МЕНЕДЖМЕНТ
Как показывает практика консультационной деятельности нашей фирмы, качественное управление невозможно при отсутствии на предприятии соответствующих внутренних нормативных документов (как бы скучно это ни звучало).
Естественно, что на каждом предприятии существуют документы, регламентирующие процесс производства: технологические карты, чертежи, спецификации и т. д. Без них производство просто невозможно. Но почему документы описывают только область производства? Почему нет аналогичных нормативов для других областей деятельности (снабжения, сбыта, НИОКР, учета, контроля и т. д.)? Почему нет стандартизованного описания процесса управления предприятием в целом? А если где-то такие документы и существуют, то очень часто они не связаны между собой или противоречат друг другу, т. е. нет системы внутренних нормативных документов.
А она жизненно необходима. Как же ее нужно строить? Специалисты нашей фирмы попробовали ответить на этот вопрос. Та система, о которой пойдет речь ниже, возможно, не является идеальной, однако ее жизнеспособность была проверена практикой.
Так называемая “Система внутреннего нормативного регулирования” (СВНР) представляет собой набор (совокупность) правил, которые регламентируют различные аспекты управления предприятием. Это регламентирование осуществляется как на уровне общих экономических принципов, так и на уровне применения этих принципов для конкретных функций управления и конкретных объектов управления.
СВНР должна обеспечить единство методологических, организационных, технических подходов при реализации управленческих функций на предприятии в целом и в его отдельных структурных подразделениях.
Она решает следующие основные задачи:
- определяет и классифицирует объекты управления;
- описывает организационное построение и взаимодействие объектов управления друг с другом и с внешней средой;
- описывает совокупность приемов, методов и процедур воздействия на объекты управления (эти приемы, методы и процедуры охватывают все функции управления: организацию, анализ, поиск и принятие решений, планирование, контроль и т. д.).
При построении СВНР должны быть приняты во внимание:
- требования российского и международного законодательства (СВНР должна быть согласована с внешними нормативными документами);
- особенности хозяйственной деятельности предприятия;
- особенности существующей на предприятии системы управления (с учетом уже существующих внутренних нормативных документов).
СВНР, по нашему мнению, должна строиться по трехуровневой иерархической схеме, т. е. включать совокупность документов трех уровней (групп).
Уровень 1
Документ этого уровня получил название “Положение о системе управленческого учета”.
Основная цель создания данного документа состоит в формировании главных принципов управления предприятием. Этот документ по своей сути есть не что иное, как управленческая конституция предприятия.
При разработке “Положения” формулируются общие категории (главные принципы) теории управления, цели и общие экономические принципы деятельности предприятия, а также определяются принципы отношений предприятия с внешней средой и структурное построение системы управления предприятием (системы управленческого учета).
Здесь позволим себе следующий комментарий. В книгах западных и российских авторов управленческий и финансовый (бухгалтерский) учет противопоставляются друг другу, что, на наш взгляд, достаточно спорно.
Во-первых, управленческий и финансовый учет в значительной степени используют одну и ту же информацию, например данные об использовании материалов, о выпуске изделий из производства, о затратах труда и т. д. Это значит, что обозначить границу между управленческим учетом и финансовым учетом очень трудно. Во-вторых, финансовый учет, как и управленческий, также используется для управления предприятием. Точнее, бухгалтерский учет используется для управления отношениями предприятия с внешней средой (клиентами, поставщиками, кредиторами, акционерами, государственными инстанциями).
Поэтому система управленческого учета должна включать в себя все виды учетных подсистем, которые существуют на предприятии, т. е. финансовый учет является ее составной частью.
В задачи документа первого уровня входит также классификация основных объектов управления на предприятии и определение общих для всех уровней СВНР терминов.
Внедрение единого понятийного аппарата на предприятии гораздо важнее, чем это кажется на первый взгляд. Проблема состоит не только в том, что специалисты не понимают друг друга из-за различий в терминологии. Очень часто неверно примененные (принятые) термины приводят к неверному решению управленческой задачи. Простой пример. На предприятии существует документ, описывающий процесс составления смет. При этом в тексте вперемешку фигурируют “расходы”, “затраты”, “издержки”, “статьи финансирования”. Здесь трудно разобраться, что же все-таки имеется в виду - расходы или затраты. Но самое главное, в результате этого изначального “терминосмешения” становится непонятной цель планирования: какой же создается бюджет - по затратам или по расходам.
Итак, сформулируем основные требования к документу первого уровня.
1. Целостность и единообразие (должны быть соблюдены по принципу “от общего к частному”).
2. Возможность практического использования документа (общие управленческие категории должны быть конкретизированы в отношении предприятия).
3. Стабильность (документ должен создаваться на длительный срок).
4. Удобство использования (документ должен быть компактным и иметь рациональную структуру).
5. Документ должен быть согласован с особенностями хозяйственной практики предприятия.
По нашему мнению, основной эффект и главная польза от разработки “Положения о системе управленческого учета” состоит в формировании методологической базы для разработки документов второго и третьего уровней.
Уровень 2
На этом уровне мы выделяем две категории документов. Это положения и классификаторы (справочники).
Положения мы также называем стандартами. Каждый стандарт разрабатывается для определенного (конкретного) объекта управления (совокупности объектов управления) и для определенной управленческой функции (совокупности управленческих функций). Иначе говоря, стандарты определяют, каким образом в отношении выбранного объекта управления реализуется управленческая функция (см. схему).
Например, объектом управления для стандарта “Учет основных средств” являются основные средства, а управленческой функцией - функция учета.
