Для эффективной работы крупной компании с хитросплетением сотен внутренних процессов необходима качественная ERP-система, учитывающая специфику конкретного бизнеса. В большинстве случаев нельзя обойтись коробочным решением, почти всегда потребуется кастомизация. Менять систему под процессы или же процессы под систему — крупный бизнес всегда выбирает первое. И, хотя все знают, как должно быть «правильно», в реальности всё получается несколько иначе.
Итак, попробуем разобраться, как выглядит планирование и внедрение ERP. Стартуем с предпроектного обследования.
Нулевой этап: анализ специфики бизнеса
ERP-система (система планирования ресурсов предприятия) — это с точки зрения систем сердце компании, которое поддерживает жизнедеятельность всех ключевых подразделений, поэтому критически важно заранее выяснить, какой хотят видеть систему специалисты, какой функционал для них будет критичен. Для этого ИТ-интегратору нужно погрузиться во внутренние процессы компании, побеседовать с руководителями отделов, чтобы понять, какие задачи они решают и самое главное как. И здесь без работы «в поле», то есть без работы у заказчика, не обойтись.
Весь процесс можно разделить на несколько частей:
- бизнес-анализ, в рамках которого необходимого выяснить, какие конфликты возникают между подразделениями и их задачами;
- общение с людьми «на местах» с обязательной письменной или аудиофиксацией обсуждаемого;
- составление детального плана автоматизируемых блоков, с учетом специфики работы каждого.
В целом, этап предпроектного обследования может занять от одного до нескольких месяцев, но зато на выходе будет четкое понимание по срокам и стоимости предстоящих работ, знание участков, которые необходимо автоматизировать, и, что самое главное, — общее понимание между заказчиком и интегратором, какой результат должен получиться в итоге.
Техническое проектирование: фиксируем детали
Чтобы ERP-система стала эффективным инструментом для бизнеса, нужно уделить внимание составлению качественной технической документации. Здесь можно ориентироваться на определенный чек-лист.
- Утвердить с заказчиком шаблоны документации. Обычно у компаний есть шаблоны технических документов под проекты, если нет, то необходимо составить его совместно.
- Определить, кто и в какие сроки согласует технический документ с детальным описанием устройства будущей ERP-системы. Чтобы завершить этап проектирования вовремя, нужно понять и обсудить с заказчиком, как будет устроен порядок согласования, в каком формате он будет проходить, какие лица будут ответственны за принятие окончательных решений. Обязательно позаботьтесь о том, чтобы в перечень согласующих вошли представители отдела по информационной безопасности. Учитывая возрастающее количество кибератак в 2023 году, необходимо с самого начала учитывать требования по ИБ, чтобы после не пришлось серьезно перерабатывать систему.
- Заполнить техническую документацию. Иными словами, наполнить разделы шаблона, который был согласован изначально. В документе должны быть отражены общие концептуальные схемы решения (архитектура решения, интеграционные потоки, описание бизнес-процессов и прочее), типовой функционал, перечень используемой нормативно-справочной информации (НСИ), точка ввода и порядок наполнения справочников историческими данными, решения по загрузке исторических данных помимо НСИ, требования к информационной безопасности, интеграционные потоки, допущения и ограничения.
- Согласовать готовую техническую документацию. Текст необходимо завизировать с помощью обычной или электронной подписи всеми участниками процесса согласования, чтобы в случае спорных моментов вы всегда могли вернуться к утвержденному образцу. Часто из-за сжатых сроков разработка ERP-систем начинается еще до того, как будет подписан финальный вариант технической документации, поэтому не лишним будет вести Лист изменений документации, в котором фиксировать открытые вопросы с указанием конкретных сроков их решения.
Внедрение и разработка: думаем о будущем и закладываем возможность обновлений
Итак, мы на этапе разработки архитектуры системы. О чем здесь важно помнить? Во-первых, даже маленькому бизнесу необходимо в самом начале продумать, как он планирует масштабироваться, будет ли выходить на международные рынки, что делать с растущим уровнем конкуренции, как искать новые ниши, каким образом оценивать продажи и как мониторить ситуацию на рынке.
На этом этапе большая ответственность ложится не только на интегратора-исполнителя, но и, в первую очередь, на заказчика. От подробного и грамотного ТЗ зависит успех создания всей системы в целом. Для этого нужно ответить на вопросы, которые помогут понять, какие сферы бизнеса и каким образом нужно автоматизировать.
