Манифест
Ценность бухгалтерской информации убывает
пропорционально квадрату времени,
потраченного на ее получение
П. Гарнье
Введение
Процесс информатизации управления на отечественных предприятиях с использованием современных компьютерных технологий идет нарастающими темпами. При этом предприятия и их руководители сталкиваются с несколькими серьезными факторами: разработка концепции информатизации; проблема выбора системных, программных и аппаратных платформ; проблема выбора между готовым программным комплексом и собственной разработкой; разработка управленческой информационной системы и т. д.
Бум, сопровождающий тему информатизации управления предприятиями, породил приличную коммерческую пену. При этом, как всегда, существо вопроса уходит в сторону. Предприятие тратит огромные деньги на технику, программное обеспечение, оплату поставщиков готовых решений и услуг системных интеграторов. Но взамен, как правило, получает лишь ускорение документирования различных бизнес-процедур. Причина кроется в отсутствии системного подхода при создании информационных управленческих систем. Системный же подход требует осознания руководством целей информатизации и средств их достижения.
На сегодняшний день системный анализ управленческих информационных систем вполне сложился как самостоятельная дисциплина, возникшая на стыке нескольких научных областей. Дальнейшему ее развитию мешает различное понимание целей, задач, терминов, отсутствие методологии по созданию систем управления.
Волна нахлынувшей на Россию технологической (компьютерной) доктрины, принесшая новые технические термины (компьютер, утилита, браузер, мэйнфрейм и т. д.), притащила с собой словесный хлам из управленческой терминологии, так как компьютеры в первую очередь служат для управленческих систем. Благодаря этому некоторым деятелям от “системной интеграции” стало очень удобно обосновывать “необходимость произведения инвестиций в приобретение парка персональных компьютеров, с целью их дальнейшей установки в местах с наибольшей потребностью в информации”.
Цель настоящего документа:
- определиться с терминологией, используемой в информатизации управления;
- определить рамки требований, которым должна удовлетворять информационная система управления предприятием (фирмой).
Документ состоит из тезисов (понятий и определений, рекомендуемых для использования), допущений (понятий и определений, изначальный смысл которых изменился или используются в контексте данной темы с несколько иным смыслом), отрицаний (понятий, употребление которых не имеет смысла).
1. Понятия
Тезис 1. Фирма
Фирма рассматривается как жизнеспособная, саморегулирующаяся система, постоянно стремящаяся к увеличению своей способности к активной жизнедеятельности при ограниченных ресурсах. Иными словами, фирма должна сохранять свое функционирование в неограниченно далекой перспективе в условиях постоянно меняющейся внешней (спрос, инфляция, законодательство и т. д.) и внутренней (квалификация кадров, забастовки, износ оборудования, запасы материалов и т. д.) обстановки. Следовательно, информационная система должна поставлять сведения, способствующие снятию неопределенности у руководства и других заинтересованных сторон (инвесторов, кредиторов, государственных органов) при принятии управленческих и других решений в отношении фирмы.
Под фирмой понимается любая организация, независимо от формы собственности, уставных целей и организационной структуры.
Тезис 2. Информационная система управления (ИСУ)
ИСУ - информационная система управления (она же управленческая информационная система) - представляет собой совокупность административных, экономических, математических, социологических, статистических, бихевиористических и других методов, программных и аппаратных (технических) средств, служащих для сбора, обработки и выдачи информации с целью принятия управленческих решений.
Тезис 3. Бизнес-процесс
Бизнес-процесс - деятельность фирмы в рамках производства одного вида продукции или оказания одного вида услуг (производство пряников, розничная торговля скобяными изделиями, строительство небоскребов и т. д.). Бизнес-процессом описывается то, каким образом фирма зарабатывает прибыль. Простейшее описание бизнес-процесса - “купил дешевле, продал дороже”. Кому продал? У кого купил? Кто этим занимается на фирме? Чем он руководствуется при принятии решения относительно цены? Где берет для этого информацию? Кто ему ее представляет? Ответ на эти и другие, не такие уж и сложные вопросы дает представление о внутреннем устройстве фирмы и ее функционировании. Без этого невозможно вообще приступать к созданию ИСУ. Такие документы, как структура предприятия и положения об отделах, описывают лишь “внутреннее устройство” фирмы. Целостное же представление о фирме дает описание ее бизнес-процесса (или процессов).
