ПРИВЛЕЧЕНИЕ СОИСПОЛНИТЕЛЕЙ
Вопрос не в том, управлять активами или нет, а в том, управлять ли ими собственными силами или привлекать помощь извне. Вот некоторые рекомендации по этому поводу
Управлять имуществом корпорации - достаточно сложное занятие, а если речь идет о компании с доходами в 14 млрд. долл. да к тому же имеющей отделения, разбросанные по всему миру, то это вообще может оказаться делом неподъемным. Так оно и было в фирме AlliedSignal Aerospace (Торренс, шт. Калифорния). Разочаровавшись в уровне возможностей современных средств управления имуществом, компания решила "умыть руки" и передать всю службу поддержки ПК соисполнителю - корпорации IBM Integrated Systems Solutions (ISSC).
AlliedSignal "нащупывала брод", выбрав для пробы соисполнителей в управлении имуществом в двух отделениях, расположенных в Торренсе и Финиксе. "Нам нужна была помощь в том, чтобы встать на путь совершенствования как можно скорее, - рассказывает Пол Хедеман, вице-президент и менеджер по информатизации AlliedSignal. - В перспективе это сулило экономию средств и уменьшение усилий, затрачиваемых на управление имуществом, и нам хотелось удостовериться в этом на практике".
Компании, которые, как и AlliedSignal, пришли к осознанию значимости управления имуществом, понимают, что им может потребоваться помощь извне. Почему? Потому что за постоянно изменяющимися системами и растущей потребностью в сокращении эксплуатационных расходов трудно угнаться. Кроме того, необходимы значительные средства на управление настольными ПК. Это расходы на аппаратуру, ПО, сопровождение и административные службы. По оценке Gartner Group и других исследователей рынка, сумма этих затрат составит по крайней мере $8000 в год. Недостаточно просто знать, какое оборудование и в каком количестве есть у вас. Управление имуществом в рамках предприятия означает учет ИТ-имущества в течение всего его жизненного цикла. Это как раз тот процесс, заниматься которым многие компании не имеют ни возможностей, ни желания.
Внутри или снаружи?
Возникает вопрос, какие аспекты управления имуществом выполнять внутри фирмы, а какие передать соисполнителю. По мнению экспертов, его решение зависит от потребностей и кадровых ресурсов компании. "Относительно несложно нанять кого-нибудь для выполнения определенных услуг, например поддержки центра данных", - отмечает Джо Пуччарелли, руководитель исследований в фирме Gartner Group (Стэмфорд, шт. Коннектикут). А вот разработку ПО компании, по его утверждению, стремятся делать собственными силами.
Шерри Ирвин, основательница и председатель организации Canadian Software Asset Management Users Group, рекомендует передавать соисполнителям такие аспекты управления имуществом, как инвентаризация и распространение ПО. Вопрос же о том, что именно, сколько, почем и на каких условиях будет иметь компания, чаще всего, по ее мнению, решается внутри фирмы.
"Эта информация носит частный характер и может иметь для организации стратегическое значение, - считает Ирвин, которая одновременно является вице-президентом и генеральным менеджером консультационной фирмы Technology Asset Management (Онтарио). - Большинство компаний неохотно идут на раскрытие этой информации соисполнителям".
Существует также понятие "привлечение соисполнителя на задание" ("outtasking"), когда привлекается внешняя помощь для содействия в решении вопросов, имеющих определенное отношение к управлению имуществом, например для заключения контрактов с поставщиками, работу с которыми компании не всегда желают передать соисполнителю, но им может потребоваться помощь в ведении переговоров.
Сборная солянка
Как рассказывает Хедеман, в AlliedSignal существовала идея передать соисполнителю управление имуществом вместе со всеми функциями поддержки ИТ, освободив группу ИТ для концентрации ее деятельности на таких функциях, как стратегическое планирование, разработка и сопровождение систем и работа с деловыми партнерами в целях эффективного использования технологии.
"Компьютерная среда стала значительно сложнее, чем два года назад, из-за гораздо большего числа приложений и интенсивного использования электронной почты и Internet, - утверждает Хедеман. - Так что сложность того, что мы доверили сопровождать ISSC, возросла. Это похоже на движущуюся мишень".
Действительно, у ISSC забот полон рот. По условиям соглашения она занимается справочной системой, распространением офисного ПО, восстановлением систем после аварий, резервным копированием, безопасностью, мониторингом приложений, лицензированием ПО, установкой программ, подготовкой и разводкой кабелей в рабочих помещениях, логистикой, заказом и получением имущества и стандартами. За администрирование ЛВС и серверов, инвентаризацию и сопровождение тоже отвечает ISSC.