Приблизительный список вопросов может выглядеть так:
- Как компания собирается расти в будущем?
- Каковы планируемые временные рамки для выхода на тот или иной уровень?
- Как выглядит текущий ИТ-ландшафт компании, что в нём устраивает, а что — нет?
- Каков бюджет на проект?
- Какие ИТ-решения для фронт- и бэкенда доступны в данный момент на российском рынке?
- Есть ли какие-нибудь внешние ограничения (например, санкции на импортные продукты)?
- Какая аналитика потребуется (управленческая отчетность в крупных корпорациях смотрится по одним срезам, а коммерческая — по другим)?
- Достаточно ли будет отчетности по РСБУ, или есть планы выходить на международный уровень и следовать зарубежным законодательствам?
- Где система будет развернута — на локальных серверах (on premise) или в облаке?
- Каковы требования к информационной безопасности, защите коммерческой тайны и личных данных пользователей?
В мире с огромным количеством данных бизнесу критически важно с самого начала четко планировать, какую информацию компания будет собирать, как она будет структурирована и каким способом масштабироваться — иначе в будущем вы просто не будете знать, как управлять лавинным потоком данных. На самом начальном этапе лучше свести объем кастомизаций типовых решений к минимуму, чтобы в будущем избежать сложностей с переносом специфических наработок на более крупную ИТ-архитектуру.
Второй важный момент — нужно обязательно заложить возможность обновлений и доработок системы. При разработке необходимо использовать только такие технологии, которые в дальнейшем позволят легко обновлять решения на продукты более высокого класса по мере взросления компании.
Многие считают, что однажды вложив ресурсы в создание ERP-системы, в будущем можно к ней не прикасаться, но это ошибочное мнение. Причин, по которым система будет нуждаться в постоянной поддержке обновлений, несколько.
- Изменения в законодательстве. Мы постоянно наблюдаем появление инициатив, которые бизнес должен учитывать в своей работе: например, система цифровой маркировки товаров «Честный ЗНАК», повышение ставки НДС с 18 до 20%, введение Единого налогового счета, новые акцизы. Все эти процессы требуют внедрения новых элементов в рабочие операции для корректного ведения документации, работы бухгалтерии и т. д.
- Развитие бизнеса. Как мы уже обсуждали выше, компании растут, бизнес-процессы усложняются. Каждое новое направление, маркетинговая акция, созданный отдел требуют корректного учета и автоматизации. Для того чтобы руководство могло смотреть отчеты о работе и видеть полную картину того, что происходит, разработчикам нужно вводить новые показатели для мониторинга, искать пути оптимизации программного кода, корректировать индексы или подключать к операционному контуру полноценную BI-систему.
- Система безопасности. Угрозы хакерских атак в текущей ситуации возникают всё чаще и чаще, поэтому уязвимости системы нужно регулярно выявлять и закрывать. Минимального уровня защиты данных на уровне разделения прав доступа, двухфакторной авторизации и контроля сложности пароля, скорее всего, здесь будет недостаточно. Для крупного бизнеса, и в особенности для системообразующих предприятий, этот пункт является критически важным.
- Желания пользователей. Часто новые руководители подразделений привыкли к определенным автоматизированным системам и предпочитают работать на них, поэтому переводят весь отдел на новую платформу. Чтобы подружить систему с уже имеющейся ИТ-инфраструктурой, придется нанять разработчиков, которые смогут интегрировать платформы друг в друга.
- Релизы вендора. Обновления от поставщиков ПО необходимы для продолжения эффективной и безопасной работы системы. Это может быть новый функционал, полезная фича или отраслевое решение, обновление системы защиты, адаптация под новый законодательный акт или исправление некой исходной ошибки. При этом важно встроить новый релиз таким образом, чтобы не прервать работу пользователей и не нарушить процессы внутри компании.
Для создания эффективной ERP-системы в компании необходимо внимательно подойти ко всем этапам от обследования и разработки до внедрения и поддержки, тщательно проанализировать специфику процессов компании, составить детальный план автоматизации и заложить возможность обновлений в будущем, при этом не забывая, что развитие корпоративных систем — это бесконечный процесс усовершенствования.
Бизнес никогда не стоит на месте, и ERP-системы должны идти с ним в ногу. При правильном подходе они станут незаменимым инструментом в развитии и масштабировании бизнеса и упорядочивании всех процессов.
