Почему ЭДО и ЭП — неразрывные понятия
Электронный документооборот (ЭДО) зародился в
Какими бы ни были стороны электронного документооборота, им обязательно потребуется электронная подпись (ЭП). Это цифровой аналог рукописной подписи, который позволяет подписывать документы в электронном виде, в том числе через системы ЭДО. Федеральный закон
Развитие сервисов электронного обмена документами
Большой толчок к развитию ЭДО дала реформа трудового законодательства. C 2017 года в России начали постепенно внедрять кадровый электронный документооборот (КЭДО) в качестве эксперимента для отдельных компаний. В 2021 году вступили в силу изменения в российском Трудовом кодексе, которые определили основные положения и порядок ведения КЭДО. Введение понятия кадрового документооборота способствовало тому, что ЭДО стал восприниматься не только как инструмент для B2B, появилась возможность обмениваться документами еще и со своими сотрудниками-физлицами.
Когда в закон внесли изменения, бизнес начал понимать, что операторы ЭДО не могут в полной мере оцифровать кадровый документооборот. Начали появляться компании, создающие специализированное программное обеспечение для кадрового ЭДО. Предприниматели, которые смотрели на шаг вперед, начали думать, что если существуют отдельно операторы ЭДО и операторы КЭДО, то должны быть сервисы, которые оцифровывают и другие процессы компании, происходящие на бумаге. Такие сервисы существуют уже давно, но ранее они не получали широкое распространение именно из-за неосведомленности бизнеса.
Государство в свою очередь активно продвигает тему цифровизации документооборота, создавая и собственные сервисы, и благоприятную регуляторную среду для развития рынка.
На рост интереса к электронному документообороту также повлияла пандемия, в результате которой компаниям пришлось переходить на удаленный формат взаимодействия.
Масштабирование цифровизации документооборота на разные сферы бизнеса
Некоторые компании все еще убеждены, что обмениваться документами в электронном виде можно только с другими компаниями, но на самом деле ведение документооборота в электронном виде с клиентами, сотрудниками и другими контрагентами уже давно стало реальным и удобным решением, которое помогает сэкономить время и снизить затраты компании. Цифровизация документооборота ускоряет все бизнес-процессы. Компании могут обслуживать большее количество клиентов, соответственно повышать прибыль. Бумажный документооборот более трудозатратный и экономически менее выгодный: документы на бумаге нужно доставлять, расходуя личное время, используя услуги курьеров или транспортных компаний. Также документы необходимо хранить долгие годы. Для этого бизнес выделяет отдел под архив, арендует помещение или даже строит его с нуля. Например, по трудовому законодательству кадровые документы должны храниться десятки лет, аналогичная история происходит в банковской сфере с досье клиентов и во многих других отраслях. Еще одной проблемой бумажного документооборота становится утеря документов или порча, в таком случае компания несет дополнительные убытки по переподписанию договора и увеличивает трудозатраты.
Рынок меняется, бизнес осознает потребность в ускорении процессов и роли цифровизации в них, растет понимание, что электронная подпись, которая ранее применялась только в ЭДО, может существовать отдельно от сегмента B2B и помогать цифровизировать любые взаимоотношения с физлицами. В 2015 году Росреестр начал принимать документы для государственной регистрации прав на недвижимость в РФ в электронном виде. Сейчас большинство застройщиков перешло на электронный формат взаимодействия со своими клиентами: вся процедура от выбора квартиры до покупки и оформления прав собственности на недвижимость может проходить онлайн. Для заключения сделок с недвижимостью онлайн клиентам-физлицам выпускается электронная подпись, благодаря которой оформляются все документы, подлежащие передаче в госреестры.
Помимо недвижимости, электронная подпись начала активнее применяться в самых разных сферах компаниями разного масштаба — от больших корпораций до малого и среднего бизнеса. Например, сегодня ЭП используется в банковской сфере, туризме, страховании, автомобильном бизнесе, ремонте и производстве, индустрии гостеприимства — и это лишь малая часть сфер, которые переводят документооборот в электронный вид. Электронный обмен документами можно внедрить в любую сферу бизнеса. В зависимости от документов, которые организации предстоит подписывать со своими контрагентами, она может использовать разные сервисы, которые, в свою очередь, могут выпускать разные виды электронной подписи.
