“Управлению’99” не обойтись без систем документооборота
Московская выставка “Управление” имеет пока не очень большую историю (она проводится с 1997 г.), однако ее рейтинг неуклонно растет. Само место проведения выставки - в московском Доме художника на Крымской набережной - определяет камерный характер экспозиции, что в значительной степени помогает обеспечить необходимый уровень профессионализма.
В этой связи следует выделить, кажется, единственную “некомпьютерную” экспозицию - фирмы “Рентоверс”, которая представила не только методику реструктуризации предприятий, но и конкретные примеры ее реализации на ряде предприятий Кировской области. На прошедшем во время выставки семинаре руководитель компании Андрей Алпатов на вопрос о роли ИТ в реинжиниринге справедливо отметил, что компьютеры помогут только тому, кто использует правильные бизнес-модели (или, по крайней мере, действительно хочет их использовать).
От документов к обороту и обратно
Следует отметить, что четкой границы между информационными системами и системами управления документооборотом конечно же не существует. Поэтому условно к сфере документооборота можно отнести и системы, которые в минимальной степени связаны с анализом и обработкой содержимого самих документов, управление же документами обеспечивается с помощью их атрибутов, реализуемых, в частности, в виде учетных карточек. Хотя, надо заметить, многие интегрированные решения для управления предприятиями (а их на выставке “Управление’99” было представлено не менее десятка) включают элементы документооборота, например в подсистемах делопроизводства.
Что касается собственно систем документооборота, то здесь можно выделить несколько видов продуктов, различающихся универсальностью предлагаемых решений: от систем управления документами, которые представляют собой платформы для создания ИС в широком диапазоне задач, до законченных решений, в значительной степени ориентированных на вполне конкретного заказчика. После такого вступления рассмотрим несколько систем документооборота, представленных на выставке “Управление’99”.
Предлагает “Весть-Метатехнология”
“Весть” еще до объединения с фирмой “Метатехнология” являлась чуть ли не единственной компанией, специализировавшейся именно на системах документооборота. В качестве платформы она использовала DOCS Open (канадской фирмы PC DOCS) и собственные разработки семейства WorkRoute.
На выставке была представлена новая версия WorkRoute 2000, которая построена на базе универсального workflow-сервера WorkRoute Engine (поставляемого автономно разработчикам информационных систем на лицензионной основе) и реализует следующие ключевые функции:
- последовательно-параллельная маршрутизация документов и заданий;
- использование шаблонов маршрутов;
- автоматическое напоминание о сроках выполнения заданий;
- уточнение маршрута ответственными сотрудниками;
- мониторинг маршрутов и управление в режиме реального времени;
- обеспечение конференций по выполнению поручений;
- свободная маршрутизация документов.
Данная система позиционируется компанией как облегченный, более дешевый вариант системы WorkRoute Standard. В частности, в WorkRoute 2000 отсутствуют графический редактор маршрутов и реализация условий переходов в маршруте. В качестве клиентского интерфейса можно использовать Internet Explorer 4, Outlook 2000 или Netscape Navigator 4, а в качестве серверной платформы - Windows NT 4.0, MS IIS 3 или 4, MS Active Directory Service Interfaces 2.5., серверы баз данных MS SQL Server 6.0 и выше, Oracle 7.3 или Sybase 11.5.
Возможности применения WorkRoute демонстрирует другой продукт компании - StockRoute - комплекс приложений для управления предприятием. Его отличительной особенностью является разделение логики приложений (управление ресурсами) и логики процессоров. При этом управление предприятием (как некоторой совокупностью ресурсов) реализуется через автоматизацию учетных процедур. StockRoute базируется на учетном модуле “Алеф Бухгалтерия” и модуле управления документами WorkRoute II. С помощью конструктора карт деловых процессов бизнес-модель предприятия вводится в систему, связывается с документами учетного модуля, после чего система готова к применению у конкретного заказчика.
Компания “Весть-Метатехнология” занимается также продвижением в России продуктов одного из мировых лидеров в области управления документами - фирмы Staffware. Хотя на первый взгляд эти системы являются конкурентами WorkRoute, представители российской компании считают, что на самом деле они очень хорошо дополняют друг друга, расширяя спектр предлагаемых заказчику решений. Отличительные особенности продуктов серии Staffware - высокая масштабируемость, интеграция со средой разработки VBA, поддержка COM, возможность использования функций системы в различных клиентских средах (Visual Basic, Oracle Forms, Java и Active HTML).
Недавно появившийся продукт Staffware 2000 имеет расширенные возможности администрирования, улучшенный интерфейс, а также повышенный уровень безопасности. В нем реализован вариант доступа к функциям Staffware через Web с помощью коробочных продуктов (eworkflow и Staffware Global) или инструментального набора DHTML Client Toolkit.
“БОСС-Референт” - всё для делопроизводства
Этот продукт компании “АйТи” имеет более четкую функциональную направленность: он предназначен в основном для решения задач делопроизводства. Такая узкая специализация упрощает его внедрение, при этом функциональность системы может быть достаточно просто расширена - ведь “БОСС-Референт” является полноценным продуктом семейства “БОСС” (“Корпорация”, “Компания”, “Коммерсант”, “Аналитик”, “Архив”, “Кадровик”).