Бизнес-процесс описывается одним алгоритмом учетной политики. Допустим, многопрофильная фирма одновременно занимается и производством бумаги, и строительством зданий. Разумеется, что учет затрат на производство бумаги будет вестись попроцессным методом, а строительство - позаказным. Соответственно анализ по каждому виду деятельности будет отличаться как по форме представления, так и по форме вычислений.
Тезис 4. Бизнес-процедура
Бизнес-процедура - это функционально-законченная и документально оформленная операция бизнес-процесса. Исходная информация в начале бизнес-процедуры преобразуется в соответствии с правилами бизнес-процесса и является исходной для последующих процедур.
Пример. Оформление заказа от клиента. Вводится информация о клиенте, номенклатура и количество заказываемых изделий. В случае отгрузки готовой продукции информация является исходной для процедуры комплектации заказа и оформления накладной на отгрузку. В случае изготовления на заказ информация является исходной для процедуры калькулирования или разработки сметы, включения в заказ на закупку материалов, последующих процедур анализа рентабельности заказа и производства и т. д.
В большинстве случаев бизнес-процедура сопровождается регистрацией хозяйственной операции, ее учетом. Получение информации - это тоже, как правило, процедура. Процедура запроса информации со всеми вытекающими из такого запроса действиями - обработка данных по заданным алгоритмам, генерация отчета, вывод на экран или печать документа.
Допущение 1. Реорганизация бизнес-процесса
Целевая деятельность управления по совершенствованию ИСУ.
Почему реорганизация бизнес-процесса относится к допущению? Чтобы немного абстрагироваться от BPR (Business Process Reengineering).
“Администрация должна работать над источниками оптимизации, стремиться к повышению качества продукции и услуг, претворять намерения в конструкции и реальный продукт”. Это было сказано Э. Демингом до появления BPR. А теперь обратимся к словам автора BPR М. Хаммера: “BPR - фундаментальное переосмысление и радикальная реконструкция бизнес-процессов с целью достижения значительных улучшений в критически важных критериях производительности, таких, как стоимость, качество, услуги, скорость”. В таком определении больше философии, чем конкретного содержания. К тому же попахивает революционизмом.
Допустим, у руководства фирмой произошло “фундаментальное переосмысление” и оно решилось на достижение “значительных улучшений”. Но как это осуществить практически?
Суть реорганизации бизнес-процессов - сокращение, упорядочивание или ускорение бизнес-процедур.
Пример. Совмещение оформления наряда на сдельную работу с выпиской лимитно-заборной карты на получение материала и одновременное проведение бухгалтерской проводки. При этом требуются согласованные мероприятия как минимум в трех областях: во-первых, разработка и настройка программно-аппаратной части ИСУ; во-вторых, обучение персонала, задействованного в данной процедуре; в-третьих, административное закрепление данной процедуры в должностных инструкциях.
Совершенно не отрицается, что в результате “переосмысления бизнес-процесса” руководством фирмы могут быть проведены мероприятия, сокращающие целые отделы или, например, издержки в N раз.
Информационными технологиями здесь не пахнет, все это свидетельствует лишь об элементарной запущенности управления.
Если и требуется “переосмысление” информатизации бизнес-процессов, то в первую очередь не “как применить ИТ к существующим процессам с целью повышения их эффективности”, а “как изменить и интегрировать существующие бизнес-процедуры с ИТ, чтобы получить синергетический эффект от такой интеграции”. Все классические примеры BPR, приводимые в литературе, - это примеры оптимизации бизнес-процедур.
Тезис 5. Бизнес-проект
Программа действий по осуществлению конкретного коммерческого замысла. Термин новый, но уже налицо путаница в его применении. Бизнес-проект начинается с разработки бизнес-плана - достаточно известной процедуры. В дальнейшем происходит его воплощение и осуществляется его контроль. Оценка эффективности проекта может интересовать только администрацию фирмы, для инвесторов и налоговых органов эта информация не представляет никакой ценности.
