БИЗНЕС-ПРЕЗЕНТАЦИИ
Программы создания слайд-шоу легки в освоении даже для неопытных пользователей. Разработчики потрудились над "прозрачным" интерфейсом, а профессиональные дизайнеры разработали шаблоны, благодаря которым слайд-шоу, сделанное даже новичком, выглядит впечатляюще.
Предлагаемые заготовки слайдов не только помогают оформить будущую презентацию, но и способствуют структуризации ее содержания. Многие презентаторы, начавшие использовать программы демонстрационной графики, утверждают, что стали основательней и четче продумывать свои будущие выступления.
Быстрота и легкость создания компьютерных слайд-шоу, динамические эффекты, а также возможность использования групповых наработок, делают этот способ проведения презентаций наиболее предпочтительным в среде корпоративных пользователей.
Несмотря на очевидную привлекательность компьютерной презентации, приходится вспомнить, что нет, к сожалению, ничего идеального в этом мире и такой тип демонстрации тоже содержит свои "подводные камни", не всегда видимые снаружи.
Вспоминая закон Мэрфи о том, что "все плохое, что может случиться, обязательно случится", будем помнить, что всякая презентация должна быть тщательно спланирована.
Эндрю Гроув, президент корпорации "Интел", утверждает, что планирование деятельности надо начинать с самого последнего, "ограничивающего", этапа. Последуем же мудрому совету.
НАЧНЕМ С КОНЦА
Собираясь подготовить компьютерную презентацию, прежде всего задайте себе вопрос, каким образом ваша презентация будет демонстрироваться аудитории? Проанализировав современное состояние рынка, вы, несомненно, решите, что наиболее удобный и компактный вариант - это демонстрация с помощью ноутбука и компактного ЖК-проектора.
Остановив свой выбор на блокнотном компьютере, вы неожиданно сталкиваетесь с рядом проблем, влияющих в конечном итоге на подготовку презентации.
Как правило, технология создания компьютерных слайд-шоу такова: сначала презентация готовится на настольном компьютере и лишь затем переносится на портативный. Именно здесь и кроется одна из первых неприятностей. В то время как типичный настольный компьютер под Windows поддерживает 32 тыс., 64 тыс. или же 16,7 млн. цветовых оттенков, многие ноутбуки отображают только 256 оттенков. Если ранее подготовленный образ содержал градиентную заливку (плавный переход от более светлого к более темному) и на настольной системе смотрелся великолепно, то вы будете неприятно удивлены, просмотрев его на ноутбуке в 256 цветов.
Если вы планируете использовать в вашей презентации отсканированные фотографии, то, немного поэкспериментировав с полученным изображением, вы непременно захотите, чтобы ваш компьютер и проекционное оборудование могли поддерживать весь спектр цветов. Когда вы найдете портативный компьютер, поддерживающий 16,7 млн. оттенков, а также деньги на его покупку, будьте осторожны: на многих ноутбуках демонстрация true color resolution - процесс чрезвычайно медленный. Это означает, что, сказав одну фразу, вы будете вынуждены долго молчать, ожидая, пока соответствующая картинка появится на экране.
Стоит заранее выбрать, что вы предпочитаете: жертвовать качеством демонстрируемых изображений или ориентироваться на настольный компьютер, который с определенными сложностями придется перевозить на место презентации.
Это замечание относится и к поддерживаемому компьютерами разрешению. Идеальный вариант для демонстрации графики - XGA разрешение (1024x768 пикселов). При таком разрешении можно гарантировать, что изображение будет четким, переходы между цветами - естественными, а мельчайшие детали изображения - видимыми. Однако большинство используемых ноутбуков, а также проекционное оборудование имеют разрешение VGA (640x480 пикселов) или, в лучшем случае, SVGA (800x600 пикселов). Что опять заставляет вас паковать свой настольный компьютер в дорогу.
ПРОФЕССИОНАЛЬНО - ЗНАЧИТ СТИЛЬНО
Если говорить о стиле, то наиболее простой способ - выбрать уже готовый шаблон, предлагаемый программой демонстрационной графики. Благодаря широкому распространению Microsoft Office наиболее часто применяется программа PowerPoint. Вы и представить себе не можете, какое количество одинаковых презентаций видят журналисты изо дня в день! А ведь именно на журналистов и была рассчитана ваша презентация, именно на них вы хотели обрушить мощь мультимедиа-технологии, чтобы произвести наибольший эффект.
Кажется, настало время, когда можно с уверенностью сказать: стиль компьютерной презентации является такой же частью фирменного стиля, как визитки и бланки. Помните, что ваша презентация должна произвести как можно более сильное впечатление и запомниться надолго. Это касается как ее содержания, так и впечатления от презентующей стороны.
Лучший способ профессионально подготовить слайд-шоу - это обратиться к фирмам, профессионально занимающимся разработкой компьютерных презентаций. Тогда вы можете быть уверены, что ваша презентация будет индивидуальна, запоминаема и не похожа на другие.
В любом случае, обратились вы к профессионалам или рассчитываете только на свои собственные силы, в первую очередь позаботьтесь о разработке фирменного шаблона.
