Стандарты клиентоцентричности требуют от государственных учреждений «применения современных технологий построения процессов внутриведомственного и межведомственного взаимодействия». У госзаказчиков появляется потребность оснащения переговорных комнат и конференц-залов современными ВКС-решениями, которые играют важную роль в коммуникационных процессах. Современные решения способны обеспечить необходимую функциональность и надежность, соответствующие высоким требованиям. Главное при формировании запроса на модернизацию учесть некоторые особенности.

Но, поскольку у разных ведомств разные функции и разные особенности организации внутренних процессов, требования к развертыванию ВКС-решения также разнятся. Например, для силовых структур и служб быстрого реагирования важна стабильность связи и возможность синхронной работы сразу многих пользователей, поскольку специфика их деятельности предполагает быстрое принятие коллективных решений. А образовательным и научным учреждениям более важна визуальная составляющая для демонстрации презентаций и прочих научно-информационных материалов.

Рассмотрим более подробно ключевые аспекты, влияющие на конфигурацию ВКС-решения в государственном учреждении.

Особенности архитектуры здания

Довольно часто государственные учреждения размещаются в исторических зданиях, особенно это актуально для регионов, где большинство ведомств располагается в домах, построенных в дореволюционные времена, в начале прошлого века и раннее.

Но главной особенностью таких зданий является то, что они были построены в другую эпоху развития технологий и при постройке решались иные проблемы. Так, для обеспечения комфортной температуры внутри зданию были необходимы толстые стены. Сейчас этот фактор зачастую мешает монтажу кабельных трасс или распространению сигнала при использовании беспроводных систем связи.

Также эти здания зачастую обладают сложной, нетипичной архитектурой, со сводчатыми стенами или потолками, и потому им свойственна соответствующая специфика распространения звука, с эффектами переотражения и реверберации.

Поэтому требуется, исходя из условий, подобрать клиенту оптимальные решения, например, такие как узконаправленные микрофонные системы, или, при отсутствии возможности прокладки кабельных трасс, использовать беспроводные системы.

Раннее другими были и подходы к организации акустики. Даже если специфика формы помещения была предназначена для улучшения звука, под современный переговорный процесс старинные помещения не всегда подходят. Дело в том, что тогда не было соответствующего оборудования для усиления звука и к помещению предъявлялись прямо противоположные требования: архитектура помещений должна была способствовать лучшей слышимости, например, во время выступлений оратора или во время торжественных мероприятий.

В оснащаемом микрофонными массивами помещении, наоборот, важно избежать эффектов переотражения, что предъявляет повышенные требования как к акустической отделке помещения, так и к выбору средств звукоусиления.

Поэтому при разработке ВКС-решения надо подбирать оборудование таким образом, чтобы оно устраняло шумы, обратную связь и эффект эха, обеспечивая высокий уровень качества связи с удаленным абонентом.

Территориальная распределенность

Еще одна особенность, присущая государственным заказчикам — наличие многих, территориально распределенных административно-функциональных единиц и необходимость объединения их в единое коммуникационное пространство. Практически любое ведомство, особенно федеральное, располагает больше, чем одним офисом, а чаще — множеством офисов, подразделений, филиалов. А потому для решения рабочих вопросов возникает необходимость дистанционных коммуникаций между различными подразделениями, реализуемых посредством ВКС-систем. Поэтому возникает задача обеспечить максимальную совместимость между отдельными элементами. Обычно такая проблема решается путем выбора моновендорного решения, то есть того, в котором используется оборудование от одного вендора. Но такой подход не всегда возможен сразу, поскольку модернизация всей инфраструктуры в крупных организациях как правило происходит поэтапно, и на других объектах уже могут быть установлены ВКС-системы других производителей. В таком случае задача решается путем предварительного тестирования оборудования на совместимость. Некоторые компании могут предложить тестирование по индивидуальному сценарию на территории заказчика, что является хорошим преимуществом, так как позволяет добиться максимально точного результата, и заказчик предварительно видит, как работает система до момента её внедрения.

Большой объем документации

Несмотря на активную миграцию документов в электронный вид, эпоха бумажного документооборота до сих пор не прошла. Государственные структуры относятся к тем организациям, где объем работы с бумажными документами до сих пор значителен, и их представителям нередко приходится использовать бумажные документы во время совещательных процессов, при этом дублируя информацию в электронном виде. Таким образом, на рабочих столах появляются не только стопки документов, но и ноутбуки, и прочие гаджеты.