Продукт “АйТи” предназначен для внедрения в системы управления практически любого учреждения - от небольшого предприятия до федерального ведомства. Он соответствует требованиям государственной системы документационного обеспечения управления, что подтверждается сертификатом Госстандарта РФ.
“БОСС-Референт” решает три основные группы задач: автоматизация работы с документами, коллективная работа с общими базами данных и надежная передача информации. Продукт состоит из взаимосвязанных функциональных модулей: “Регистрация документов”, “Контроль исполнения”, “Согласование”, “Планирование”, “Наша организация”, “Внешние контакты”, “Новости” и “Справочники и шаблоны”. Возможна также поставка дополнительных модулей “Контроль договоров” и “Инженерное обеспечение”. Кроме того, специальный набор инструментов позволяет независимым разработчикам создавать приложения, интегрированные с системой “БОСС-Референт”.
В качестве программной платформы используются технологии Lotus Notes (корпоративная электронная почта, обеспечение групповой работы и доступ в Internet) и Lotus Domino (масштабируемый сервер приложений и коммуникационный сервер). Также при создании и внедрении комплексных систем компания “АйТи” применяет методику Accelerated Value Method компании Lotus Development.
Безусловно сильной стороной “АйТи” является наличие широкой региональной сети партнеров, обеспечивающих внедрение и сопровождение систем, что способствует широкому применению в различных организациях продуктов семейства “БОСС” (в том числе и “Референта”).
AquaDoc от компании “Аквариаус Консалтинг”
“Аквариус Консалтинг” - появившаяся только несколько месяцев назад компания в составе группы “Аквариус”. На выставке она впервые представила свой продукт для автоматизации делопроизводства и электронного документооборота под названием AquaDoc. Система предназначается для внедрения в тех крупных и средних учреждениях различных форм собственности, которые работают в соответствии с российскими стандартами, регламентирующими сферу делопроизводства.
AquaDoc создана на базе инструментария Designer/2000 фирмы Oracle с использованием CASE-методологии. При этом обеспечивается поддержка большинства промышленных баз данных (Oracle, Sybase, Informix, MS SQL Server, Ingres и др.).
Благодаря наличию настроек пользователь может адаптировать систему к конкретной предметной области применения. Программа обеспечивает хранение не только структурированных данных по документам (реквизиты регистрационной карточки), но и самих документов. В качестве документов могут выступать файлы различных форматов (текст, фото, аудио, видео, CAD-форматы), созданные с помощью самого разнообразного инструментария. Для их ввода с бумажных носителей имеется сопряжение с системами распознавания образов.
Возможности AquaDoc определяются следующими функциями:
- поиск документов как по структурированным, так и по неструктурированным данным;
- асинхронное уведомление сотрудников о событиях, происходящих в системе, и доставка документов на рабочие места сотрудников;
- электронная цифровая подпись и шифрование документов (с использованием различных систем криптозащиты);
- поддержка персональных и корпоративных папок документов и списков их рассылки, имеющих неограниченную иерархическую структуру;
- рассылка документов и папок документов согласно персональным и корпоративным спискам рассылки;
- классификация документов по неограниченному количеству критериев;
- авторизация доступа сотрудников согласно их служебным обязанностям;
- ведение справочника функциональных ролей сотрудников.
Для организации делопроизводства могут быть использованы следующие функции:
- регистрация документов любого вида с автоматическим присвоением номера по заданному пользователем шаблону;
- создание и согласование (визирование, подпись, утверждение, замечание) проектов документов;
- согласование проектов резолюций, создаваемых и направляемых руководителям референтами;
- контроль исполнения документов;
- анализ состояния исполнительской дисциплины в подразделениях и у отдельных исполнителей;
- систематизация и рубрикация документов, создание логических связок документов;
- контроль местонахождения оригиналов и копий документов на бумажных носителях;
- использование справочников по адресатам и корреспондентам.
В составе базовой поставки система AquaDoc в качестве хранилища документов использует СУБД Oracle 8 или Oracle 7.3 с Context Option. На рабочих местах сотрудников требуется MS Windows 95/NT. Минимальные требования к персональным компьютерам на рабочих местах сотрудников - Intel 486, 16 Мб ОЗУ, 200 Мб жесткий диск.
Решения для региональных структур
В заключение следует сказать о системах документооборота, разрабатываемых с ориентацией на применение в региональных органах управления. В качестве примера можно назвать представленную на выставке “Единую систему электронного документооборота и делопроизводства”, созданную для администрации Санкт-Петербурга государственным предприятием “Центр компьютерных разработок” и информационно-правовым консорциумом “Кодекс”.
Она включает три подсистемы, функционирующие в среде Windows NT Server и MS SQL Server: “Контроль исполнения документов”, “Письма и обращения граждан” и “Электронная протокольная служба”. По мнению разработчиков, данный комплекс обеспечивает создание единого информационного пространства в органе власти и подведомственных ему организациях. При этом масштабируемость решения обеспечивается наличием нескольких вариантов реализации каждой подсистемы: локальный (для рабочего места отдельного сотрудника), малый сетевой (файл-серверный), основной сетевой (клиент-серверный) и корпоративный (связь трех первых на уровне корпоративной сети).
