Какими характеристиками должен обладать идеальный корпоративный мессенджер? Какого функционала сегодня ожидают компании от мессенджеров? И почему идеал не всегда достижим?
Каждая из характеристик, присущих корпоративному мессенджеру, будь то удобство использования, безопасность, возможности интеграции, мультиплатформенность или многофункциональность, предполагает наличие некоего идеала. Однако на практике он оказывается реализован далеко не всегда.
Рассмотрим подробнее.
1. Удобство использования
Ожидание. С точки зрения сотрудника компании идеальный корпоративный мессенджер должен быть удобным. В приоритете — интуитивно понятный интерфейс, чтобы для пользования мессенджером не требовалось никакого дополнительного обучения.
При этом интерфейс — лишь один из критериев: важны также быстрота и стабильность мессенджера.
Реальность. Реальность была близка к идеалу только на заре развития корпоративных мессенджеров, и причина тому — их малый на тот момент функционал. Но требования рынка заставляли разработчиков наращивать его, что неизбежно привело к усложнению работы с мессенджерами.
Кстати, похожая картина сложилась и на рынке публичных мессенджеров: их функционал сегодня далеко не всегда интуитивно понятен. Кроме того, «эталонные» интерфейсы лидеров отрасли часто имею различную логику, и что привычно одному пользователю другому покажется не совсем удобным и логичным.
Уверенные пользователи легко могут разобраться в интерфейсе современных мессенджеров, однако у некоторых сотрудников он все же может вызывать сложности, особенно в плане применения редко используемых функций. Поэтому вендору необходимо позаботиться об этом, подготовив качественные руководства пользователей.
2. Безопасность данных
Ожидание. В идеале при использовании корпоративного мессенджера данные всегда должны быть в сохранности: злоумышленники не имеют к ним доступа, а у сотрудников нет возможности отправлять служебную информацию третьим лицам.
Реальность. В реальности, конечно, все сложнее. Сообщения об утечках данных из популярных мессенджеров — как публичных, так и корпоративных — появляются регулярно, хотя формально считается, что эти продукты безопасны.
Абсолютную безопасность данных гарантировать сложно, однако риск утечек можно значительно уменьшить.
Компаниям в своей работе следует отказаться от публичных и корпоративных зарубежных мессенджеров — они наиболее уязвимы в плане потери данных. Вся переписка и пересланные файлы хранятся на серверах их разработчиков, которые физически расположены не в РФ, и потенциально доступны как их владельцам, так и хакерам.
Именно по этой причине в марте 2023 года Роскомнадзор запретил пользоваться зарубежными решениями для делового общения не только госсектору, но и банкам, брокерам, управляющим компаниям, негосударственным пенсионным фондам, депозитариям и страховым компаниям.
Чтобы максимально обезопасить корпоративный мессенджер, нужно отказаться от облачных решений. Использование облака означает, что безопасность данных компании передоверена третьей стороне, действия которой контролировать невозможно. И не факт, что в случае утечки владелец облачного сервиса сообщит об этом свои клиентам.
Для защиты персональных и коммерческих данных лучше использовать on-premise решения, которые будут размещаться на собственных мощностях заказчика.
Есть и другие дополнительные меры защиты данных пользователей корпоративного мессенджера, например интеграция с DLP-системой (Data Loss Prevention, предотвращение утечки данных), запрет на пересылку сообщений вне организации и на снятие снимков экрана. На очереди повсеместное внедрение в будущем постквантовых алгоритмов шифрования.
3. Функциональность
Ожидание. Идеальный корпоративный мессенджер — это приложение класса «все в одном», обеспечивающий все необходимые каналы бизнес-коммуникаций.
Реальность. Безусловно, современные корпоративные мессенджеры стремятся к тому, чтобы их функциональность приблизилась к идеалу. Но пока этого не произошло по разным причинам.