Появляются задачи, которые нужно решить при внедрении конференц-системы. Во-первых, уже на стадии проектирования необходимо подобрать такие решения, которые позволяли бы предусмотреть больше места на рабочих столах для работы с документами. Эту задачу можно решить, разместив микрофоны не на столах, а на потолке. Современные модели микрофонов позволяют получать премиальное качество звука даже в отдалении от спикера, не мешая работе с бумажными документами.

Приоритет отечественных разработок

Действующее законодательство предписывает государственным организациям приоритетное использование отечественных решений. Особенно жесткое требование предъявляется к программному обеспечению.

Согласно Указу № 166 Президента Российской Федерации от 30 марта 2022 г. «О мерах по обеспечению технологической независимости и безопасности критической информационной инфраструктуры Российской Федерации», с 1 января 2025 года органам государственной власти запрещается использовать иностранное программное обеспечение на принадлежащих им значимых объектах критической информационной инфраструктуры.

Эта проблема уже решена на уровне рынка: благодаря успешной работе отечественных ИТ-компаний российское ПО уже вплотную приблизилось к стандартам иностранных производителей, вследствие чего требование Указа выполнимо. Многие российские программные продукты уже внесены в «Единый реестр отечественного ПО» и пользуются большим спросом у многих заказчиков-госструктур.

С оконечными устройствами ситуация несколько сложнее, и ассортимент предлагаемых рынком российских продуктов пока весьма ограничен. В основном это касается терминалов ВКС, LCD-дисплеев, камер, микрофонов и устройств All-in-One.

Впрочем при отсутствии российского аналога можно использовать технику производителей из «дружественных» стран.

Мобильность и управляемость

Современные технологии способны сильно облегчить процесс проведения ВКС-конференций, теперь для организации сеанса связи не придётся звать специалиста.

Для упрощения ведения конференции можно использовать интерактивную панель с интуитивно понятным графическим интерфейсом, с которой легко администрировать такие процессы, как звонки, вызовы, демонстрация контента, а также управлять всем оборудованием комплекса.

Главным критерием при использовании такого решения является простота и понятность интерфейса без потери его функциональности.

Также с помощью современных российских программных продуктов имеется возможность интеграции ВКС-системы с системой автоматического бронирования переговорных. Это можно реализовать как из почтового клиента, так и с внутреннего портала организации.

На этапе проектирования решения необходимо обратить внимание на совместимость аппаратных средств с российским ПО. Это легко подтвердить наличием соответствующих сертификатов. Добросовестные компании-интеграторы с хорошей экспертизой могут легко подтвердить свой опыт и широкий спектр предоставляемых услуг, имея соответствующую сертификацию по предлагаемым продуктам и решениям, а также сертификацию специалистов и инженерного состава.

Повышенная нагрузка

Работа ведомств имеет более строгий регламент, нежели у коммерческих структур. Как правило, это означает регулярное проведение ВКС-сеансов в соответствие с графиком организации, с присутствием строго определённых должностных лиц. К этому добавляются регулярные внеплановые заседания по оперативным рабочим вопросам. Все это ложится дополнительной нагрузкой — такой, как увеличение непрерывного времени работы оборудования, безотказность компонентов, тем самым возлагая повышенные требования к надежности систем ВКС.

Таким образом, необходимо выбирать надежных производителей мультимедийных устройств, которые могут прослужить многие годы, не теряя отказоустойчивость. Стоит обратить внимание и на сервисную поддержку, которую будет предоставлять выбранный подрядчик. Оперативность решения технических вопросов очень важна, особенно если в ведомстве есть критические процессы, которые зависят от переговоров.

Выводы

Государственные структуры как заказчики ВКС-решений имеют много схожих потребностей с крупным корпоративным сегментом: стоит учитывать многие схожие факторы, такие как территориальная распределенность организации, повышенная переговорная активность, ориентировка на многопользовательский режим.

Но есть и отличия, во многом обусловленные законодательством, такие как необходимость приобретать технику из Реестра, акцент на российских и дружественных производителей.

Кроме того, государственным структурам необходимы оперативный сервис и высококвалифицированная помощь на постоянной основе.

Отсюда вытекают требования к подрядчику, который будет реализовывать внедрение ВКС-систем в организации — широкий портфель производителей из дружественных стран и реестровой техники и ПО, штат высококвалифицированных инженеров, официальная сервисная поддержка.