В марте 2023 года ФНС опубликовала универсальный формат машиночитаемой доверенности (МЧД). Участникам электронного документооборота пока не до конца понятно, как с ним работать: можно ли использовать старый формат и какие ведомства уже принимают новый. Разберем практические вопросы.
Для чего был создан единый формат
Единый формат появился 28 марта — его разместили на портале Госуслуг (версия 003). Он создан для того, чтобы участники электронного документооборота (ЭДО) могли использовать одну доверенность для обмена документами с госорганами и контрагентами. При этом важна даже не сама возможность создания одной МЧД, а именно единообразие формата. Пользователям ЭДО и разработчикам информационных систем не придется учиться работать с несколькими форматами сразу и выпускать разные МЧД для B2B- и B2G-обмена.
Также в новом формате появилась возможность передоверия, в том числе нотариального. В нем учтены все требования Гражданского Кодекса РФ и законодательных норм в части нотариата. Подтвержденной практики пока нет, проверить этот сценарий можно будет после поддержки формата налоговой.
Обязательно ли использовать новый формат МЧД
Пока обязательный переход на единый формат не планируется — его ввели для удобства участников ЭДО. Если разработчики, госорганы, конечные пользователи будут использовать один и тот же формат, все информационные системы будут корректно работать. В распределенном реестре ФНС он еще не поддержан. На вебинаре «ЭДО: коротко о главном», прошедшем 12 апреля, представитель налоговой обозначил, что резкого перехода к обязательному применению универсального формата не будет.
Участники ЭДО уже могут использовать единый формат, если готовы формировать МЧД в собственных информационных системах. В распределенном реестре и других специализированных сервисах для создания МЧД формировать доверенность для B2B можно в версии 002. Этот формат продолжает действовать, несмотря на публикацию единого. Доверенности, созданные в формате 002, будут иметь юридическую силу и после массового перехода на версию 003, их не придется выпускать заново.
Конкретных дат, в которые планируется поддержать единый формат доверенности, ФНС не называет. На вебинаре «ЭДО: коротко о главном» был обозначен примерный срок — июль этого года. При этом даже после того, как ведомство поддержит универсальный формат, участники ЭДО могут продолжать использовать версию 002. Налоговая подчеркивает, что будет поддерживать старый формат до того момента, пока не поймет, что рынок готов к переходу на новый.
Остальные госорганы пока определяются с вопросом поддержки нового формата. По закону они могут использовать как собственный, так и универсальный. Поэтому сейчас ведомства рассматривают возможность перехода на формат 003.
Что делать, если компания еще не начала использовать МЧД
Осталось меньше четырех месяцев до того, как машиночитаемые доверенности в паре с сертификатами физлиц станут обязательными. С 1 сентября подписывать электронные документы старыми сертификатами сотрудников, которые содержат информацию о компании, будет невозможно. Компаниям лучше освоить новую схему уже сейчас, чтобы успеть протестировать работу и обучить сотрудников. Начать можно с любого формата МЧД — 002 или 003.
