Управление проектами - выбор, внедрение и использование ПО в России
(Продолжение. Начало см. PC Week/RE, № 34/96, с. 48)
С ростом сложности проектов и среды управления повышаются требования к мощности и гибкости ПО управления проектами. Одна из основных причин усложнения задач управления связана с необходимостью детально планировать и контролировать использование ресурсов на всех этапах проекта. Средства автоматического перепланирования задач с учетом ограничений на ресурсы приобретают особую важность для крупных проектов, когда менеджер не в состоянии самостоятельно проанализировать причины нехватки ресурсов и найти решение для каждой конкретной работы.
Остановлюсь на нескольких более дорогостоящих программах, предлагающих более мощные, по сравнению с системами, описанными в предыдущей публикации, средства планирования работ при ограниченных ресурсах.
Primavera (фирма Primavera Systems)
Основной программный продукт семейства Primavera - Primavera Project Planner (P3) - хорошо известен среди профессиональных менеджеров проектов во всем мире. P3 (цена для американского рынка - $4000) применяется для управления средними и крупными проектами в самых различных областях, хотя наибольшее распространение данный продукт получил в сфере управления строительными и инженерными проектами.
Primavera Project Planner предоставляет достаточно стандартный для всех подобных систем графический интерфейс, но у него есть несколько дополнительных возможностей. Прежде всего, это возможность группировки и упорядочивания работ по различным признакам на разных уровнях детализации проекта, что позволяет представить информацию в более удобном виде для конкретной управленческой ситуации. Например, используя данные средства, всю информацию по проекту можно сгруппировать по фазе проекта на первом уровне иерархии, по ответственному ресурсу на втором и отсортировать по дате начала работ на третьем. Для каждой группы могут быть заданы собственные шрифт и цвет (текста и фона), постраничное разбиение.
Другая полезная особенность - это возможность разбиения экрана по горизонтали на две независимые области. Это позволяет одновременно просматривать разные части проекта.
Кроме того, P3 имеет определенные отличия от других пакетов в средствах ресурсного планирования. При описании ресурса можно указать нормальное и максимальное количество данного ресурса, а также его цену по шести временным интервалам. Ресурс можно пометить как "управляющий" (объем назначения "управляющего" ресурса на задачу будет влиять на длительность ее выполнения). Например, определив, что рабочие - это "управляющий" ресурс, а бригадир - нет, можно сократить сроки выполнения задачи "прокладка траншеи" за счет назначения большего количества рабочих. Увеличение же числа бригадиров не повлияет на длительность работы.
При планировании загрузки ресурсов может возникнуть необходимость в описании нелинейного профиля потребления ресурса отдельной задачей. P3 предлагает девять стандартных кривых и возможность определить собственный профиль потребления, разбив временную фазу задачи на 10 периодов.
P3. Распределение ресурсов по работам проекта
Чтобы увидеть картинку в натуральном размере дважды щелкните мышкой по этой строке.
Кроме того, P3 позволяет выбрать режим перерасчета расписания. Среди режимов перерасчета можно выделить выравнивание вперед (определение возможной даты окончания проекта при заданной начальной дате), выравнивание назад (определение самой поздней допустимой даты начала проекта), сглаживание перегрузок ресурсов в рамках временных резервов работ или в рамках заданного интервала.
К недостаткам средств ресурсного планирования можно отнести ограничение на число календарей. Кроме главного календаря проекта P3 позволяет описать лишь 30 дополнительных календарей, в то время как возможность задания индивидуальных графиков работы для каждого ресурса уже стала нормой в современных пакетах УП. Другое ограничение связано с количеством ресурсов (не более 120), контролируемых при выравнивании профиля загрузки ограниченных ресурсов.
