Зачем нужны информационные технологии

В результате бума в области информационных технологий (ИТ) о них нередко говорят в отрыве от их влияния на основные финансовые показатели деятельности компании, т. е. развитие ИТ рассматривается как самоцель. Но все-таки крайне желательно, чтобы любые инвестиции в ИТ были обоснованы, а не сделаны в угоду моде или по иным нерациональным соображениям. Именно недостаточное обоснование является, на наш взгляд, основным препятствием для распространения ИТ и, в частности, OLAP-технологий в России. Менеджеры, принимающие решения, не понимают, как использование OLAP-технологий повлияет на прибыльность компании. Тратить же средства компании на что-то просто потому, что это модно, не имеет смысла.

В своей статье “Особенности продвижения OLAP-продуктов Oracle на рынке СНГ” (см. PC Week/RE, № 25/2000, с. 20) Роман Самохвалов называет три основные причины малой распространенности OLAP-технологий в СНГ:

1. “+несоизмеримо меньшие (чем на Западе. - Ф. П.) вложения в ПО вообще. Нередко руководители рассматривают информационные технологии как затратную статью, а не как форму инвестиций”.

2. “+многие организации+ пока в основном заняты развитием OLTP-систем, отложив OLAP на перспективу”.

3. “+зачастую, особенно в государственных структурах, источник проблемы находится в людях и их взаимоотношениях - первым руководителям "старой закалки" с их стилем управления и принятия решений это просто не нужно, а средний менеджмент, поставляющий информацию высшему руководству, не хочет терять своего влияния и положения собственной незаменимости”.

Во всех трех случаях налицо недостаточная просвещенность топ-менеджмента в вопросах ИТ. И этот пробел в представлениях менеджеров, принимающих решения, можем восполнить только мы, специалисты ИТ, а также деловая и компьютерная пресса.

Что такое OLAP

Что же такое OLAP? Это аббревиатура английского словосочетания On-Line Analytical Processing, которое дословно можно перевести как “анализ в режиме реального времени”. Под этим собирательным понятием подразумевается класс информационных систем и собственно процесс анализа, построенный на основе использования этих систем. Казалось бы, такое понятие, как анализ, существует на всех предприятиях уже десятки лет, что же тут нового? Но все дело в том, что скорость проведения анализа с помощью OLAP-технологии возрастает в сотни и тысячи раз, открывая качественно новые возможности в управлении предприятием. Объясняется это тем, что, во-первых, в OLAP-системах помимо отчетов с фиксированной структурой (столбцы, строки, единицы измерения) пользователь может по своему желанию компоновать отчет в дружественном графическом интерфейсе, не обращаясь в очередной раз к программистам из отдела ИТ. Например, в отчете о продажах специалист непосредственно перед формированием отчета может выбрать единицы измерения (тонны, доллары, среднее отклонение от бюджета), строки (товар, страна, клиент), столбцы (факт, бюджет, месяц, год). А во-вторых, любой отчет, стандартный и пользовательский, исполняется за время, не превышающее установленный в системе параметр, обычно около 5 секунд. И это - независимо от объема данных!

Оценка эффективности инвестиций в ИТ

Но вернемся к оценке инвестиций в ИТ. Классическим трудом в этой области можно считать книгу “Leveraging the new infrastructure: How market leaders capitalize on information technology”, написанную Питером Уэйлом и Марианной Бродбент. Она содержит следующие сведения по интересующей нас теме.

Тезис номер 1. К инвестициям в ИТ применимы те же методы оценки рентабельности, что и к любым другим. В частности, портфель инвестиций должен быть сбалансирован по риску и доходности.

Тезис номер 2. Все инвестиции в ИТ делятся на четыре категории:

1. Инфраструктурные.

2. Транзакционные.

3. Информационные.

4. Стратегические.

Инфраструктурные - инвестиции в локальную сеть, коммуникации, аппаратное обеспечение.

Транзакционные - инвестиции в системы, поддерживающие ежедневные операции: обработку заказов, печать технологических карт, платежных документов и т. д.

Информационные - инвестиции в системы анализа и поддержки принятия решений.

Стратегические - инвестиции в новые направления применения ИТ, создающие конкурентные преимущества компании, такие, как, например, интернет-торговля, электронное обслуживание клиентов.

Стратегические инвестиции - самые рискованные и доходные, далее следуют информационные, транзакционные и инфраструктурные.

Среднестатистическая западная компания тратит на ИТ 4,1% валового дохода,что составляет 7,7% совокупных затрат, причем распределение по видам инвестиций следующее:

- инфраструктурные - 58%;

- транзакционные - 12%;

- информационные - 16%;

- стратегические - 14%.

Эти соотношения могут, хотя и не очень значительно, отклоняться от приведенных значений в ту или иную сторону в зависимости от отраслей и стратегий конкретных компаний.

Инвестиции в OLAP-технологии, очевидно, относятся к классу информационных. Более того, составляют значительную часть информационных инвестиций, на которые стандартная западная компания тратит 0,7% от оборота (!).

Однако продолжим анализ инвестиций в ИТ. Оценить прибыльность ИТ-проекта - достаточно сложная задача. Схематично изобразим, как инвестиции в ИТ влияют на прибыль.

