Сергей Прохоров, Андрей Симонов
Среди множества типов ИС системы документооборота завоевывают в последнее время все большую популярность. Связано это в первую очередь с тем, что информационные технологии как в области аппаратного, так и в области программного обеспечения достигли к настоящему моменту достаточного уровня , чтобы с их помощью можно было решать не только проблемы автоматизации небольших фирм, но и комплексного моделирования бизнес-процессов крупных компаний и государственных учреждений.
Решение немецкого парламента о перенесении столицы из Бонна в Берлин довольно остро поставило вопрос об обеспечении компьютерной и телекоммуникационной поддержки документооборота внутри и между территориально удаленными департаментами. Для решения этих проблем был реализован проект POLIKOM (http://orgwis.gmd.de/projects/POLITeam/POLIKOM/), направленный на построение ИС с использованием механизмов “электронных циркулирующих папок”, электронных подписей, видеоконференций и совместного доступа к документам. Немаловажным требованием к этой системе было обеспечение параллельной работы электронного и обычного “бумажного” документооборота, их интеграции и постепенного перехода в тех областях, где это возможно, на более современные электронные средства.
Рассмотрим структуру потока документов в немецком министерстве на примере довольно несложного на первый взгляд процесса подготовки речи министра. Итак, из офиса министра поступает запрос на подготовку речи. Вместе с запросом предоставляется некая дополнительная информация, необходимая для подготовки текста. Все это помещается в электронную “циркулирующую папку” и направляется главе департамента, ответственного за подготовку речей. Как правило, в офисе министра определяют последовательность прохождения папки через те или иные отделы, начиная с руководства министерства и кончая рабочей группой или группами, где будут выполняться рутинные операции. Менеджер каждого уровня подтверждает получение папки и снабжает поступившие документы своими комментариями и рекомендациями для последующих инстанций. Несмотря на то что последовательность движения данной папки определена заранее, каждый менеджер может перенаправить папку и проинформировать последующих получателей о тех или иных аспектах выполнения поставленной задачи.
Из рук менеджеров отделов и подотделов папка попадает в рабочие группы, перед этим ее содержимое регистрируется в специальном реестре. На уровне рабочих групп начинается реальное выполнение задания, т. е. написание речи. Отпечатанный вариант последовательно проходит через рабочие группы, подотделы и отделы. Каждый менеджер перечитывает речь и снабжает ее своими комментариями и предложениями. Перед тем как папка покинет тот или иной иерархический уровень, менеджеры ставят отметку о своем одобрении проекта речи и подпись. Комментарии и подписи на документе выделяются специальным цветом, который обозначает роль и должность того или иного менеджера в структуре министерства. Менеджер может не одобрить документ и вернуть его на доработку в нижестоящие подразделения.
За транспортировку “циркулирующих” папок отвечает специальный курьерский отдел министерства, однако в особо срочных случаях документы доставляются секретарями. Возможна также передача копии документа по факсу, однако в этом случае оригинал рано или поздно все равно доставляется адресату для подтверждения подписей, стоящих на документе.
Описанная процедура прохождения документов в первую очередь наводит на мысль о возможности применения workflow-систем, но в подобных системах маршрут документа прописывается заранее и не может быть изменен. А в нашем примере менеджеры каждого уровня вправе вернуть или перенаправить документ и даже изъять его на некоторое время из обращения для обсуждения в своем отделе. Поэтому система с жестко определенными маршрутами прохождения документов в данном случае неприменима.
Кроме того, необходимо иметь возможность реконструкции истории документа, так как за время создания он проходит не через одни руки. Идентификация сотрудников, работавших над документом, должна производиться с использованием механизма электронной подписи.
Следует также учесть, что в государственной структуре нельзя полностью избавиться от бумажных оригиналов хранящихся в системе документов. Поэтому система должна поддерживать средства обмена информацией с неэлектронным документооборотом.
PoliTeam (http://orgwis.gmd.de/projects/POLITeam/), группа разработчиков GMD (http://zeus.gmd.de/), которой было поручено осуществление проекта POLIKOM, в качестве базовой платформы для его реализации выбрала объектно-ориентированную клиент-серверную систему LinkWorks фирмы Digital. Благодаря широким возможностям настройки LinkWorks первоначальные требования заказчика удалось выполнить за довольно короткий срок. Дальнейшее развитие системы происходило эволюционным путем. Заказчик вносил предложения, которые находили отражение в последующих версиях системы. Надо отметить, что PoliTeam не навязывала пользователям те или иные особенности данной системы, заставляя их менять методику работы, а рассматривала их как экспертов, старалась реализовать их привычные методы работы.
В версии PoliTeam “циркулирующая папка” - это гибкое средство координации и транспортировки потоков документов, во многом напоминающее по своему назначению описанную выше папку с запросом на написание речи министра.