Средства поддержки многопроектной среды управления в P3 включают возможность определения иерархии и права доступа к мастер-проекту и подпроектам. Менеджер-координатор проекта имеет право редактировать мастер-проект и все подпроекты. Менеджер подпроекта имеет право добавлять ресурсы в словарь ресурсов, но не удалять их и не изменять их цены. Если разрешение ресурсных конфликтов в рамках подпроекта требует данных другого подпроекта, менеджер может это сделать только при наделении его дополнительными полномочиями со стороны менеджера-координатора проекта. Однако ресурсное планирование по проекту в целом может осуществлять только менеджер-координатор. Только он может определить связи между подпроектами. По сравнению со многими другими программными продуктами, которые также дают возможность многопроектного управления, отличительной особенностью P3 является подробное описание принципов многопроектного управления в документации, где они рассматриваются с двух точек зрения: менеджера-координатора проекта и менеджера подпроекта (хотя считается, что тема мультипроектного управления требует дополнительного учебника).
Кроме P3 компанией Primavera Systems поставляется облегченная система для УП - SureTrak ($700). Этот программный продукт ориентирован на небольшие проекты, подпроекты, работу конкретных исполнителей с фрагментами проектов. SureTrak имеет те же средства, что и P3 в плане организации проекта по кодам и фильтрации информации, установки ограничений и расчета расписания, но в то же время существует ряд ограничений и дополнительных возможностей.
Из ограничений следует отметить отсутствие средств многопроектного управления и фрагментации проектов, меньшую размерность проектов, более скромные средства создания отчетов. Однако в SureTrak появились календари ресурсов и, как следствие, возможность расчета длительностей работ с учетом согласования календарей исполнителей (ожидается, что календари ресурсов появятся и в следующей версии P3). Кроме того, у ресурсов появилась дополнительная категория - доход. SureTrak отличается от всех остальных продуктов Primavera тем, что он полностью русифицирован и поставляется вместе с руководством для пользователя на русском языке.
Sure Trak. План затрат проекта
SureTrak осуществляет импорт-экспорт файлов в форматах P3 и MS Project. Таким образом, работая совместно, P3 и SureTrak предлагают масштабируемый подход к управлению проектами различного размера и сложности.
Кроме вышеназванных продуктов из семейства Primavera интерес может представлять система анализа рисков проекта Monte Carlo for Primavera. Официальным представителем Primavera Systems на российском рынке является компания "Консалтинг ПРИМ".
Artemis Views (Artemis International)
Другая известная в мире управления проектами торговая марка - Artemis. Традиционно ПО семейства Artemis (Artemis 2000, Artemis 9000, Prestige) использовалось для управления крупными инженерными проектами. На сегодняшний день корпорация Artemis International распространяет под этой торговой маркой серию программ под общим названием ArtemisViews. В России поддержку ПО семейства Artemis осуществляет корпорация LVS.
Семейство ArtemisViews состоит из набора модулей, автоматизирующих различные аспекты управления проектами: ProjectView, ResourceView, TrackView, CostView. Все модули совместимы по данным, работают в архитектуре клиент - сервер, поддерживают стандарт ODBC и легко интегрируются с популярными СУБД Oracle, SQLBase, SQLServer, Sybase. Каждый модуль может работать как независимо, так и в комбинации с другим ПО. Цена на это традиционно недешевое ПО рассчитывается исходя из заказываемой конфигурации.
ProjectView (от $16000 на одного пользователя) реализует мультипроектную, многопользовательскую систему планирования и контроля проектов в организации. Это ПО разделяет проектные данные (календари, кодификаторы, списки ресурсов) между пользователями или пользовательскими группами, обеспечивает средства безопасности при одновременной работе пользователей с проектом. Система позволяет получать значительное количество различных отчетов с помощью собственных средств или с использованием специализированного ПО (например, Quest).
ResourceView ($6000 за рабочее место) - специализированная система для планирования и контроля использования ресурсов как в проектной или матричной среде управления, так и для текущих работ. В системе реализованы средства поддержки согласования руководителями распределения ресурсов между работами. Графическая панель управления ресурсами позволяет менеджерам планировать, контролировать и оптимизировать их загрузку за счет перераспределения очереди работ в соответствии с наличием ресурсов.
TrackView (от $1500 за рабочее место) предоставляет средства ведения фактической информации по выполненным объемам работ, контроля за состоянием и стоимостью текущих работ (проектных и внепроектных). Система интегрирует данные для различных уровней управления в организации от рядовых исполнителей, ведущих информацию по своим задачам, до высшего руководства, которое может получить укрупненные данные по фактическим затратам и объемам работ.
