Создание цифрового рабочего места помогает повысить гибкость и устойчивость предприятия, но для его эффективного внедрения, особенно в сжатые сроки, требуются конкретные шаги, пишет на портале InformationWeek руководитель подразделения сервисов цифровой трансформации BDO Digital Малкольм Кохрон.

Пандемия COVID-19 внезапно сорвала тщательно продуманные планы многих предприятий. По мере ускорения темпов изменений во всех отраслях, а также в условиях борьбы за поддержание непрерывности бизнеса и перехода к удаленной работе долгосрочная цифровая стратегия приобрела немедленную актуальность. В то время как технологии могут предоставить инструменты для достижения успеха, предприятия полагаются на опытных, квалифицированных сотрудников, которые владеют этими инструментами. Вот почему для создания цифрового рабочего места завтрашнего дня требуются сотрудники, обладающие навыками, необходимыми для реализации процессов цифровой трансформации.

Хотя конкретные изменения на рабочем месте зависят от отраслевой принадлежности предприятия, его местоположения, размера и других факторов, лучшие практики имеют много общего. Чтобы «оцифровать» рабочее место, компаниям потребуется адаптировать корпоративную культуру, и очевидно, что им понадобится высокий уровень цифровой грамотности сотрудников. Важно также сформировать в умах людей образ компании как организма, устойчивого к кибератакам, и обеспечить эффективное руководство изменениями. Организации, применяющие проактивный подход и тщательно планирующие эти изменения, могут значительно повысить вероятность дальнейшего успеха своего бизнеса.

Изменение культуры и принятие изменений

Характер работы быстро меняется, а это означает, что ИТ- и финансовые директора должны отвечать на эти изменения при помощи соответствующих методов планирования. Согласно исследованию BDO «Middle Market Outlook-2021», расширить возможности удаленной работы в этом году планируют почти четверть компаний (22%), а более трети планируют автоматизировать ручной труд (38%).

По мере того, как эти изменения набирают силу, нормы корпоративной культуры нужно скорректировать таким образом, чтобы повысить вовлеченность сотрудников в условиях более фрагментированного рабочего места. Это может включать в себя такие мероприятия, как проведение виртуальных выездных мероприятий для сплочения команды или предоставление удаленным сотрудникам удобств, которые раньше были в офисе — подарочные карты на еду и кофе, скидки на членство в фитнес-клубах, субсидии на оборудование для домашнего офиса и многое другое.

Компаниям следует прояснить любые вопросы, которые могут возникнуть у их цифровых сотрудников, и предоставить расширенные инструменты для совместной деятельности. Им также нужно донести, какую пользу может принести автоматизация, и подчеркнуть возможности для роста, которые несут новые изменения. К числу основных преимуществ автоматизации можно отнести сокращение числа утомительных и однообразных ручных процессов и высвобождение за счет этого дополнительного времени, которое может пригодиться для решения более важных и сложных задач. Расширение возможностей сотрудников помогает повысить их вовлеченность и удовлетворенность работой.

Цифровая грамотность и менталитет безопасности

Изменение корпоративной культуры — лишь один шаг на пути к успешной цифровой трансформации. Для реализации и поддержки инициативы требуются ресурсы, знания и навыки. Обучение и целевая переподготовка (или повышение квалификации) для нынешних сотрудников — необходимая часть формирования рабочей силы завтрашнего дня. Цифровая грамотность согласуется с ключевыми мягкими навыками, включая адаптируемость, умение решать проблемы, эффективное общение и эмоциональный интеллект, которые коррелируют с эффективной командной работой и лидерством. В то же время инвестиции в цифровую грамотность помогают стимулировать вовлеченность сотрудников и способствуют их удержанию. Затраты на набор и обучение нового персонала — это, как правило, дорогостоящие по времени и ресурсам мероприятия, поэтому оценка и повышение цифровой грамотности нынешних сотрудников должны быть центральным элементом любой стратегии.

Кибербезопасность — еще одна важная область, требующая внимания. Создание культуры безопасности является центральным элементом устойчивости организации. Вовсе неудивительно, что 59% финансовых директоров планируют увеличить бюджеты на ИТ в 2021 г. Количество и степень сложности киберугроз существенно выросли, а безопасность компании зависит от ее самого слабого звена. Это особенно актуально для цифрового рабочего места. Целевые фишинговые атаки или методы социальной инженерии, обманывающие только одного сотрудника, могут иметь разрушительные последствия для всей организации. Развертывание аналитики безопасности, шифрования данных и непрерывного мониторинга угроз — это лишь некоторые из методов повышения кибербезопасности. Жизненно важно воспитывать у всех сотрудников менталитет безопасности.

Управление изменениями и внедрение цифровых технологий

Для реализации эффективной цифровой стратегии необходима организационная согласованность, и участие топ-менеджмента в руководстве изменениями помогает заручиться поддержкой всей компании для новых инициатив. Согласно исследованию BDO, 39% финансовых директоров считают, что пандемия ускорила цифровую трансформацию, а 50% планируют продолжить ее в 2021 г. Она набирает обороты, поэтому требуются рычаги управления ею, которые бы помогли избежать распространенных ошибок.

Руководителям бизнеса требуется тщательно спланировать объем работы и выделить достаточно ресурсов на цифровизацию, а также на ее поддержку и принятие сотрудниками, иначе инициатива может быстро сорваться. У каждой инициативы должна быть ключевая заинтересованная сторона, которая будет поддерживать усилия и способствовать получению поддержки по всем направлениям. Управление изменениями идет сверху вниз, а принятие изменений — снизу вверх.

Путь вперед

Создание цифрового рабочего места помогает повысить гибкость и устойчивость предприятия, но есть отдельные шаги для его эффективного внедрения, особенно если это требуется сделать в сжатые сроки. Изменение корпоративной культуры и повышение цифровой грамотности наряду с целенаправленным управлением изменениями напрямую способствует адаптации сотрудников и обеспечивает поддержку ключевых инициатив. Поскольку компании приспосабливаются к условиям неопределенности, все эти действия обеспечивают успех цифровой рабочей силы завтрашнего дня.