Управление данными становится все более сложной задачей, усугубленной множеством новых законодательных требований, а также увеличением объемов данных, поступающих из многочисленных структурированных и неструктурированных источников. Руководитель глобального центра доставки Micro Focus Professional Services Сайрам Боллапрагада и его коллега, менеджер практики Сатиш Матукумалли, рассказывают на портале TechBeacon о том, как выстроить надежную вертикаль управления информацией.
К осложняющим факторам управления данными относятся требования предприятий к архитектуре, инфраструктуре, вычислениям, а также их сложные системы и приложения. Неосведомленность команд усугубляет проблему.
Вот что необходимо учитывать для эффективного управления экосистемой данных.
1. Объемы данных. Это количество транзакционных данных, поступающих в организацию и выходящих из нее через различные системы и приложения.
2. Чувствительность информации и требования к качеству данных. Кто являются пользователями, которым требуются данные, и нужна ли им какая-либо чувствительная информация, например, персонально идентифицируемая (PII)? Если да, то необходимо убедиться, что ее можно получить через соответствующие механизмы доступа. Кроме того, решающее значение имеет качество данных; оно предполагает точность данных, их полноту и возможность использования.
3. Актуальность данных. Очень важно, чтобы собранные, проанализированные и использованные данные были самыми последними из имеющихся. Владельцы данных несут ответственность за очистку любых дублирующих или избыточных данных.
4. Шифрование, хранение и архивирование/поиск данных. PII и другие чувствительные/конфиденциальные данные необходимо шифровать перед хранением в соответствии со всеми правилами и политиками, касающимися соответствия нормативным требованиям. Аналогичным образом, необходимо определить, нужно ли шифровать конфиденциальные данные перед архивированием. Это необходимо сделать еще до того, как вы задумаетесь о каком-либо виде потребления данных, например, об обработке или составлении отчетов.
5. Механизмы обработки данных. Организациям необходимо проявлять повышенную осторожность и учитывать такие нормативные акты, как GDPR, независимо от того, где происходит обработка персональных данных.
6. Инсайты, полученные при помощи бизнес-данных. Наиболее важным аспектом управления информацией является предоставление своевременных инсайтов высшему руководству, чтобы оно могло принимать обоснованные решения. Точность, целостность и актуальность данных являются важнейшими факторами успеха, помогающими получать ценные инсайты.
Невнимание к этим факторам может привести к неэффективному управлению данными и нанести серьезный ущерб репутации организации. Кроме того, отсутствие управления может привести к крупным штрафам. Недавно компания Amazon была оштрафована на 877 млн. долл. в связи с GDPR из-за проблемы с согласием на использование файлов куки. Многие другие компании также нарушали GDPR и получали многомиллионные штрафы.
Еще одним соображением являются будущие перспективы бизнеса: в результате утечки или компрометации данных может возникнуть впечатление, что ваша компания не имеет даже намерения защищать личные данные клиентов. Это может привести к огромным потерям в виде упущенных возможностей и доли рынка.
Организациям необходимо разработать надежную систему управления информацией. Вот что для этого нужно сделать.
Обучайте сотрудников. Утечки данных и нарушения нормативных требований часто являются результатом недостаточной осведомленности сотрудников о политике, процессах и т. д. Регулярные информационные сессии, коммуникации/кампании, периодические аудиты и регулярные обязательные викторины помогут решить проблему осведомленности. Но даже в этом случае те, кто осведомлен, часто игнорируют политику.
Изучайте и соблюдайте все соответствующие законы и нормативные акты. Рост числа и масштабов утечек данных по всему миру подтолкнул многие регионы и страны к введению правил защиты данных, связанных с PII. Эти правила требуют от организаций разработки и внедрения эффективных политик, обеспечивающих соблюдение требований. Организациям необходимо постоянно адаптироваться к новым законам о защите данных и обеспечивать надлежащий контроль, начиная с создания данных и заканчивая их утилизацией, чтобы минимизировать риск утечки и нарушения нормативных требований. Это обуславливает необходимость соответствующего управления данными.
Оптимизируйте расходы. В условиях, когда организации распространяют цифровизацию на управление документами, управление активами, маркетинг, операции и рабочие процессы, происходит избыточный сбор данных, что требует больше ресурсов и затрат на хранение и управление. Качественная система управления информацией ограничит сбор и управление только необходимым уровнем и типами данных на протяжении всего их жизненного цикла. Это повысит эффективность общего управления данными и снизит затраты. Контроль над расширением хранилищ информации и лежащей в их основе инфраструктуры может дать значительную экономию средств.
Повышайте производительность и качество инсайтов. Сбалансированный подход к управлению данными — с правильным сочетанием ручных усилий и инструментов автоматизации рабочих процессов, обработки данных, составления отчетов и других повторяющихся задач, связанных с данными, сможет обеспечить сотрудникам время для выполнения необходимых действий, поскольку они освобождены от рутины. Это повышает не только производительность, но и уровень удовлетворенности. Помимо того, что система управления информацией обеспечивает безопасность данных, их сохранность и соответствие нормативным требованиям, она также поможет получать ценные инсайты для управления бизнесом. Сильная система анализа данных на уровне предприятия позволяет обеспечивать своевременный анализ данных, подкреплять управленческие решения данными и устанавливать правильные стратегии развития бизнеса.
Беспрецедентные темпы роста данных, связанные с появлением цифровых каналов, означают, что с каждым днем управление информацией становится все более сложным и деликатным. Каждый клиент, чьи данные передаются, нуждается в конфиденциальности и защите. Это привело к появлению множества нормативных актов в области конфиденциальности и соответствующих законов. Отсутствие сильной программы управления ведением бизнеса в рамках этих законов и политик может быстро превратиться в кошмар для всех вовлеченных сторон.