“Циркулирующая папка” была реализована на основе предопределенного класса контейнера системы LinkWorks. Данный класс был расширен таким образом, чтобы включать в себя три типа папок, существующих в министерстве, а именно: для обычных дел (зеленая папка), для срочных дел (желтая папка), для жизненно важных вопросов, инициированных в кабинете министров (красная папка). Все три типа папок обладают одинаковой функциональностью, однако их символическое представление для пользователя различается, что помогает сортировать дела в соответствии с их важностью.
Путь документа определяется пользователем либо с нуля, либо в процессе адаптации уже существующих вариантов. Затем в системе LinkWorks созданный маршрут назначается документу или контейнеру документов.
При такой начальной конфигурации система уже способна переносить различные типы документов: электронные таблицы, презентации, аудио- и видеоклипы. При этом пользователи могут добавлять или удалять документы из папки, перемещать объекты в другие папки или на Рабочий стол, редактировать их и создавать комментарии. Права доступа пользователей на каждое из описанных выше действий строго регламентированы.
Путь каждого документа отражается в “циркулирующем листе”, который представляет собой модифицируемый список всех получателей документа. При этом имеется возможность параллельной работы над одним и тем же документом.
Во второй версии продукта появились новые, более специфические черты. Так, в систему был включен еще один компонент, а именно “разделяемые рабочие пространства”, где несколько пользователей имеют доступ к одному и тому же объекту. Внесение этого компонента тем не менее не разрушило изначально заложенный принцип последовательной работы различных отделов над документами, так как только пользователь, получивший в соответствии со своей очередью доступ к документу, имеет возможность открыть его для других сотрудников, добавляя и удаляя их из списка параллельно работающих над данным документом лиц.
Кроме того, в новом варианте появилась возможность в любой момент получить информацию о текущем статусе документа. По мнению сотрудников министерства, эта функция, на выполнение которой раньше уходила львиная доля их времени, - одна из наиболее выигрышных в новой системе по сравнению с обычным “бумажным” документооборотом.
Был также расширен стандартный класс inbox системы LinkWorks, который в новой редакции позволял легко отличать пришедшие по почте “циркулирующие папки” от обычных писем, а также просматривать содержимое папок в почтовом модуле.
К сожалению, система цифровой подписи, реализованная в LinkWorks, не могла быть использована в системе POLIKOM из-за ее низкой защищенности, а также отсутствия функции контроля версий документа, позволяющей реконструировать его историю, что совершенно необходимо в ведомстве, где принимаются политические решения. Поэтому PoliTeam было принято решение интегрировать LinkWorks с системой SecuDE (Security Development Environment), реализующей механизм электронной подписи на основе технологии RSA. Этот механизм действует следующим образом. Пользователь, намеревающийся подписать документ, должен вставить в соответствующее устройство свою смарт-карту, набрать PIN-код, а также некоторую дополнительную информацию, после чего ему открывается доступ к электронной подписи.
Интересна также система внесения изменений и комментариев в документ. Пользователю предоставляется возможность использовать как стандартное ПО, при помощи которого был создан документ, например Word или Excel, так и графические приложения. Вкупе с соответствующим аппаратным обеспечением, типа компьютера с перьевым вводом или иного подобного устройства, человек может работать с документом в привычной для себя манере.
Так как не все отделы министерства могли отказаться от бумажных документов, встала проблема их связи с системой электронного документооборота. Наиболее очевидный подход - сканирование документов - оказался, однако, не самым оптимальным. Во-первых, это потребовало бы обучения персонала работе со сканирующими устройствами и программами распознавания, во-вторых, некоторые документы сканировать невозможно. Параллельное существование электронных и бумажных документов и их идентичность были достигнуты путем использования бар-кода. Если к пользователю поступала обычная бумажная папка с нанесенным на нее бар-кодом и указанием, что существуют еще дополнительно электронные документы, относящиеся к этой же папке, пользователь мог, считав бар-код с помощью соответствующего устройства, быстро получить к ним доступ.
Хотя основной задачей создателей POLIKOM было обеспечение асинхронной работы пользователей, они предусмотрели и возможность обсуждения тех или иных вопросов в реальном времени. В систему было встроено соответствующее ПО третьих фирм, позволяющее проводить видеоконференции. Также был расширен формат почтовых сообщений внутри системы, и теперь по почте возможно рассылать не только текстовые сообщения, но и видеоизображения и аудиозаписи.
Хотелось бы особо подчеркнуть, что основная цель, поставленная перед разработчиками POLIKOM, - смоделировать в информационной системе обычную работу каждого сотрудника министерства, - была выполнена, система получилась целиком ориентированной на конечного пользователя.
POLIKOM стала стартовой платформой для разработки GMD/FIT более мобильных систем, в той или иной степени реализующих отдельные компоненты POLIKOM. Одна из них - BSCW - представляет Интернет-версию системы “разделяемых рабочих пространств”, о которых уже шла речь в этой статье. Существует русифицированная версия BSCW, которая доступна для использования прямо с сервера GMD/FIT (http://bscw.gmd.de).
