Ваши доходы съедаются из-за того, что вы вынуждены удовлетворять бесконечный поток запросов на покупку реквизита? Системы нового типа помогут автоматизировать закупки благодаря использованию Web
Сегодня понятие “стоимость владения” (Total Cost of ownership - TCO) постоянно у всех на слуху. Но задумывались ли вы когда-нибудь, чему равняется стоимость владения для самой обычной шариковой ручки? Или бумаги для принтера? Или, скажем, низкопробного кофе, который вы пьете в офисе? Те, кто непосредственно ведает вопросами корпоративных закупок, традиционно закрывали глаза на подобные мелочи, но ведь эти мелочи выливаются в кругленькие суммы, уже не говоря о бумажной волоките, с которой сопряжено приобретение этих неотъемлемых атрибутов повседневной жизни компаний.
По оценкам сотрудников отделов снабжения, компании с годовым доходом, превышающим 500 млн долл., регулярно расходуют на обработку одной накладной на предметы обслуживания, ремонта и функционирования (ОРФ) от 75 до 150 долл., и это не считая стоимости самих предметов. Спектр ОРФ охватывает любые принадлежности, которые непосредственно не используются в производственном процессе - от бумажных полотенец до представительских автомобилей, и на каждый этот предмет нужна куча бумаг. А если говорить о затратах, то во многих компаниях бытует мнение, что приведенные цифры явно занижены.
Высшие руководящие должностные лица открывают для себя новые пути экономии средств и значительного повышения эффективности благодаря использованию Web-технологий в процедурах закупок, даже если подобные тенденции только лишь зарождаются. И велика вероятность того, что в недалеком будущем исполнительный или финансовый директор компании придет к менеджеру по ИТ, чтобы ознакомиться с одной из новых систем или услуг, обеспечивающих электронную торговлю “от компании к компании”.
Балом тут правят государственные организации. Однако такие гиганты, как Boeing, Compaq Computer и Hewlett-Packard, внедряют Web-системы снабжения (например, IBM World Purchaser или Elekom Procurement фирмы Elekom) либо вместо, либо параллельно с использованием систем электронного документооборота (Electronic Data Interchange EDI). А медицинский факультет в Duke University пошел еще дальше и оплатил установку подобной системы у своих партнеров по снабжению.
“Автоматизированные системы закупок, несомненно, должны попасть в поле зрения менеджеров по ИТ, - считает Карл Леманн, директор программы исследований электронной коммерции в бостонской фирме Meta Group. - Учитывая, что вложенные средства в среднем окупаются через год, их арсенал преимуществ перед конкурентами пополнится еще одним видом оружия”.
ЗАКУПКИ “В ОТКРЫТУЮ”
Вопрос о покупке электронной системы снабжения предметами ОРФ обычно поступает с самой вершины иерархической пирамиды компании. Правда, это не означает, что главные менеджеры по ИТ не могут стать инициаторами внедрения одной из таких систем. Потенциальная выгода очевидна: по меньшей мере 20%-ное снижение затрат на ОРФ-закупки, повышение эффективности, экономия за счет оптовых закупок и окупаемость менее чем за год. Тут речь идет о чем-то большем, чем просто об электронных покупках. Любой человек может войти в сеть и, просмотрев Web-узел торговой фирмы, выбрать и даже заказать тот или иной продукт. Но подобный подход сопряжен с некоторыми неудобствами. Во-первых, пользователь должен знать о существовании фирмы-продавца; во-вторых, это не связано со снабжением компании - длительным и трудоемким перекладыванием бумажных форм от рядового сотрудника к менеджеру, к служащему отдела закупок и по почте к продавцу товара.
В традиционной схеме, получив письменную заявку, служащий отдела закупок, чтобы подобрать подходящий товар по приемлемой цене, вынужден перебирать кипу печатных каталогов. Поиск товаров в Интернет может не дать должного результата. “Компании начинают требовать от поставщиков получения локального доступа к электронным копиям каталогов через корпоративную сеть, - говорит Леманн.
- Закупки осуществляются с использованием хорошо продуманных поисковых электронных каталогов, непосредственный доступ к которым кроме отделов закупок получили и отделы, запрашивающие продукт”.
