КИС’кин дом
Сага о корпоративных информационных системах и их пользователях
Том 2. Часть 7
Ключевое понятие - электронная модель
Валерий Юшко
Неважно, чем делать, важно, зачем делать
Очень многие управленческие вопросы можно решить и на уровне электронных таблиц. Важно, не какой инструмент использовать, а с какой целью и как. К сожалению, многие руководители предприятий, особенно имеющие квалифицированных финансистов и экономистов, убеждены в том, что оперативно рассчитать последствия принятия альтернативных решений можно с помощью существующей системы хозяйственно-бухгалтерского учета, надо только ее немного приспособить.
Мне такой подход представляется ошибочным по нескольким причинам.
1. В новых условиях хозяйствования объективно происходит усложнение объектов управления, увеличивается число взаимосвязанных факторов производственной деятельности и протяженность цепочек достижения целей. Применяемые системы финансово-экономических расчетов и анализа не могут охватить и систематизировать весь поток текущей информации в режиме, достаточном для принятия обоснованных оперативных управленческих решений.
2. Каждая система финансово-экономических расчетов имеет свою технологию аккумуляции и обработки информации, свои показатели и критерии, соответствующие целям расчетов (так, бухгалтерская система учета служит для отражения хозяйственной деятельности предприятия, а система финансового анализа - для сопоставления оценки результатов собственной хозяйственной деятельности в различные периоды с результатами хозяйственной деятельности предприятий-аналогов).
3. Управление издержками возможно только при выделении практически сложившихся центров издержек и фиксации оценочных критериев, значения которых определяются допустимыми текущими технологическими и финансовыми границами издержек.
4. На каждом предприятии складывается своя система учета под воздействием личных требований и пристрастий ключевых руководителей и особенностей взаимоотношений между ними.
Кстати, сегодня большинство руководителей предприятий уже не надо убеждать в целесообразности использования компьютерных систем для бухгалтерского учета, плано- во-экономических расчетов, организации работы служб материально-технического снабжения, сбыта. Однако целесообразность и финансовая результативность увязки между собой электронных систем учета различных служб предприятия, создание электронной модели хозяйственно-финансовой деятельности предприятия не так очевидны для многих руководителей и требуют практического обоснования.
Электронная модель - это ключевое понятие, но, как показывает наш опыт, теоретических рассуждений тут мало, нужно продемонстрировать руководителям предприятий возможности компьютерной хозяйственно-финансовой модели при управлении результатами текущей деятельности, краткосрочном и долгосрочном планировании, обосновании инвестиционных решений, подготовке программ сохранения и развития предприятия. Нужно на реальных примерах убедить руководство предприятия в необходимости затрат на создание компьютерной хозяйственно-финансовой модели, которая поможет сократить текущие издержки, создать условия для увеличения прибыли.
Как создается модель?
В качестве примера приведу разработанную нашей фирмой компьютерную хозяйственно-финансовую модель одного из заводов, производящего асбестоцементные изделия. В основу этой модели положено выделение агрегированных элементов структуры себестоимости, обеспечивающих функционирование технологической цепочки по производству товара различного ассортимента и его сбыту, с учетом их связи со структурными подразделениями предприятия. В данном случае агрегированным элементам структуры себестоимости соответствуют: материальные балансы, нормативный и фактический, годовой (помесячный) объем выпуска продукции, годовая (помесячная) выручка с учетом ассортиментного объема продаж и цен, фонд оплаты труда, стоимость автотранспортного обслуживания, налоговые платежи и сборы, арендные платежи, услуги сторонних организаций, дебиторская и кредиторская задолженности и т. п.
Для каждого агрегированного элемента структуры себестоимости, как правило, связанного с одним, реже - с несколькими структурными подразделениями предприятия, составляется смета издержек. Каждый элемент сметы издержек анализируется с позиции его использования при производстве и реализации товарной продукции в пределах существующих ограничений по его применению, определяемых как технологическими режимами и производительностью оборудования, так и системой отношений между структурными подразделениями предприятия. Одновременно каждый элемент сметы издержек оценивается с точки зрения возможности выделения его частей, вносящих свои вклады в постоянную и переменную части общих издержек каждого из агрегированных элементов.
Из агрегированных элементов формируются как общая структура издержек за учетный период (месячная, квартальная, годовая себестоимость), так и текущая прибыль с учетом обязательств предыдущих периодов. Электронные форматы агрегированных элементов, общей структуры издержек и текущей прибыли являются базой для расчетов точки безубыточности, “кромок безопасности”, показателей финансово-хозяйственной деятельности. Связанные между собой электронные таблицы агрегированных элементов структуры себестоимости, общей структуры издержек, текущей прибыли, показателей финансово-хозяйственной деятельности в конечном итоге и составляют хозяйственно-финансовую модель предприятия.