Выбирая шаблон из готового набора или разрабатывая свой собственный, проверьте, как цветовая гамма будет выглядеть на выбранном вами проекционном оборудовании. Размер будущего экрана определит размер шрифта, используемого во время презентации. Будьте последовательны, используйте один и тот же размер шрифта от слайда к слайду.
Не вводите больше трех главных цветов и двух простых шрифтов на слайд. Обязательно разместите на слайде свой логотип - это поможет аудитории запомнить название вашей фирмы. Соблюдайте одно правило: логотип должен находиться всегда на одном и том же месте. Скачки логотипа по экрану могут сильно раздражать и разрушить впечатление даже от профессионально сделанной презентации.
Не забудьте на первом слайде поместить название доклада, его автора и время (место) проведения. Неплохо выглядит, если в начале доклада вы перечислите основные пункты, которые хотите затронуть в ходе презентации. Вспомните - именно так поступают дикторы, начиная программу новостей. Этот нехитрый прием подготовит ваших слушателей к восприятию доклада.
Существенный способ сэкономить время (и деньги - в случае обращения к фирме - разработчику презентации) - это заранее написать доклад. Перед написанием доклада просмотрите еще раз заготовки слайдов, пытаясь сформировать его будущую структуру. Подберите иллюстрирующий материал. Написав доклад, разбейте его на крупные блоки, а потом - на отдельные слайды. Я, например, весь текст доклада из WinWord переношу в заметки (handouts) PowerPoint, затем вношу названия блоков и отдельных слайдов в поле слайдов и только после этого отдаю в отдел разработки компьютерных презентаций. Теперь настает очередь дизайнера и аниматора.
Можно, конечно, постараться самим разместить текст, графику и ввести эффекты, не обращаясь к услугам профессионалов. Что касается текста и графики, то вы рискуете нарушить правила композиции и цветовой гаммы. При использовании эффектов существуют свои плюсы и минусы.
От однообразия эффектов слушатели устают гораздо больше, чем от их отсутствия. Текст и иллюстрации на слайде выступают как единый графический образ, требующий применения специфических эффектов, зависящих от структуры образа.
Некоторые переходные эффекты слишком медленны для данного слайда, другие - слишком поспешны.
Вне зависимости от того, кто разработал последовательность переходных эффектов, обязательно накануне еще раз прочитайте свой доклад, одновременно "прокручивая" компьютерную презентацию.
Если во время доклада вы будете вынуждены стоять далеко от компьютера, отрепетируйте свой доклад с ассистентом либо возьмите проектор с функцией беспроводной компьютерной мыши. Будьте внимательны, чтобы между вами и проекционным оборудованием не стояло ничего лишнего. Лучше не пожалеть времени и переставить оборудование на сцене, чем потом попадать в неловкие ситуации.
В соответствии с хорошо разработанной техникой презентации располагайте на слайдах только тезисы, не используйте никаких лишних слов. Максимальное количество тезисов - пять или шесть для одного слайда, одна главная идея для образа, используемого на слайде. Эти правила годятся как для 35 мм слайдов и для прозрачных пленок, так и для компьютерного слайд-шоу.
Не забудьте распечатать слайды - это поможет аудитории сохранить впечатление от вашей презентации на более длительный срок. Рядом с распечатанными слайдами оставьте место для комментариев, чтобы слушатели не записывали свои замечания где попало, с трудом пытаясь понять, к какой части доклада относятся их заметки.
КАК, ПОТРАТИВ 10, ВЫГЛЯДЕТЬ НА 100
Если вы не можете позволить себе заказать целиком презентацию или купить проектор, помните, что всегда существуют промежуточные недорогие альтернативы.
Проектор можно взять в аренду - ее стоимость невелика и доступна даже частным лицам. Достоинство аренды состоит в том, что вы можете подобрать необходимое проекционное оборудование в зависимости от сегодняшних нужд. Существуют и другие, скрытые, преимущества аренды. В некоторых компаниях, например, установка и подключение оборудования осуществляется сотрудником фирмы - вы можете спокойно сосредоточиться на докладе и больше не беспокоиться о технических проблемах. Поработав с проекционным оборудованием, вы поймете, насколько оно вам необходимо. Если через некоторое время встанет вопрос о покупке, то в этом случае половина заплаченной за аренду суммы зачтется при покупке нового проектора.
Что касается презентации, то и здесь существуют способы снижения расходов. Если разработка всей презентации слишком дорога, можно заказать только разработку фирменного шаблона. Поступив таким образом, вы получите оригинальную основу презентации, согласованную с вашим фирменным стилем, на которую, как бусы на нитку, можно нанизывать один слайд за другим.
Можно также попросить дизайнера оформить уже готовые материалы - проделанная вами предварительная работа значительно сэкономит ваши расходы. Если разработчики компьютерной презентации разбираются в современном оборудовании, они смогут дать вам квалифицированный совет, что впоследствии поможет вам сэкономить силы и время.
Вот тогда-то можно будет с облегчением сказать, что компьютерное слайд-шоу стало для вас действительно простым.
Анна Зуева
С Анной Зуевой, директором компании Delight 2000, можно связаться по адресу: zoueva@delight.msk.ru.