Виды электронной подписи и способы их применения в бизнес-процессах
Регламентирует сферу электронной подписи в России
Усиленные виды ЭП обладают большей надежностью и потому подходят для обмена документами. Они создаются с помощью системы криптографической защиты информации (СКЗИ), которую невозможно взломать. Также после подписания документ невозможно изменить в одностороннем порядке. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) чаще используется в бизнес-процессах, где есть взаимодействие компании с государственными органами, например, для внесения документов в государственные реестры: регистрации прав на недвижимость в Росреестре, регистрации юридических лиц или ИП. Процесс выпуска такого вида подписи строго регламентирован законом. УКЭП можно получить только при очной встрече с представителем аккредитованного Минцифры удостоверяющего центра, кроме того, это более дорогой вид ЭП. Для классического ЭДО в сегменте B2B используется именно усиленная квалифицированная электронная подпись.
Золотой серединой в цифровизации бизнес-процессов является применение усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП), на базе которой работают сервисы B2С. Усиленная неквалифицированная электронная подпись может выпускаться как с сертификатом, так и без него. При выпуске первого вида подписи в процессе идентификации пользователя участвует третья сторона — удостоверяющий центр, а в случае выпуска УНЭП без сертификата идентификацию пользователя производит компания, выпускающая подпись своим клиентам или сотрудникам. Внедрение УНЭП поможет оцифровать большинство рутинных документов любого бизнеса в России, от подписания любых договоров с клиентами до полной дигитализации кадрового документооборота.
Носители электронной подписи
В зависимости от сервиса электронного обмена документами, ЭП может храниться на разных носителях: на токене (флешке), в мобильном телефоне или в облачном хранилище.
Токен нужно всегда носить с собой, а также иметь специальное ПО на компьютере, которое сможет подписывать документы. Такой способ больше подходит для ЭДО в сегменте B2B и не всегда удобен для подписания документов с физлицами.
Если подпись хранится в мобильном телефоне, то мобильное приложение может выступать неизвлекаемым носителем электронной подписи. Телефон всегда под рукой и защищен паролем, а приложение — ПИН-кодом.
Подписание документов в веб-браузере — наиболее быстрый путь, подойдет для бизнеса, которому важна каждая секунда во взаимодействии со своими клиентами или сотрудниками. Оставить подпись можно также надежно и всего в один клик.
Важно, чтобы при выборе носителя компания опиралась на формат электронного подписания документов, который будет удобен в бизнес-процессах.
Проблемы при внедрении ЭП
Нехватка информации в сфере ЭП. Некоторые компании не знают, что электронную подпись можно внедрить в свои бизнес-процессы. Цифровизация документооборота поможет компании оптимизировать расходы, ускорить процессы, сохраняя ценные человеко-часы, а также позаботиться о своих клиентах и предоставить им высокий уровень сервиса.
Неправильный выбор сервиса. При выборе вида электронной подписи надо всегда брать в расчет быстроту и удобство пользовательского пути в долгосрочной перспективе, а также оценивать надежность выбранного решения.
Например, желание оцифровать рутинный документооборот с клиентами усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) приводило к тому, что физлица не хотели усложнять себе жизнь: идти получать ЭП в удостоверяющий центр, проходить очную идентификацию, покупать носитель. Даже с учетом того, что расходы по приобретению ЭП брал на себя бизнес. Такой процесс не всегда удобен, поэтому клиенты зачастую выбирали бумажный документооборот.
Также может быть и другая ситуация, когда бизнес внедрил себе ПЭП, а в процессе документооборота выяснилось, что для некоторых документов, которые компания подписывает с клиентами, сотрудниками или подрядчиками необходимо использовать усиленные виды ЭП.
Настороженное отношение к новым технологиям. Некоторых людей пугает такое относительно новое явление, как электронная подпись. Они предпочитают делать все «по старинке» на бумаге, не желая уделить время и разобраться в сервисе.
Электронную подпись не стоит бояться, так как она защищает документ надежнее, чем рукописная. При подписании документа усиленной электронной подписью он будет защищен криптографией, которую нельзя взломать. Никто не сможет подделать вашу подпись, так как она будет представлять собой уникальный код и храниться на неизвлекаемом носителе. Изменить договор в одностороннем порядке тоже не получится, так как математическая связь между подписью и документом разорвется, и подпись на документе станет недействительной. Рукописную подпись, в свою очередь, можно подделать простой шариковой ручкой, а почерковедческие экспертизы не всегда бывают точны.