Отрицание 1. АСУ
Если во времена АСУ не было ни систем, ни управления, а одна сплошная автоматизация, то теперь - сплошные системы и автоматизация, а управления как не было, так и нет. Что касается термина, то система сама по себе несет признаки автомата. Это тавтология. Но самым главным отрицанием является, конечно же, классово-политическое. Термин АСУ родился в эпоху развитого социализма и не мог не нести в себе коммунистической схоластики. Автоматизация вообще, по мнению идеологов коммунизма, это “высший этап в развитии техники, для которого характерно осуществление производственных, управленческих и общественно необходимых процессов без участия в них человека”. No comments.
Допущение 2. АРМ
В изначальном понятии это было рабочее место специалиста, оснащенное техническими средствами. Теперь специалист не привязан к месту: он может работать и дома, и в офисе, и в командировке, получая доступ к ИСУ отовсюду, где есть средства связи. Тем не менее так сложилось, что набор инструкций для конкретного специалиста при работе с программой и его пользовательский интерфейс принято называть АРМом.
Английские “desktop”, а теперь и “webtop” как-то не приживаются.
Тезис 6. Системный аналитик
Системный аналитик (консультант) - специалист или организация по проектированию, внедрению и правилам эксплуатации ИСУ - должен иметь знания и профессиональный опыт в областях управления, бухгалтерского учета, программировании, психологии и пр.
Отрицание 2. Называть программы и программные комплексы некими “системами” (автоматизации бухгалтерского учета) - невежество.
Программа, записанная на дискете или инсталлированная на ЭВМ, - всего лишь программа. Система же тогда является системой, когда она работает.
Тезис 7. Бухгалтерский учет
Бухгалтерский учет - искусство идентификации, регистрации, классификации, обобщения и интерпретации в денежном, временно/м, количественном и других измерениях фактов хозяйственной жизни экономического субъекта (фирмы), которые полностью или частично носят финансовый характер.
Основная парадигма бухучета - теория двойной записи элементарного факта, т. е. транзакции, описывающей событие в жизнедеятельности экономического субъекта и влекущей за собой изменение баланса как минимум по двум счетам бухгалтерского учета.
Допущение 3. Бухгалтерский и управленческий учет
На Западе весь бухгалтерский учет делится на финансовый, налоговый и управленческий. Имеется в виду представление информации различным пользователям и руководству, базирующейся на одних исходных данных. Различие состоит в аналитической глубине и форме интерпретации таких данных. В России, как всегда, свои особенности. Высокая доля национального валового продукта, производимого и реализуемого теневым методом, налоговый цинизм государственных органов и законодательный бардак привели к тому, что использовать одни и те же данные для внешней и внутренней отчетности весьма проблематично. Может быть, поэтому уже сложилась практика называть учет для налоговой отчетности бухгалтерским, а для внутреннего потребления - управленческим.
И тем не менее такой подход к разделению учета весьма опасен. За аналогией далеко ходить не надо. В сложившихся структурах предприятий предусмотрено два отдела - главного бухгалтера и финансового. Как правило, информация этих отделов по одним и тем же показателям может отличаться на значительные суммы. В лучшем случае начальники отделов могут объяснить эту разницу. В худшем - руководство никому не верит, а затраты на содержание этих отделов - пустая трата денег.
2. Требования
2.1 Требования к информации, выдаваемой ИСУ.
Тезис 8. Релевантность информации
Основное назначение информационных сообщений (справок), выдаваемых информационной системой для анализа руководством, - снятие неопределенности. Это должно, в свою очередь, предопределять его поведение при принятии управленческих решений. Очевидно, что содержание информации должно соответствовать потребностям решаемой проблемы. Руководство интересует анализ дебиторской задолженности, а не анализ дебетовых остатков на бухгалтерских счетах. Иными словами, директору нужна информация о дебиторской задолженности, а не данные бухгалтерских журналов.
Тезис 9. Толерантность
Под толерантностью понимается допустимое качество, пределы, в рамках которых это качество укладывается с заданной вероятностью.
Пользователь должен получать информацию в виде, доступном для восприятия без дополнительной интерпретации и в то же время достаточно надежном для принятия решений (так, спидометры в автомобилях стрелочные, а не цифровые). Сюда же относятся стереотипы восприятия информации. Например, в анализе соблюдения договорных обязательств, разные руководители хотят видеть как различную глубину анализа, так и форму представления. Кому-то хочется видеть всю динамику, от заключения договора до отгрузки и оплаты с начислением пени и штрафов, а кому-то достаточно списка просроченных договоров. Соответственно требуется различная форма отчетов.