CostView ($12000) обеспечивает поддержку центрального репозитория для информации по всем затратам и доходам проектов. Пакет позволяет анализировать экономическую эффективность контрактов, строить таблицы денежных потоков, предсказывать затраты и рассчитывать показатели внутренней нормы рентабельности проектов.
Безусловно, ArtemisViews позволяет создать мощное интегрированное решение, однако затраты, связанные с приобретением и внедрением данного ПО, существенно ограничивают круг потенциальных пользователей.
Следует упомянуть также распространяемую под торговой маркой Artemis систему УП Schedule Publisher (Advanced Management Solutions, $2595), разработанную на базе графического пакета. Отличительной особенностью системы являются дополнительные возможности создания проекта в графическом режиме. Например, формирование диаграммы Гантта вручную позволяет создавать более компактное представление проекта на экране. Система имеет русскоязычный интерфейс экранов. Однако по гибкости алгоритмов планирования и управления ресурсами и затратами пакет уступает не только системам семейства ArtemisViews, но и некоторыми более дешевым пакетам.
Spider Project
Обзор систем УП, доступных на российском рынке, был бы неполон без упоминания российской разработки - Spider Project ($948). По информации, полученной от специалистов, разрабатывающих и поддерживающих пакет (Spider Technologies Group), система была инсталлирована для управления несколькими десятками крупных проектов.
Данный пакет имеет несколько отличительных особенностей, позволяющих ему успешно конкурировать с западными системами.
Прежде всего, это мощные алгоритмы планирования использования ограниченных ресурсов. Тестирование известных пакетов УП (Artemis Views не тестировался) показало преимущество алгоритмов Spider Project по качеству составляемых планов выполнения работ при ограниченности имеющихся ресурсов. Для 32 из 100 проектов, участвовавших в тестировании, Spider Project составил более короткие расписания работ, а для остальных 68 его расписания не уступали лучшим из составленных западными пакетами.
В пакете реализована возможность использования при составлении расписания работ взаимозаменяемых ресурсов (пулы ресурсов), которая также позволяет получить более короткие расписания. Ресурсные пулы избавляют менеджера от необходимости жестко назначать исполнителей на работы проекта. Ему достаточно указать общее количество необходимых для производства работ ресурсов и из каких ресурсов это количество выбирать. Это позволяет сократить непроизводительные простои ресурсов и облегчить работу проектного менеджера, избавляя его от необходимости производить утомительные на больших проектах оценки "что, если".
Spider Project. Создание расписания в графическом режиме
Еще одной особенностью пакета является возможность использовать нормативно-справочную информацию о производительности ресурсов на тех или иных видах работ, расходе материалов, стоимости работ и ресурсов. Spider Project позволяет неограниченно наращивать число учитываемых в проектах показателей, создавать и использовать в расчетах любые дополнительные табличные документы и базы данных, вводить любые формулы расчета. Возможность настройки системы позволяет получать не только расписание работ, графики загрузки ресурсов и стоимостные характеристики проекта, но и технологические характеристики составленных расписаний. Так, в горно-добывающей промышленности пользователи Spider Project получили возможность не только планировать порядок выемки объемов руды, но и учитывать объемы отдельных компонентов, содержащихся в руде.
Превосходя многие западные пакеты по мощности и гибкости отдельных функций, Spider Project, в целом, уступает в области программной реализации (использование стандартов обмена данными, пользовательский интерфейс и т. д.). Пока еще не завершен полный перевод системы в среду Windows. Пакет имеет Windows-надстройку, ввод и отображение данных в диаграммах Гантта и PERT, однако программы расчета по-прежнему функционируют в DOS. Для создания пользовательских табличных отчетов по проекту необходимо использовать программу электронных таблиц Autoplan (DOS-версия), которая входит в поставку Spider Project.
