Многие современные СЭД — гибкие продукты, которые позволяют автоматизировать широкий круг бизнес-процессов за рамками простого согласования договоров или канцелярского учета документов. У команды СЭД ТЕЗИС богатый опыт реализации различной функциональности: кадровые процессы, закупочная деятельность, финансовый контроль, электронный архив и многое другое. Представляем подборку свежих примеров решения клиентских задач при помощи системы в Skyeng, «БАТ Россия» и «Валио».
Работа с доверенностями
Как правило, бизнесу требуется оптимизировать оформление доверенности, контролировать сроки их действия, а также наличие действующей доверенности у подписанта договора. СЭД ТЕЗИС позволяет сделать этот процесс прозрачным, а также автоматизировать отдельные аспекты.
Подобные задачи команда СЭД ТЕЗИС решала в крупнейшей в России онлайн-школе английского языка Skyeng и в российском представительстве транснациональной компании British American Tobacco «БАТ Россия».
В Skyeng через СЭД менеджеры ставят юридическому отделу задачи по подготовке доверенности. Юрист, который принял задачу, готовит доверенность и вносит ее в систему. Документу автоматически присваивается уникальный номер. После этого доверенность переходит на согласование и подписание руководству. Копия готового документа загружается в СЭД. Все это помогло сделать процесс значительно понятнее и прозрачнее.
В «БАТ Россия» также автоматизирован процесс оформления и подписания доверенности с учетом его особенностей у заказчика. Более того, при согласовании договоров добавлена автоматическая проверка наличия у подписанта действующей доверенности с необходимыми полномочиями. За счет автоматизации сотрудники «БАТ Россия» тратят меньше времени и усилий.
Закупки и проверки контрагентов
Автоматизация закупочной деятельности — один из самых популярных запросов у заказчиков, судя по опыту команды СЭД ТЕЗИС.
В российском подразделении концерна Valio заявки в СЭД используются для проведения различных закупок, от офисной техники до производственного оборудования. Сперва инициатор процесса создает заявку и запрашивает ее оценку у специалиста по закупкам, который сравнивает предложенные на рынке варианты и выбирает лучший. Затем инициатор подтверждает оценку и направляет заявку на согласование руководителю. Согласованная заявка переходит специалисту по закупкам непосредственно для исполнения. Также в СЭД ТЕЗИС происходит согласование поставщиков. Если сумма закупок больше определенного значения, то к процессу автоматически подключается финансовый контролер и менеджер по безопасности.
В «БАТ Россия» в СЭД ТЕЗИС происходит согласование заявок перед проведением тендеров. Кроме того, в систему вносится информация о надежности каждого контрагента. Она основывается на одобренной сумме контрактов и результатах проверок в Контур-Фокус, с которым интегрирована СЭД ТЕЗИС.
Электронный архив
Поскольку СЭД используется для подготовки, согласования и канцелярского учета документов, логично также организовать в системе архив, который упорядочит хранение и поиск. В зависимости от потребностей клиента можно обеспечить возможность работы со штрихкодами или добавить механизмы для быстрой выгрузки документов.
В «БАТ Россия» в системе создан единый архив для электронных и бумажных документов.
В бумажный архив пересылаются документы из подразделений «БАТ Россия» по всей стране. На каждый документ наклеивается сгенерированный в СЭД ТЕЗИС штрихкод, предназначенный для загрузки в систему и поиска. Также к документам прикладывается реестр, который сканируется при отправке и получении. Таким образом при помощи системы можно отслеживать статус и местоположение бумажного оригинала вплоть до короба и папки в архиве.
В электронный архив передаются документы из системы ЮЗЭДО и сканы бумажных документов. Также СЭД ТЕЗИС интегрирована с глобальным хранилищем «БАТ Россия» и сканерами IXOS. Благодаря этому в СЭД ТЕЗИС автоматически создаются карточки для документов, размещенных в глобальном хранилище. Таким образом, не нужно вносить документ в каждое хранилище, они не дублируются. У пользователей есть доступ ко всем документам, независимо от того, где они находятся. Благодаря добавленной в СЭД ТЕЗИС функции массовой выгрузки у «БАТ Россия» появилась возможность фильтровать не только карточки, но и вложения. Например, можно одним действием выгрузить для налоговой проверки бухгалтерский документ вместе со связанными договором и дополнительным соглашением.
Кадровые процессы
Один из самых популярных вопросов заказчиков: «Можно ли при помощи системы электронного документооборота автоматизировать кадровые процессы». К ним относится оформление отпусков, командировок, переработок. Команда СЭД ТЕЗИС решала такие задачи во многих проектах.
Например, в «Валио» сотрудник, который отправляется в командировку, создает в СЭД ТЕЗИС заявку, где указывает, куда и для чего едет. Когда заявку согласует руководитель, ставится задача для координатора, который покупает билеты, бронирует гостиницу, организует трансфер и вносит эти данные в систему. Затем отдел кадров получает задачу по оформлению приказа, а бухгалтерия — по расчету командировочных. После командировки сотрудник заполняет в СЭД ТЕЗИС авансовый отчет о фактически израсходованных средствах и отправляет его на проверку в бухгалтерию. Завершается процесс выгрузкой авансового отчета в ERP. Также в системе электронного документооборота происходит обработка заявки на привлечение сотрудника к работе сверхурочно и оформление соответствующего приказа.
Управление несоответствиями
Вдобавок к перечисленному выше, возможности СЭД ТЕЗИС позволяют автоматизировать процессы производственных предприятий. Одна из таких модификаций реализована в «Валио». СЭД ТЕЗИС автоматизировала обработку сообщений о несоответствии, например, испорченной упаковке или просроченных продуктах. Эти сообщения получают и рассматривают менеджеры по качеству. Если несоответствие подтверждается, то менеджер ставит в СЭД ТЕЗИС задачу по исправлению ситуации и контролирует ее исполнение.
Это лишь некоторые из недавних проектов по модификации СЭД ТЕЗИС. В целом у продукта очень богатый опыт решения различных задач для заказчиков из различных отраслей: финансового сектора, промышленности, строительства, торговли и так далее. Все это подтверждает, что современные системы электронного документооборота можно рассматривать для автоматизации бизнес-процессов, выходящих далеко за рамки согласования документов или делопроизводства.