Тезис 10. Репрезентативность (относительность соответствия)
Любое явление, факт или сущность должны соответствовать своим оценкам. Как с точки зрения средств измерения, так и с точки зрения точности и времени оценки, интересов конкретного пользователя.
Оценка имущества и обязательств фирмы согласно принципам бухгалтерского учета ведется в ценах приобретения или, соответственно, в ценах возникновения. Для управленческого учета имеет ценность информация о стоимости обязательств с накопленными процентами, рыночная стоимость имущества, ликвидная стоимость векселей, основных средств, гудвилл и т. д. Кроме того, необходимо учитывать “вес” ликвидности. С другой стороны, те же обязательства и имущество могут оцениваться в различной валюте.
2.2 Требования к информационной системе.
Тезис 11. Ажур - система реального времени или близкого к реальному
Если скорость реакции управления меньше скорости изменения системы в критических параметрах, то такая система неуправляема.
Зачем руководству фирмы, на сегодня обанкротившейся, знать анализ дебиторской задолженности квартальной давности. Эти данные потребуются ликвидационной комиссии.
Ажур - чисто бухгалтерский термин, обозначает такое состояние учета, когда все обороты по журналам сверены (за день) и остатки выведены.
Традиционный учет, как бухгалтерский, так и управленческий, подразумевает наличие дуализма между оборотами и остатками. Обычно вводится и отслеживается информация по обороту (проводка). Тем не менее наиболее употребительной оперативной информацией является именно информация об остатках: состояние кассы, расчетного счета, товарного запаса и т. д. Расчет же остатка требует определенных временны/х затрат либо после проведения проводки, либо после запроса пользователя. В любом случае время, затраченное системой на перерасчет остатков между двумя проводками или ожидания ответа на запрос, инициирующий перерасчет остатков по всей информационной базе, не должно превышать психологически комфортные пределы.
Тезис 12. Связь учета с производственно-финансовым планированием
Так как речь идет об управлении, информационная система не должна ограничиваться функциями бухгалтерского или управленческого учета. Любой управленческий цикл начинается с планирования и заканчивается им. Поэтому задачи планирования и контроля должны решаться в одной системе в равной степени значимости. Здесь кроется одна из причин низкой эффективности большинства внедрений отечественных систем.
Тезис 13. Открытость ИСУ
Принцип открытости систем не нуждается в комментариях.
Программы ЭВМ, структуры баз данных должны быть доступны для модификации и дальнейшего развития самим пользователем. Пользователь имеет законное право (см. “Закон об авторском праве на программы для ЭВМ”) модифицировать программу для своих нужд без согласия автора программы. Иначе говоря, он не должен находиться в зависимости от разработчика из-за очередного вывиха налогового законодательства, деноминации или смены плана счетов.
Другой аспект открытости - это раскрытие учетной политики предприятия. Для всех участников рыночной деятельности: инвесторов, администрации, госорганов, общества, - должно быть ясно, как и каким образом предприятие рассчитывает свой основной показатель жизнеспособности - прибыль.
Тезис 14. Масштабируемость
Фирма меняется как внутри, так и снаружи под влиянием различных факторов. Изменение структуры предприятий - слияние или децентрализация, переход от серийного производства мясорубок на строительство садовых домиков - не должно приводить к отказу от освоенного программного обеспечения и приобретению нового. Равно как и выпуск “новых версий”, “заплат” и “примочек” не должны влечь за собой повальную переустановку программного обеспечения. Это же относится и к выбору технических средств, с которыми может работать выбранное программное обеспечение. И если сегодня практически весь отечественный учет ведется на сетях ПК, надо предполагать, что рано или поздно возникнет необходимость использовать более мощную и разнообразную технику - от мэйнфреймов до сканеров штрих-кодов.
Выражаю благодарность подписчикам конференций relcom.accounting и fido7.ru.accounting.
К автору манифеста Андрею Куликову (Ижевск) можно обратиться по адресу: kuli@itk.udmurtia.su.