Однако это направление, получившее название “закупки изнутри”,
- лишь первый шаг. На самом деле компаниям необходима система, способная объединять весь процесс закупок (выбор товара, пересылку формы, получение разрешений и отправку запроса поставщику), а не просто выполнять заключающую процедуру пересылки запроса. Таково мнение вице-президента по вопросам делового развития корпорации Elekom Тодда Острандера.
Пакет Elekom Procurement, бета-тестирование которого началось совсем недавно, - это мощное программное решение, предназначенное для автоматизации управления электронными каталогами, запросами и транзакциями. ПО сервера Elekom работает под Microsoft Wendows NT Server с установленным Microsoft SQL Server. У пользователей этой системы нет клиентского ПО - они получают доступ к ней с помощью стандартного Web-браузера. Будучи рассчитанным на корпоративные сети, пакет Elekom Procurement использует базу данных о продуктах от различных поставщиков и обеспечивает ссылки на Web-страницы поставщиков для получения дополнительной информации (фотографий или информационных таблиц). Этот пакет имеет открытую архитектуру, основанную на стандартных протоколах, таких, как Open Database Connectivity, позволяющих подключаться к другим базам данных (например, Oracle) и системам EDI. ПО Elekom автоматизирует всю процедуру заказа, включая конечную стадию - собственно электронную закупку. Цены на пакет составляют приблизительно от $25 000 за систему на 50 мест до $100 000 за систему с 1000 рабочих мест.
“Возможность управления процессом закупок - главное удобство таких продуктов, как Elekom Procurement, - говорит вице-президент фирмы Patricia Seybold Group (Бостон) Дэвид Маршак. - Это управление эксклюзивными закупками, управление поставщиками и возможность делать четкий выбор между ними”.
По словам Леманна, множество компаний, которые используют системы EDI, планируют расширить их функции за счет включения возможности полноценной покупки вместо обычной процедуры пополнения товарами, а также уменьшить стоимость дополнительных сетевых услуг. Новые системы автоматизации закупок на базе корпоративных сетей выросли из привычных для производственной сферы отделов планирования ресурсов предприятий и отделов планирования материалов.
“Система приобретения реквизита, не связанного с производством, традиционно была плохо структурирована”, - говорит Леманн. Web-технологии упрощают процесс интеграции, цель которой - связать звенья системы в единый механизм. В результате такого упрощения интеграция оправдает себя с большим успехом.
По словам Джеффа Кэмпбелла, исполнительного директора стратегического снабжения сферы воздушных перевозок корпорации Federal Express (Мемфис, шт. Теннеси), использование Web в закупочном процессе ускоряет время прохождения заказа и улучшает организацию закупочных процедур. “Обеспечение предметами ОРФ посредством закупок через Web - один из первых пунктов повестки дня, - говорит Кэмпбелл. - Мы хотим облегчить участь сотрудникам отделов закупок, сняв с их плеч крупнооптовые заказы, тогда они смогут концентрироваться на наиболее важных многомиллионных транзакциях”.
В частности, служащие, ответственные за закупки, смогут сосредоточиться на выборе поставщика и, как следствие, заключать более выгодные сделки. До сих пор FedEx не слишком далеко продвинулась в деле изучения продукции, доступной через Web, но Кэмпбелл считает, что корпорация будет придерживаться политики “покупай и развивай”.
Такие компании, как IBM, Datamatix и Nets, не просто продают программные пакеты, а предлагают комплексную автоматизацию закупочных процедур. “Небольшие компании предпочтут воспользоваться сервисом, вместо того чтобы покупать такой продукт, как Elekom, - говорит Леманн. - Более крупные компании в некоторых случаях решат инвестировать в продукт значительную сумму в надежде получить больший контроль над процессом, а возможно, даже преимущество перед конкурентами”.
Но и здесь придется столкнуться с некоторыми препятствиями. Электронная торговля, построенная по принципу “фирма - фирме”, до сих пор не была успешной из-за того, что требования покупателя и продавца были прямо противоположны. Так считает сотрудник корпорации Elekom Острандер. Поставщик желает обособить свои продукты от других фирм на рынке. “Для них важнее всего сделать для покупателя каждую процедуру покупки уникальным событием”, - говорит он.