На этой схеме видно, что на каждом этапе информация о том, какой именно вклад в прибыль дали ИТ, искажается влиянием множества посторонних факторов и воздействий.

Ниже мы приводим несколько рекомендаций по оценке экономии затрат или повышения прибыли за счет информационных инвестиций.

1. Оцените, сколько инвестиционных проектов, скажем, за последний год, оказались убыточными. Оцените, от скольких из них можно было бы отказаться на ранних стадиях (при бизнес-планировании и т. д.), имея в своем распоряжении все аналитические данные.

2. Оцените резервы по снижению затрат. Одним из самых эффективных методов для этого является сравнительный анализ или, проще говоря, бюджетирование. Контроль исполнения бюджета, а как следствие, и само исполнение бюджета возможны только при наличии автоматизированной аналитической системы.

3. Проанализируйте процент нерентабельных продаж.

4. Несколько сложнее, но все же можно оценить недополученную прибыль от неоптимального ценообразования.

Расчет, проведенный согласно этим или аналогичным шагам, даст финансовую оценку неиспользуемых компанией резервов. Конечно, использовать резервы полностью невозможно, развернув только лишь аналитические средства. Для этого необходим целый комплекс мероприятий, одним из которых может быть переход на OLAP-технологии. Приведем пример расчета эффективности ИТ-инвестиций по приведенной выше схеме.

Пример

Рассмотрим абстрактную российскую компанию. Предположим, что анализ, проведенный согласно вышеупомянутым четырем пунктам, показал:

1. За прошедший год компания осуществила три инвестиционных проекта стоимостью $200 000 каждый. Два из них не оправдали ожиданий. Один из этих двух провалился по причине неточного расчета исторического тренда продаж и себестоимости на этапе бизнес-планирования.

2. Нормативное бюджетирование на предприятии не производится. Постоянные издержки составляют $3 000 000 в год, переменные - $5 000 000 в год. На основе опыта аналогичных предприятий предполагается, что бюджетирование позволит на 2,5% сократить переменные затраты и на 10% - постоянные.

3. В результате анализа продаж предыдущего года выявлено, что два товарных направления оказались нерентабельными, принеся компании $100 000 чистого убытка.

4. Выборочный анализ показал, что 30% товаров продаются по ценам, при которых компания недополучает 15% прибыли (годовые продажи - $10 000 000).

Из вышеизложенного можно сделать вывод, что проведение процедур одобрения инвестиционных проектов, бюджетирования, ценообразования даст компании дополнительно $815 000 прибыли в год. Стоимость внедрения новых методик может быть приблизительно рассчитана по формуле:

Управленческий консалтинг +

+ Подбор/Замена персонала +

+ Потери на период реструктуризации + ИТ,

где ИТ = Инфраструктурные + Транзакционные + Информационные + Стратегические инвестиции.

Принимая, что на управленческий консалтинг уйдет $100 000, на Подбор/Замену персонала - $200 000, Потери на период реструктуризации составят $200 000, а приемлемый период окупаемости проекта - два года, получаем, что компания может потратить на ИТ $1 130 000. Даже если считать, что доля Информационных инвестиций (читай OLAP) в этом проекте будет соответствовать среднестатистической по компании в целом, то она составит 16% х х $1 130 000 = $180 080.

Тут следует отметить, что для среднего предприятия с вышеуказанными параметрами будет достаточно 1/10-1/4 этой суммы, чтобы удовлетворить 90% потребностей в аналитических системах. Этот абстрактный, но типичный пример, в частности, показывает, что для среднестатистической российской компании вложения в аналитические системы не просто выгодны, а сверхвыгодны.

Основные предпосылки получения прибыли от ИТ

В мире накоплен уже достаточно большой опыт удачного и неудачного применения ИТ в бизнесе. В заключение мы хотим указать пять основных признаков, отличающих компанию, эффективно применяющую ИТ для достижения финансовых результатов.

1. Вовлеченность топ-менеджмента в управление ИТ.

2. Минимум политики и интриг.

3. Удовлетворенность пользователей информационных систем.

4. Интегрированное планирование развития бизнеса в целом и ИТ.

5. Опыт в использовании ИТ.

Заключение

Мы надеемся, что эта статья поможет руководителям отделов ИТ вести конструктивный диалог с руководством компаний и создавать проекты автоматизации, которые приведут к реальному повышению эффективности компаний.

Рекомендуемая литература

1. Peter Weil and Marianne Broadbent. “Leveraging the new infrastructure: How market leaders capitalize on information technology”.

2. Harvard business review on the Business value of IT.

3. Richard Connely, Robin McNeill and Roland Mosimann. “The multidimensional manager: 24 ways to impact your bottom line in 90 days”.

4. Федор Петренко. “Проект R50 в газовом концерне AGA”. Сайт: www.olap.ru.

5. Алексей Резниченко. “OLAP в России”. PC Week/RE, № 25/2000 г., с. 19.

6. Роман Самохвалов. “Особенности продвижения OLAP-продуктов Oracle на рынке СНГ”. PC Week/RE, № 25/2000 г., с. 20.

К автору можно обратиться по адресу: fpetrenko@r6cmail.ru.