Например, некоторые приложения для общения прочно занимают свою нишу, и их трудно «подвинуть», так как их заточенный под определенную задачу функционал выше, чем у мессенджеров. Например, это почтовые клиенты — классика делового общения, и с появлением корпоративного мессенджера никто в компании от них не отказывается. Почта и корпоративный мессенджер, как правило, не конкурируют, а дополняют друг друга, интегрируясь между собой. Тот же тезис справедлив и в отношении специализированных приложений для командной работы, например, команд программистов.
Более того, хотя функциональность корпоративных мессенджеров во многих аспектах превосходит возможности публичных мессенджеров, последние де-факто все равно остаются востребованными для бизнес-общения. В тех случаях, когда возникает необходимость связаться с человеком не из штата компании, проще использовать WhatsApp или Telegram.
4. Интеграция с другими приложениями
Ожидание. Идеальный корпоративный мессенджер не только обеспечивает общение, но и способен быстро предоставлять все необходимые для этого данные — показатели, касающиеся работы компании или информацию о сотрудниках. Для этого он должен быть интегрирован с другими приложениями, развернутыми в ИТ-периметре организации. В идеале, нужная информация находится за пару кликов и предоставляется очень оперативно.
Реальность. Сегодня интеграция корпоративных мессенджеров со сторонним ПО встречается очень часто. Но она возможна не со всеми приложениями, и это связано с тем, что у них может не быть открытого API для этого.
Кроме того, такая интеграция зачастую усложняет интерфейс мессенджера, делая его использование менее интуитивно понятным.
5. Поддержка многоплатформенности
Ожидание. Идеальный корпоративный мессенджер должен поддерживать все платформы, которые используют сотрудники для работы вне зависимости от того, какая ОС установлена на ПК или смартфон: для всех вариантов есть совместимый клиент.
Реальность. Ситуация на практике близка с идеальной. Конечно, существуют малораспространенные операционные системы, и сделать приложения для всех проблематично — но это и не нужно. Круг платформ, которые используют сотрудники, как правило, ограничен
6. Аналитика и отчетность
Ожидание. Идеальный корпоративный мессенджер способен собирать все необходимые данные для анализа, автоматически составлять на их основе отчеты той или иной глубины и высылать их заинтересованным лицам.
Реальность. Современные корпоративные мессенджеры собирают данные об общении сотрудников для дальнейшего анализа. Если организации нужны какие-то специфические отчеты, то, как правило, разработчики идут навстречу и дорабатывают свое приложение по их требованиям.
Интеграция с BI-системами станет в будущем одним из трендов — но пока этот тренд находится на стадии формирования потребности.
7. Поддержка кастомизации и расширяемость
Ожидание. Идеальный корпоративный мессенджер не нужно кастомизировать: он сразу полностью подходит заказчику, и максимум, что требуется при развертывании решения — точная настройка. Аналогично и с расширением функционала: разработчик зорко следит за трендами на рынке и вовремя внедряет новый функционал в свое решение.
Реальность. Российские разработчики с готовностью идут навстречу пожеланиям заказчика. Главный вопрос — не в возможностях разработчика, а в стоимости кастомизации, которая должна устроить клиента. Многие компании готовы поставлять свои решения по схеме «white label». Что касается расширяемости, то один из главных трендов в области приложений для бизнес-коммуникаций сейчас состоит в том, что разработчики постоянно увеличивают функционал своих решений.
Итог
По многим параметрам корпоративные мессенджеры все еще далеки от идеала, и это связано с рядом ограничивающих факторов — от времени и стоимости работ до несовпадения взглядов заказчика и разработчика.
Однако корпоративные мессенджеры, особенно российские, в настоящее время активно развиваются. Разработчики наращивают их функционал, внедряют новейшие методы защиты данных и расширяют возможности интеграции с другими программными продуктами — то есть делают все, чтобы предоставить пользователям удобный, эффективный и безопасный инструмент.
В конечном итоге большинство из корпоративных мессенджеров станут системами унифицированных коммуникаций, где в рамках одного продукта сшиты все функции, необходимые для делового общения: чаты, телефонная связь, видео- и аудиоконференции, передача файлов, почта. Благодаря этому корпоративные коммуникации уже в недалеком будущем станут еще более удобными, доступными и быстрыми.
