В преддверии намеченного на 8 сентября онлайн-форума Russian Enterprise Content Summit 2021 мы обратилась к ключевым партнерам конференции с предложением поделиться своим видением ситуации и трендов на отечественном рынке систем электронного документооборота (СЭД). Вот что нам рассказал Илья Зайчиков, product owner СЭД ТЕЗИС.
Как массовое распространение удаленной и гибридной удаленно-офисной работы повлияло на изменения требований заказчиков к СЭД/ЭДО? Какие новшества и корректировки в связи этим вносятся в существующие системы? Какую новую функциональность потребовалось реализовать?
Для массового перехода на удаленную работу компаниям было важно организовать рабочие места дома у сотрудников. Заказчики СЭД ТЕЗИС смогли это сделать быстро и легко, нам не понадобилось срочно адаптировать продукт к новым реалиям. В частности, благодаря полнофункциональному веб-клиенту систему не нужно устанавливать на каждый компьютер, пользователи могут просто открыть ее в браузере. За счет кроссплатформенности СЭД ТЕЗИС совместима с любыми браузерами, офисными приложениями и другим ПО. Мы выбрали этот путь в самом начале истории продукта, и пандемия еще раз показала, что это было правильное решение. Поскольку СЭД ТЕЗИС на рынке с 2010 года, веб-клиент и кроссплатформенность проверены временем и опытом множества проектов.
С переходом на удаленную работу выросла потребность в работе с мобильных устройств. Заказчикам СЭД ТЕЗИС доступно современное мобильное приложение, которое позволяет работать на смартфонах и планшетах с iOS и Android в онлайн- или офлайн-режиме.
Многие компании, и мы в том числе, столкнулись со сложностями при отправке документов контрагентам по почте или курьером. Обеспечить бесперебойный обмен позволяют системы ЮЗЭДО. В СЭД ТЕЗИС можно заверить документ квалифицированной электронной подписью и отправить в систему «Диадок». Во время пандемии объем пересылаемых таким образом документов заметно вырос как у нас, так и у наших заказчиков.
Словом, технологии и функциональность СЭД ТЕЗИС помогли заказчикам успешно адаптироваться к удаленной работе. Вдобавок к этому мы развивали систему в соответствии с пожеланиями пользователей. В частности, мы расширили поддерживаемые виды формализованных документов и добавили опцию отправки в ЮЗЭДО и получения из него пакетов документов. Еще один популярный запрос — возможность совместной работы над документами в браузере. Его мы также выполнили. В последней версии СЭД ТЕЗИС появилась интеграция с «Р7-Офис». С ней несколько пользователей могут через браузер редактировать один текстовый документ, таблицу или презентацию.
Как современные тренды автоматизации влияют на рынок ЕСМ/CSP? Насколько востребована функциональность, обеспечиваемая средствами ИИ/МО, средствами работы с неструктурированными данными?
Для пользователей важно повышение уровня автоматизации, чтобы как можно больше рутинных действий система выполняла без их участия. Для делопроизводителей, бухгалтеров, финансистов, менеджеров, юристов и многих других сотрудников нет разницы, какими средствами это обеспечивается. Мы постоянно работаем над повышением уровня автоматизации в системе ТЕЗИС. В частности, благодаря интеграции с технологиями ABBYY пользователям доступно сравнение и распознавание документов прямо в СЭД. В одном из последних релизов мы добавили матрицу подстановок — продвинутые настройки маршрутов движения документов с учетом более сотни различных параметров. Таким образом, пользователям не нужно думать, кому должен перейти документ в каждой ситуации, система решит это автоматически. В проекте «БАТ Россия» мы автоматизировали электронный архив. Одним действием можно выгрузить для налоговой проверки бухгалтерский документ вместе с относящимися к нему договором и допсоглашениями. Также при согласовании договора автоматически выполняется проверка наличия у подписанта необходимой доверенности.
Тем не менее, мы видим потенциал в использовании искусственного интеллекта в СЭД и сейчас работаем над его прототипом. Например, нейросети будут помогать пользователям в обработке корреспонденции, вычислении сроков и исполнителей для задач и документов.
Как реализуется политика импортозамещения в сфере СЭД/ЕСМ/CSP? Насколько удовлетворены заказчики доступными отечественными решениями? Какой функциональности им не хватает в отечественных разработках?
Драйвером политики импортозамещения по-прежнему является стремление обезопасить компанию от непредвиденных расходов из-за колебаний курсов валют или других рисков. В направлении СЭД и ECM существует много отечественных решений, конкурентоспособных с точки зрения технологических и функциональных критериев. Более того, российские СЭД созданы с учетом специфики российского документооборота и делопроизводства. Также заказчики могут контактировать с разработчиком продукта напрямую, а не через компанию-интегратор. Это влияет на скорость реализации проектов и масштаб возможных модификаций. В нашей практике много кейсов по миграции с зарубежных решений: Documentum, SharePoint, Lotus Notes, Alfresco.
Однако об импортозамещении в полном смысле можно говорить, если российский продукт конкурентоспособен на зарубежном рынке. В частности, СЭД ТЕЗИС уже несколько лет успешно автоматизирует работу TAB Bank из США.
Какую тему вы собираетесь осветить в своем докладе на конференции? Почему эта тема представляет несомненный интерес для аудитории руководителей финансовых, бизнес- и ИТ-подразделений предприятий и организаций? Какую практическую пользу они смогут вынести из вашего доклада?
На RECS можно будет одними из первых увидеть новый дизайн СЭД ТЕЗИС. Для продукта это прорывной шаг. В первую очередь будут заметны изменения, которые коснулись внешнего вида системы — он стал более современным. Кроме того, пользователей ожидает много нововведений в части UI/UX. Появятся новые механики, сократится количество кликов, в целом пользоваться системой станет значительно удобнее. Одна из самых интересных фишек — появление виджетов. С ними пользователи смогут легко настроить систему без участия разработчиков в соответствии со своими потребностями. При разработке нового дизайна и механик мы обращались за консультациями к профессионалам отрасли, провели исследовательскую работу и собрали множество пожеланий от наших заказчиков. После доклада на RECS участники мероприятия смогут увидеть, в каком направлении развивается СЭД ТЕЗИС. Это поможет им принимать решение о выборе СЭД и планировать автоматизацию документооборота в своей компании.
Зарегистрироваться для участия в онлайн-конференции можно на сайте RECS-2021.