Нарушение правил безопасности. При работе с цифровыми ресурсами важно соблюдать технику безопасности. Среди ключевых правил стоит отметить, что нельзя передавать свою электронную подпись третьим лицам. Например, генеральный директор не может передавать свою электронную подпись бухгалтеру для сдачи налоговой отчетности — в таких случаях надо оформлять машиночитаемую доверенность (МЧД). Также важно использовать только надежные сервисы ЭП, хранить свои документы в защищенном месте, тщательно анализировать источник, который запрашивает ваши данные, использовать разные пароли для учетных записей и двухфакторную аутентификацию.
Усиленная электронная подпись — надежное решение, которое не подлежит взлому. 99% мошеннических схем с электронной подписью — это банальный обман пользователей, которые плохо знакомы с правилами безопасности или не соблюдают их вовсе.
При работе с электронной подписью компании нужно погрузиться в тему, изучить различия, сходства и правила использования разных видов подписи, а также соблюдать технику безопасности. При грамотном подходе к вопросу внедрения электронной подписи бизнес может предложить своим клиентам безопасные, удобные и быстрые способы электронного подписания документов и быть уверен, что внедрение новых цифровых продуктов не снизит количество продаж, а наоборот — увеличит их. При внедрении цифровых сервисов появляется прозрачность, а там, где есть прозрачность, повышается доверие и лояльность клиентов к бизнесу.
Как правильно внедрять сервисы электронного обмена документами: пошаговый алгоритм
1. Оценить экономическую эффективность. Сколько средств компании тратят каждый месяц на бумажный документооборот, включая расходы на бумагу и краску для принтера, почтовые отправления, курьеров и ведение архива? Если сравнить стоимость бумажного документооборота с электронным, выяснится, что сервисы ЭП окупаются за одно подписание договора с контрагентом, а таких договоров может быть бесконечное множество — и каждый отправляется в электронном формате, а не курьером или по почте.
Когда объемы выпуска электронных подписей бизнесом для своих клиентов или сотрудников превышает 1 тыс., компании стоит задуматься о выборе сервиса, который предлагает интеграцию в корпоративные системы (если такие имеются). Например, вы и контрагенты будете обмениваться документами в приложении вашей компании, куда бесшовно встроен сторонний сервис. Так получится автоматизировать процессы, сделать применение ЭП более удобным.
2. Выбрать вид ЭП и носитель подписи. Компании необходимо понять, какой вид подписи и носитель ему подходит. Если в процессе присутствует государственная регистрация сделки, то там подходит только УКЭП, если нет, то нужно выбирать УНЭП — подпись для цифровизации рутинного документооборота бизнеса с физлицами.
3. Постепенно тестировать и внедрять. После решения о внедрении не стоит сразу масштабировать электронную подпись на все бизнес-процессы. Необходимо начать с пробного периода. Оцифруйте часть процесса на небольшую аудиторию и применяйте готовые интерфейсы, которые предоставляют игроки рынка без проведения глубокой интеграции.
Используя уже готовые решения, стоит в первую очередь оценить, как данный вид подписи ложится на бизнес-процессы с точки зрения удобства использования. После тестирования различных сервисов необходимо принимать решение, исходя из результатов пилота, и в случае успешного запуска разворачивать его на более широкую аудиторию. Решения, которые сейчас предложены на рынке, позволяют использовать и внедрять ЭП как с интеграцией, так и без нее.
Заключение
За 30 лет своего существования электронная подпись смогла выйти за рамки исключительно B2B-сегмента и распространиться на рынок B2C. Малый, средний и крупный бизнес сегодня оцифровывают с помощью сервисов электронной подписи взаимодействие со своими клиентами, сотрудниками и контрагентами. На электронный документооборот переходит все больше компаний, осознавая удобство и надежность ресурса. Тенденция цифровизации договорных отношений наблюдается не только в сегменте B2B и B2C, физлица для обмена документами друг с другом уже сейчас предпочитают использовать не рукописную, а электронную подпись. ЭП — это наиболее надежный и прозрачный вид закрепления договорных отношений. В случае принятия решения о внедрении ЭП компании необходимо изучить как законодательную базу, так и техническую, или выбрать сервис, который окажет полный спектр услуг, в том числе экспертную консультацию.
