Аренда -это немало

Компания Frank Russel, специализирующаяся в области финансового менеджмента, считает, что брать в аренду ПК выгоднее, чем делать новые закупки

Теперь Кэти Киёнага, директору отдела компании Frank Russell (Такома, шт. Вашингтон), трудно поверить, что раньше они обходились без аренды ПК. На Кэти постоянно сыплется град запросов: сотрудники, а их полторы тысячи человек, требуют более передовых систем, более современных версий финансового ПО, большей производительности оборудования.

Кэти Киенага изFrank Russell: "Люди не хотят работать с медленными системами или слабой технологией "

“Люди не хотят работать с медленными системами или слабой технологией. Им подавай более быстрые системы и новейшую технологию”  -  таково мнение Киёнага.

Для таких компаний, как Russell, где сотрудники не могут ждать, когда завершится традиционный трех-четырехлетний жизненный цикл ПК, аренда не менее выгодна, чем закупка новых компьютеров. Кроме того, она сулит целый ряд преимуществ: унификацию систем, возможность их синхронной модернизации, ускорение поставки новой техники и автоматизацию контроля за расходами по ее содержанию.

По прогнозам фирмы Gartner Group (Стэмфорд, шт. Коннектикут), в Северной Каролине в 1999 г. к аренде прибегнут в половине случаев, когда нужно будет приобрести 500 и более ПК. К 2000 г. уже 35% североамериканских предприятий, имеющих компьютерный парк в 1000 и более машин, будут заключать договора на аренду ПК. Директор по исследованиям Gartner Group Джо Пуччиарелли утверждает, что растущий спрос на аренду ПК будет стимулировать появление новых услуг. Так, корпорация IBM недавно предложила программу SystemCare, в соответствии с которой клиенты смогут арендовать настольные системы, блокнотные ПК, серверы и/или принтеры по единому тарифу. Этот тариф включает в себя все затраты на обслуживание и модернизацию оборудования.

Пять лет назад руководство Russell обратилось к аренде не только как к способу сократить расходы компании на обработку информации, но и как к средству выработать общую технологическую стратегию. “Мы искали наиболее приемлемое решение, способное удовлетворить все потребности нашего бизнеса. Контроль за расходами на содержание оборудования был необходимым условием, но мы хотели большего”,  -  рассказал руководитель технической службы Russell Джон Терриен.

Компания Russell, основанная в 1936 г.,  -  крупнейший в мире консультант по пенсионным фондам. Активы ее клиентов, среди которых такие известные компании, как корпорации AT&T, General Motors, компания J.C.Penney, оцениваются более чем в 700 млрд. долл. Являясь членом нью-йоркской Фондовой биржи, компания Russell ежегодно заключает сделки с ценными бумагами на сумму 18 млрд. долл., что составляет примерно 1% от общего объема сделок биржи.

Аренда дает возможность отделу ИТ обеспечивать сотрудников компании новейшими и наилучшими технологиями, что в конечном счете помогает управлять финансами. “Мы хотим, чтобы наши аналитики могли сосредоточиться на своих прямых обязанностях, а они не могут этого сделать, так как им все время нужно думать о необходимой для обеспечения их деятельности технологии”,  -  сказала Кэти Киёнага.

Отслеживая различные факторы  -  годовой бюджет на оборудование и ПО, численность и оплату труда разработчиков и обслуживающего персонала, а также численность поддерживаемых систем, компания добилась того, что общая стоимость владения (ТСО) составляет $7000 в расчете на один настольный ПК.

“Мы не рассматриваем ТСО в отрыве от всего остального. Нам гораздо важнее общая производительность труда сотрудников компании. Но эти показатели нас радуют”,  -  призналась Киёнага.

Кен Скот, менеджер по закупкам Frank Russell, подчеркивает, что аренда снимает с аналитиков бремя забот о “минимальных требованиях к системе” и освобождает от попыток угадать технологию, которая им понадобится для ежедневной работы через несколько месяцев или лет. И поскольку стоимость поставки нового оборудования отныне является составной частью стандартного бюджета, они могут спокойно планировать другие закупки, например ПО или периферии, будучи уверенными, что на это средства найдутся.

Информационные службы Russell заключили договор с фирмой Comdisco (Роземонт, шт. Иллинойс), специализирующейся на аренде и управлении активами. Comdisco сдает в аренду 1500 систем по скользящей схеме: средний темп обновления составляет 25% систем каждые шесть месяцев. При заключении контракта руководство Russell настояло на более коротком сроке аренды  -  два года вместо обычных трех лет.