Внедрение систем УП
И наконец, хотелось бы сказать несколько слов о задачах внедрения систем управления проектами в организациях. Трудности освоения подобных систем могут быть связаны с необходимостью внедрения и использования определенных управленческих технологий и невозможностью интуитивного изучения функции ПО УП (как, например, текстовых редакторов). Таким образом, выбор и покупка подходящего ПО еще не дает гарантии, что оно будет эффективно применено. По мере распространения систем для управления проектами в России все чаще стали встречаться компании, которые уже пытались внедрять системы УП (как правило, с ограниченным успехом). Некоторые организации испробовали несколько различных пакетов и не нашли среди них "подходящего".
Интересно, что среди причин неудачи попыток использования того или иного пакета подозрительно часто называются отсутствие или неподходящая реализация какой-либо функции в системе. Однако несколько простых вопросов о критериях, использованных для выбора пакета, и просьба показать план задач по внедрению системы в организации выявляют другие причины неудачи. Руководители хотели найти программу, которая сама бы внедрилась и заработала в их организации. Практически во всех случаях какого-либо плана по внедрению системы просто не существовало.
Здесь уместно вспомнить классическую историю о сапожнике без сапог. Покупая систему для планирования и управления проектами, руководители забывают, что внедрение системы, которая подразумевает некоторое (иногда значительное) изменение процессов управления в организации, требует системного подхода, включающего планирование комплекса работ и контроль за их осуществлением. Иными словами, начать освоение системы управления проектами в организации лучше всего с разработки плана работ по внедрению системы.
Этот план не должен ограничиваться лишь установкой программного обеспечения и обучением пользователей. Проекты по установке новых систем автоматизации управленческой деятельности традиционно охватывают гораздо более широкий спектр задач от дополнительной формализации процедур сбора и хранения управленческой информации до осуществления изменений в организационной структуре управления и перераспределения обязанностей. В общем, проекты по внедрению подобных систем можно отнести к классу организационных проектов - проектов, в той или иной степени ведущих к развитию структуры организации. Состав и содержание задач, решаемых в рамках подобного проекта, могут составить тему отдельного разговора. Здесь же мне хотелось бы остановиться лишь на некоторых общих моментах планирования подобных проектов.
Можно сформулировать несколько наиболее часто встречающихся ошибок планирования внедрения систем УП:
- цели проекта и ожидаемые результаты не определены заранее или определены не в полном объеме;
- в эксплуатацию вводятся все функции пакета управления проектами одновременно;
- сразу вся организация переводится на использование системы управления проектами.
Все это может привести к значительному усложнению проекта и делает проблематичным стабилизацию работы системы в целом. Жесткие временные ограничения, нетерпеливость или непоследовательность руководства могут не позволить реализовать цели проекта в полном объеме.
Некоторые общие рекомендации по внедрению программного обеспечения для управления проектами заключаются в следующем.
Решите, чего вы хотите от внедрения новой системы. Обсудите ожидаемые от внедрения системы результаты со всеми, кого это может касаться на разных уровнях управления в организации (как с непосредственными пользователями системы, так и с пользователями/поставщиками информации для системы).
Спланируйте последовательное внедрение функций планирования и управления от простого к сложному. Рекомендуется начать с планирования и контроля временных параметров, затем освоить функции ресурсного планирования и только после этого переходить к стоимостному планированию и контролю. К интеграции системы управления проектами с другими системами лучше переходить после того, как процедуры использования основных ее функций освоены.
Спланируйте внедрение системы по отделам. Начать лучше с небольшого отдела, обладающего достаточно квалифицированными сотрудниками. Получив первую группу пользователей, освоивших систему, можно переходить к распространению данной технологии на остальные отделы в организации.
Конечно, здесь приведены лишь некоторые советы по внедрению программного обеспечения для управления проектами. Масштабы использования подобных систем в различных организациях могут существенно варьироваться. Однако даже в относительно простых ситуациях план внедрения системы может сыграть решающую роль для ее ввода в реальную эксплуатацию. Наиболее важная роль проектного подхода к освоению системы в том, что он позволяет вовлечь потенциальных пользователей системы в единую команду проекта и таким образом заручиться их поддержкой. Именно это дает шанс на успех внедрения системы в организации.
Алексей Полковников