Что же дает электронная модель?
Хозяйственно-финансовая модель предприятия позволяет:
1. Выделить наиболее значимые элементы затрат.
2. Проанализировать, каково влияние изменения показателей (таких, например, как объем продаж и цена) в границах вероятных интервалов значений этих величин.
3. Сопоставить рейтинг значимых и традиционно влияющих на конечные финансовые результаты работы предприятия элементов.
4. Рассчитывать значения допустимых текущих технологических и финансовых границ издержек для выделенного ряда оценочных критериев и использовать их для анализа вариантов управленческих решений.
5. Рассчитывать и поддерживать оптимальный по издержкам и доходности ассортиментный план загрузки производства с учетом периодических изменений спроса и затрат на выпуск различных типов изделий.
6. Рассчитывать и поддерживать оптимальные графики погашения дебиторской и кредиторской задолженности с учетом графика инкассации денежных средств, сезонных издержек на производство и сбыт, сроков и условий выполнения договоров с поставщиками и потребителями.
7. Определять текущие предельно допустимые издержки на приобретаемые ресурсы, предельно допустимые отпускные цены на собственные изделия (по критерию предельной текущей себестоимости и доходности).
8. Контролировать материальную обеспеченность производства исходя из графика отгрузки, складирования изделий.
9. Контролировать нормативный расход ресурсов и плановую производительность.
10.Определять относительную доходность производства и реализации каждого типа изделий товарного ассортимента и оптимальный по издержкам и прибыли масштаб производства.
11. Осуществлять краткосрочное и долгосрочное планирование результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.
12. Оценивать стоимость привлечения заемных средств из различных источников и при различных условиях, разрабатывать и сопоставлять альтернативные программы инвестиционного, кредитного развития предприятия.
Погрешность моделирования предлагается оценивать путем сопоставления результатов модельных расчетов себестоимости за предыдущий год с величиной фактической себестоимости за этот год. Так, при разработке хозяйственно-финансовой модели завода асбестоцементных изделий погрешность моделирования составила 0,1%.
Нужно выделить главное, а потом делать выводы
Выполненный на модели анализ структуры затрат позволил выделить шесть наиболее значимых элементов затрат (в сумме составляющих 75% себестоимости):
- цемент - 26%;
- асбест - 11%;
- топливо (пар) на технологические цели - 6%;
- электроэнергия на технологические цели - 5%;
- услуги вспомогательных производств и сторонних организаций по ремонту - 9%;
- заработная плата с отчислениями производственных рабочих и ИТР - 18%.
Наряду с этими элементами при анализе и прогнозировании, разумеется, рассматривались цена и объем продаж. Влияние этих и значимых элементов себестоимости оценивалось по изменению конечного финансового результата, который складывался из сумм: погашения дебиторской и кредиторской задолженности, объема запасов, амортизационных отчислений, чистой прибыли после налогообложения. Моделирование при изменении величин значимых элементов себестоимости, цены и объемов продаж позволило аргументировать предложения по минимизации издержек производства и по управлению себестоимостью.
Так, в результате анализа структуры энергозатрат были выделены постоянные месячные затраты на энергоресурсы, удельные переменные затраты, доля годовых затрат на теплообеспечение и т. п.
Опуская подробности, скажем, что после проведения анализа, выполненного на базе компьютерного моделирования, были сделаны серьезные выводы.
1. Производство рентабельно. Уровень рентабельности продукции может достигнуть 15%.
2. Существуют возможности для погашения просроченной кредиторской задолженности.
3. При погашении просроченной задолженности предприятие может использовать сезонное кредитование для приобретения цемента и асбеста на льготных условиях.
4. Прибыль можно увеличить на 875 - 1320 тыс. руб.
Выполнение рекомендаций консультантов позволило добиться снижения издержек:
- за счет концентрации производства шифера в летний период - на 800 тыс. руб.;
- за счет выпуска дополнительной продукции для бартерных закупок сырья в период зимней консервации производства - на 120 тыс. руб.;
- за счет организации непрерывного режима работы двумя линиями в период с июня по сентябрь - на 260 тыс. руб.