Покупатель же не желает беспокоиться о том, кто собственно является поставщиком. Он заинтересован в лучших товарах по наиболее низким ценам, независимо от их происхождения. “Мы предлагали пакеты, ориентированные как на покупателя, так и на продавца, - говорит Острандер, - но в них не были сбалансированы интересы обеих сторон, поэтому они так и не обрели жизнь”. Пакет Elekom уравновешивает эти требования, поскольку он позволяет пользователям осуществлять поиск по товарным категориям, а не по названию фирмы-поставщика, но при этом он сохраняет “автономию” поставщика, обеспечивая ссылки на его Web-узел, содержащий детальную информацию о товаре.
Компаниям в частном секторе, которые планируют сэкономить средства благодаря использованию Web-технологий в системе закупок, стоит воспользоваться богатым опытом государственных агентств, накопленным в этой области. Таково мнение главного менеджера отдела глобального государственного производства для IBM (Бетезда, шт. Мэриленд) Кена Торнтона. “Корпоративные закупки не были так четко отлажены в частном секторе, как в государственной сфере. Когда речь идет о закупках на народные деньги, принципиально важно наличие дисциплины”, - считает Торнтон. Использование такого сервиса, как OrderLink (результат совместной разработки IBM и Datamatix), естественным образом вытекает из длительного опыта контроля за закупочными затратами федерального или местного правительств.
ПОРА ЛИ РАСПРОЩАТЬСЯ С МЕНЕДЖЕРОМ ПО ВОПРОСАМ ЗАКУПОК?
Неудивительно, что как только будет принято решение о внедрении системы автоматизации процедур закупок, ИТ-менеджерам стоит ожидать противодействия со стороны закупочных отделов. В конце концов, традиционная роль служащих отделов закупок все-таки подразумевала значительную автономию и контроль. “Некоторые люди будут оказывать сопротивление, руководствуясь страхом потерять работу или опасаясь изменений, - говорит Острандер из Elekom. - Однако компаниям не стоит рассчитывать на значительное уменьшение числа работников отделов закупок. В большинство случаев "притирка" потребует привлечения 99% высвободившихся работников”.
Эта область также представляет перспективы и для ИТ-менеджеров. Подобные системы чаще всего проталкиваются “счетоводами”, но это не значит, что ИТ-менеджер не может положить на стол план внедрения системы. “Почувствуйте себя героями. Вы можете преподнести систему управления закупками, которая позволит финансовому директору снизить закупочные затраты”, - говорит Маршак. И это должно обрадовать всех.
Лорен Гиббонс Пол
Не забудьте проверить
Оценивая систему электронной коммерции, построенную по схеме “от фирмы к фирме”,
задумайтесь о следующем:
Управление каталогами
- обеспечит ли она поиск продукта, независимый от поставщика
- поддерживает ли она локальную высокоскоростную базу данных
- может ли она обеспечивать доступ к Web-каталогам, предоставляемым поставщиками
Управление заявками
- могут ли заявки создаваться без ввода данных о товаре
- есть ли у пользователя возможность выбора из “горячих” списков
- сможет ли система подстраиваться под товары, не внесенные в каталоги
Управление транзакциями
- переводятся ли заявки автоматически в накладные
- способна ли система получать накладные, включая отдельные части заказов
- существует ли понятный протокол для каждой процедуры, связанной с заказом
Межпроцессное управление
- обеспечивает ли система непрерывный поток информации от сотрудника к поставщику и обратно
- легко ли система взаимодействует с другими бизнес-приложениями
- удовлетворяет ли она промышленным стандартам в целях обеспечения совместимости с другими технологиями
Технологические соображения
- действительно ли система является intranet-приложением, управляемым из единого центра
- предоставляет ли она другим системам открытую СУБД, совместимую со стандартом ODBC
- предусмотрено ли в ней использование преимуществ развивающихся стандартов VCI и OBI
Источник: Elekom Corp (за более детальной информацией можно обратиться по адресу: www.elekom.com/f_product.htm).