Каждое положение описывает методы и технологию применения (использования) управленческих функций, определяет правовой (законодательный) режим в отношении объектов управления, а также содержит ссылки на внешние нормативные документы. В нем определяются нормы, описание которых во внешнем законодательстве отсутствует, неоднозначно, многовариантно или трактуется предприятием на свой лад. Таким образом, стандарты содержат сравнительный анализ внутренних и внешних регламентирующих (законодательных) норм в отношении выбранных объектов управления.
Если в документе первого уровня даются определения укрупненных (основных) объектов управления, то в стандартах эти укрупненные объекты могут быть детализированы и конкретизированы в соответствии с различными классификационными признаками. То же самое относится к вопросу связи выбранного объекта управления с другими объектами управления.
Пример. Стандарт “Калькулирование себестоимости продуктов”.
Основные объекты управления: себестоимость, элементы затрат и статьи затрат, переделы, центры ответственности (начальник цеха, мастер участка), готовая продукция, незавершенное производство и т. д.
В документе первого уровня описывается такой укрупненный объект управления, как себестоимость. В стандарте этот объект управления может быть конкретизирован по различным принципам классификации и группировки (признакам классификации): себестоимость продукции основного производства; себестоимость продукции вспомогательного производства; плановая себестоимость; фактическая себестоимость; себестоимость полная; себестоимость ограниченная.
Определяется взаимосвязь выбранного объекта управления (себестоимости) с другими объектами управления, а также место и роль этого объекта управления на предприятии:
- себестоимость есть показатель для оценки деятельности предприятия в целом и отдельных его подразделений и структурных единиц;
- себестоимость есть показатель для оценки рентабельности выпускаемой продукции;
- себестоимость есть показатель для формирования цен;
- себестоимость есть показатель для исчисления (определения) налога на прибыль, налога на доход;
- себестоимость есть показатель для формирования бюджетов и контроля за исполнением бюджетов и т. д.
Нормативное регулирование. Даются ссылки на “Положение о составе затрат.+”, “Инструкцию министерства по....”. Описываются нормы, правила, методы, принципы, которые отличаются от внешних законодательных документов. Дается иная по сравнению с внешними актами трактовка норм.
Для выбранного объекта управления реализуются следующие управленческие функции:
- плановая функция (исчисление плановой себестоимости);
- контрольная функция (определение результатов деятельности центров ответственности и т. д.).
Технология реализации управленческих функций. Описание техники и методов калькулирования себестоимости. Описание участвующих лиц, основных потоков информации, временного регламента и т. д.
При постановке управленческого учета на предприятии могут быть разработаны, например, следующие положения:
- “Положение о текущих затратах” (элементы, статьи, классификация затрат);
- “Положение об организации и оперативном учете затрат”;
- “Положение о нормативно-плановом учете затрат”;
- “Положение о калькулировании себестоимости продукции”;
- “Положение о центрах ответственности”;
- “Положение о внутрихозяйственном коммерческом расчете”;
- “Положение о технических и экономических показателях деятельности предприятия”;
- “Положение о внутреннем контроле на предприятии”;
- “Положение о нормировании запасов материалов” и т. д.
На этом же уровне СВНР существует еще одна категория документов - классификаторы и справочники. Они необходимы для описания (группировки) объектов управления. Классификаторы определяют принципы (признаки) группировки объектов управления и способы присвоения им десятичных кодов. Справочники (перечни) содержат информацию о конкретных объектах управления на предприятии с указанием их персональных идентификационных десятичных кодов.
Уровень 3
Документы данного уровня представляют собой совокупность рабочих (должностных) инструкций. Инструкции содержат пошаговый алгоритм действий, которые необходимо предпринять исполнителю в процессе реализации управленческих функций и отдельных управленческих операций в отношении конкретных объектов управления.
Инструкции призваны обеспечить более высокое качество работы исполнителей: должно снизиться количество ошибок, повыситься производительность труда, снизиться требования к квалификации и профессиональным качествам работников. К сожалению, значение инструкций очень часто недооценивается менеджерами российских предприятий, которые склонны видеть в них бюрократические излишества. Но зачем в стандартных, типовых хозяйственных ситуациях нестандартно ломать голову?
Следует отметить, что предложенный порядок построения СВНР соответствует идеологии международных стандартов качества ИСО 9000. В этих стандартах говорится следующее.
“Производитель должен разработать и поддерживать в рабочем состоянии документированные процедуры анализа контрактов, проектирования продукции, закупок материалов, производства продуктов, технического обслуживания продуктов, испытаний продуктов, хранения и упаковки продуктов... Документированные процедуры могут содержать ссылки на рабочие инструкции, которые определяют порядок выполнения работы”.
Таким образом, если на втором уровне нормативной документации системы качества на предприятии находится набор методологических положений, определяющих порядок выполнения процедур по всем элементам системы, то на третьем уровне располагаются рабочие и контрольные инструкции, регламентирующие работу конкретных исполнителей.
В заключение - несколько слов о роли СВНР в автоматизации управленческой деятельности предприятий. Практика показывает, что проекты автоматизации часто терпят неудачу именно ввиду отсутствия необходимых документированных регламентов. Создание соответствующих нормативных документов, описывающих, что и как должно делаться, - первый и обязательный этап проекта автоматизации. Только после этого можно переходить к “виртуальному миру” программных продуктов.
К автору, консультанту аудиторской компании ЦБА, можно обратиться по адресу: audit@aha.ru.
