего разнообразия профилей сотрудников.
Сотрудничество кадровых и ИТ‑отделов
Чтобы получить ответы на вопросы выше, крупные компании могут собрать данные об использовании оборудования и продуктивности с помощью специальных инструментов. Компаниям малого и среднего бизнеса этот метод может не подойти, поскольку выдает слишком много информации. В небольших компаниях лучше провести опрос пользователей, а также наладить сотрудничество между кадровым и ИТ‑отделами. Специалисты кадрового отдела знают, сотрудники каких профилей работают в компании, и могут получить дополнительную информацию о потребностях непосредственно от сотрудников. Совместно с ИТ‑отделом подготавливается отчет и выявляются различные персоны пользователей. На основе этой информации ИТ‑отдел может планировать закупки рабочего оборудования.
Компании малого и среднего бизнеса также могут обратиться к производителям оборудования. Некоторые производители могут по запросу оборудовать демонстрационное рабочее место в офисе компании‑заказчика. Сотрудники могут изучить предлагаемый комплект оборудования и предложить свои комментарии и пожелания. Затем несколько отобранных сотрудников из всех отделов могут в течение нескольких недель потестировать одно из устройств производителя, чтобы понять, насколько хорошо оно подходит для выполнения рабочих задач. Так намного проще понять, соответствует ли тот или иной компьютер потребностям сотрудников.
Может показаться, что учет пожеланий сотрудников при подборе рабочего оборудования усложнит процесс, однако при профессиональном внедрении такой практики значительно сокращается нагрузка по поддержке, поскольку сотрудники могут пользоваться инфраструктурой, точно соответствующей их потребностям. Кроме того, администрирование всех устройств может осуществляться с помощью единой программной платформы. Как правило, ориентированный на сотрудников подбор оборудования целесообразен для компаний со штатом более 50 сотрудников и как минимум тремя различными профилями.
Трансформация требует мотивации
Подбор оптимального оборудования принесет пользу только в случае, если сотрудники знают о своих преимуществах. А это значит, что кроме ориентированной на сотрудников закупки инфраструктуры требуются и другие меры, которые позволят вывести трансформацию на новый уровень. Одной из мер является обучение сотрудников, что также позволит уменьшить различие между представителями разных поколений. Молодые сотрудники смогут расширить свои познания, ну а старшие — освоить необходимые для их работы инструменты. Так преимущества цифровой трансформации станут действительно ощутимыми, а разрыв между поколениями будет сокращен.
И конечно, цифровая трансформация невозможна без практического вовлечения сотрудников, поэтому и руководители, и сотрудники должны работать над внедрением изменений, чтобы почувствовать реальное улучшение. Под последним подразумевается разъяснение необходимости изменений с точки зрения внутренней коммуникации и влияния на повседневную работу, а также новых способов работы. Если сотрудники будут видеть, что компания заинтересована в их активном участии в трансформации и поддержит их в случае трудностей, они станут более открытыми для перемен и будут мотивированы на изменения.