Выполнение аналогичной работы на предприятии, выпускающем отделочные материалы, принесло заказчику:
- за счет перераспределения финансовых средств увеличение оборотных средств на 2,4 млн. руб.;
- за счет изменения условий закупок сырья снижение издержек на 1,4 млн. руб.;
- за счет изменения ассортимента выпуска продукции увеличение сбыта на 20%.
Модель как оперативный инструмент управленца
Таким образом, построенная модель выступает в качестве оперативного инструмента оценки финансово-хозяйственных последствий возможных управленческих решений, с помощью которого можно:
- выделить важнейшие показатели управления;
- обоснованно перераспределить имеющиеся ресурсы и сконцентрировать их на важнейших направлениях;
- определить целесообразность издержек, затрат на решение.
Это - инструмент усиления власти, авторитета директора, так как позволяет видеть, не только каких результатов должны добиваться его заместители по экономике, финансам, производству, снабжению и сбыту, но и как эти результаты будут ими получены. У директора появляется возможность оценить финансовую результативность действий каждого своего помощника.
Затраты времени и средств на создание компьютерной хозяйственно-финансовой модели зависят от состояния и оперативного использования на предприятии компьютерных систем бухгалтерского учета, планово-экономических расчетов, организации работы служб предприятия. Исследование технологической, организационной, экономической структуры издержек с подготовкой электронных аналогов агрегированных элементов структуры себестоимости может занять от 1 до 3 месяцев, создание модели - от 2 до 4 месяцев. Стоимость этих работ может равняться 0,1 - 1% от общего баланса. Как показала практика, текущие выгоды от приобретения такого оперативного инструмента на порядок превышают затраты на создание компьютерной хозяйственно-финансовой модели предприятия.
Неоспоримым преимуществом самой методики создания модели является возможность текущей адаптации модели для отражения любых организационно-структурных, технологических, финансовых, нормативных изменений в условиях деятельности предприятия. Внесение подобных изменений может осуществляться персоналом предприятия после непродолжительного обучения.
Близится к концу второй том нашей саги. Судя по накопившимся к сегодняшнему дню материалам, к концу лета мы должны его завершить. (Так что тем, кто несколько утомился читать этот том, осталось потерпеть совсем недолго. А чтобы веселее было ждать развития событий, мы обещаем “на сладкое” глубокий анализ присланных нашими читателями откликов. Авторов же, которые только намереваются нам написать, мы просим не откладывать свои замыслы - статьи, не успевшие попасть в печатный вариант “КИС’киного дома”, ни в коем случае не будут отброшены, а поселятся на “Планете КИС” в интернетовском разделе PC Week/RE, посвященном корпоративным системам, - www.pcweek.ru/kis.)
Игорь Альтшулер
Во втором томе, как вы помните, преимущественно публиковались размышления тех, кто бьется за счастливое будущее КИС’ов на отечественных предприятиях, пытаясь создавать их своими силами или внедрять изделия сторонних разработчиков. Уже звучали голоса архитекторов КИС и бизнес-консультантов из Мурманска, Курска, Мирного, Ижевска и других городов. В нынешней части мы предоставляем слово Валерию Юшко - специалисту из новосибирского Агентства экономического консультирования и аудиторских услуг (КОНСАУД).
Елена Монахова
Те, кто следит за нашими публикациями, при личных встречах нередко начинают ворчать: “Кусочную автоматизацию вы отвергаете, в возможность серьезного использования управленцами бухгалтерских систем не верите, и получается, что комплексному внедрению КИС на предприятии нет альтернативы. Между тем вероятность успешного разворачивания КИС совсем не стопроцентна, к тому же интегрированные системы весьма дороги. Неужели нет каких-то промежуточных, временных, не столь фундаментальных и сравнительно дешевых решений? Ведь сейчас, когда долги растут и неведомо, выживет ли наше предприятие завтра, нам было бы полезнее пусть временное, но более простое и результативное решение”. На эти замечания в каком-то смысле отвечает материал Валерия Юшко.
Игорь Альтшулер, Елена Монахова
Продолжение следует
Том 1. Часть 1 - см. PC Week/RE, № /97, с. 59. Том 1. Часть 2 - № /97, с. 60. Том 1. Часть 3 - № /97, c. 64. Том 1. Часть 4 - № /97, c. 47. Том 1. Часть 5 - № /97, c. 50. Том 1. Часть 6 - № /97, с. 56. Том 2. Часть 1 - № /98, с. 62. Том 2. Часть 2 - № /98, с. 41. Том 2. Часть 3 - № /98, с. 47. Том 2. Часть 4 - № /98, с. 48. Том 2. Часть 5 - № /98, с. 90. Том 2. Часть 6 - № /98, с. 43.