В рамках соглашения Comdisco и ее партнер фирма CompuCom Systems (Даллас, шт. Техас) обеспечивают служащих Russell новейшими настольными и блокнотными ПК. По мере надобности сотрудники Russell изучают новые возможности этих систем и решают, что заказывать в ближайшие месяцы. Чтобы заменить систему, они связываются с CompuCom по телефону и размещают заказ, по которому новое оборудование доставляется и устанавливается в течение пяти дней.

Russell разработала собственную систему учета компьютеров на основе СУБД корпорации Sybase. В этой базе данных содержатся лишь сведения о моделях и типах компьютеров, а не их серийные номера. По словам Джона Терриена, условиями договора оговаривается замена “подобного на подобное”, что позволяет сотрудникам отдела ИТ не заниматься учетом конкретных машин, а это огромная экономия времени, сил и средств.

“За двухлетний срок аренды каждая система в Russell меняется приблизительно семь раз. Отслеживать все конкретные компьютеры было бы чудовищной тратой наших ресурсов”,  -  сказал он.

Хотя в договоре с Comdisco есть пункт, позволяющий Russell выбирать лучшие машины любого из нескольких возможных поставщиков, эта компания чаще всего обращается к системам производства корпорации Compaq Computer.

“Управлять деятельностью компании легче, когда не надо думать о таких проблемах, как совместимость драйверов”,  -  пояснил Терриен. Имея свои офисы в Лондоне, Цюрихе, Париже, Сиднее и Токио, Russel придает особое значение стандартизации. Терриен подчеркивает, что поддерживать один стандарт для всех филиалов проще и экономичнее. Это облегчает и работу службы поддержки (help desk): когда известна конфигурация неисправной системы, на диагностику и принятие мер уходит меньше времени, что, в свою очередь, также экономит средства.

Стандартный настольный ПК оснащен процессором Pentium Pro/200, а блокнотный ПК  -  процессором Pentium/166; обе системы комплектуются жестким диском 2 Гб и 32 Мб ОЗУ. Стандартный набор ПО содержит Microsoft Word, Excel и PowerPoint, Internet Explorer и Microsoft Mail. Среди ПК, арендуемых Russell, примерно 60% настольных и 40% блокнотных. Так как все большее число сотрудников компании используют средства телекоммуникации, в ближайшие два года предвидится постепенный сдвиг этой пропорции  -  до 40% настольных и 60% портативных систем. “Наши сотрудники с каждым днем становятся все более мобильными, и поскольку мы арендуем системы, то можем предвосхитить эти изменения и быть более гибкими”,  -  сказал Терриен.

Гибкость в расходах и экономия средств  -  эти выгоды аренды особенно ярко проявились в прошлом году, когда компания изучала возможность перехода с Windows 3.1 на Windows 95.

Киёнага утверждает, что если бы компания провела модернизацию компьютерного парка, то это мероприятие было бы грандиозным только по одним затратам сил. По ее словам, отказ от модернизации всех ПК сэкономил компании огромные средства. “Аренда позволила сберечь более одного миллиона долларов только за счет сокращения расходов на приобретение оборудования”,  -  считает она.

Такая экономия средств и трудозатрат не ограничивается компьютерами. Russell арендует не только 99% своих настольных и блокнотных ПК, но и приблизительно 50% серверов. Джон Терриен рассказал, что решение о покупке или аренде каждого сервера принимается с учетом его специфических функций, ожидаемой продолжительности службы и того, насколько часто он будет обновляться. С часто обновляемыми серверами легче работать, когда они приобретены в собственность.

Другой способ сократить расходы, который изучается в Russel с прицелом на будущее,  -  это intranet-приложения и сетевые компьютеры. Однако в отношении аренды мнение компании непоколебимо. “Отказаться от аренды  -  значит смириться с тем, что технология прекратит развиваться, а именно этого мы допустить не можем”,  -  заявила Кэти Киёнага.         

Эйлин Кроули

Компания Frank Russell

Такома, шт. Вашингтон

Штат: 1500 человек.

Проблемы ТСО: Частной компании, предоставляющей услуги по управлению финансами, требовалось снабдить своих торговых и финансовых аналитиков самыми передовыми системами при умеренных расходах на модернизацию. Кроме того, обычный трех-четырехлетний цикл смены оборудования не позволял идти в ногу с развитием ПО, необходимого для поддержания конкурентоспособности.

Стратегия: Аренда оборудования у компании, с которой можно будет подписать гибкий договор с учетом специфики деятельности.

Решение: Заключение контракта с фирмой Comdisco с условием, что каждая система будет служить в течение двух лет. Это позволило обеспечить постоянный приток наиболее передовых систем и более эффективно расходовать средства на приобретение и поддержание оборудования.

Что дальше: Для дальнейшего снижения ТСО рассматривается возможность распространения ПО через внутреннюю сеть компании и ограниченного использования сетевых компьютеров.