Контракт с ISSC истекает в августе 1997 г., и AlliedSignal сейчас занимается оценкой эффективности вложений. Основываясь на результатах этой оценки, ей нужно решить, следовать ли прежним курсом, обратиться ли к другой компании, или же привлечь различных поставщиков для выполнения функций поддержки и управления имуществом. AlliedSignal должна также определить, разумно ли возлагать на одно лицо обеспечение поддержки всех офисов, находящихся, например, в Сингапуре или Канзас-Сити.
"Занимаясь распространением имущества, мы стараемся определить, должна ли поддержка выполняться по отношению к каждому ПК, - поясняет Хедеман. - Тут есть компромисс с единообразием реализаций: если вы хотите, чтобы все работали одновременно на одной и той же версии ПО, вы, вероятно, захотите распространять версии с одного центрального узла".
Заполнение пробела
Если AlliedSignal пошла по пути привлечения соисполнителей, то фирма First Security Information Technology (Солт-Лейк-Сити), дочерняя компания корпорации First Security, решила справляться с управлением имуществом собственными силами с помощью набора системных инструментов Class фирмы Comdisco (Роузмонт, шт. Иллинойс). В этой фирме, имеющей более 5300 ПК в 250 с лишним отделениях, расположенных в штатах Юта, Айдахо, Нью-Мексико, Вайоминг, Невада и Орегон, до 1994 г. управление имуществом не проводилось. Следовательно, Эл Пино, исполнительный вице-президент и старший менеджер по ИТ, не мог твердо знать, что где находится, не говоря уже о том, чтобы поспевать за меняющейся технологией.
"Существует множество различных технологических уровней в области разработки ПК, так что у меня были пробелы в знании технологии, и это вызывало затруднения", - говорит Пино.
ПО Class способствовало ликвидации этого пробела. С его помощью First Security ведет учет ПО, аппаратуры и физического местонахождения имущества в течение всего жизненного цикла ПК - от приобретения и возможных последующих перемещений до списания.
Клиент-серверная система Class, работающая под Windows NT, предоставляет First Security возможности электронного обмена данными по трем направлениям, так что отдел закупок может передавать безбумажным способом заказы лизинговой компании через ее местного дистрибьютора. Пино говорит, что фирма планирует учитывать с помощью этого ПО и другое корпоративное имущество, включая мэйнфреймы и коммуникационные линии данных.
"Первоначально мы использовали Class для управления имуществом настольных ПК, поскольку хотели уменьшить капитальные и эксплуатационные расходы, - рассказывает Пино. - Теперь мы хотим создать хранилище данных обо всем технологическом имуществе в First Security".
Пино - на верном пути. Независимо от того, привлекают компании соисполнителей или нет, управление имуществом ИТ в масштабах организации приводит к более эффективному его использованию, не говоря уж об огромной экономии средств. Согласно исследованию, проведенному в 1995 г. Gartner Group, размер этой экономии составляет от $25 до $75 на один ПК.
К другим достоинствам этого метода относятся уменьшение работы с бумагами, благодаря переходу на электронный обмен данными, и сокращение расходов бухгалтерии на проверку и подтверждение счетов. Исследование также показало, что организации, имеющие 1000 или более ПК, могут получить экономию как минимум в $100000 в течение первого года после внедрения эффективной системы управления имуществом в масштабах организации. С такой экономией есть из чего выбирать.
Эстер Шейн
Со штатным автором Эстер Шейн можно связаться по адресу: esther_shein@zd.com.
Решайте сами
Для обеспечения эффективного управления имуществом компаниям необходимо с некоторыми задачами справляться самостоятельно, а для решения других привлекать соисполнителей. Вот рекомендации по структурированию этого процесса.
Что оставить в ведении компании:
- Контракты
- Управление работой с поставщиками
- Портфельное управление. процесс определения того, что вы имеете, в каком количестве, где это расположено, сколько это стоит, каковы условия приобретения и как производится списание
Что передать соисполнителям:
- Установка и модернизация продуктов
- Инвентаризация
- Поддержка пользователей/справочная система
- Общее сопровождение
- Функционирование среды, включая календарное планирование работ и заданий и создание резервных копий
Источник: фирма Technology Asset Management.
