ДОКУМЕНТООБОРОТ
Компания Lotus Development является одним из признанных лидеров в области разработки технологий для информационных систем масштаба предприятий, в том числе в сфере создания систем управления документами и знаниями. Но говоря о конкретном использовании данных технологий, следует сделать важное уточнение. Широко известные Lotus Notes (почтовый клиент) и Domino (сервер приложений) представляют собой в первую очередь платформу, на базе которой создаются те или иные прикладные системы. В частности, почти все российские пользователи Lotus фактически имеют дело с соответствующими надстройками, реализованными отечественными разработчиками.
Однако кроме технологических платформ Lotus предлагает целый комплекс продуктов, предназначенных для конечного пользователя. Одним из них является Lotus Domino.Doc - система управления документами в распределенной среде. Этот пакет уже имеет свою историю на мировом рынке, но в нашей стране он был представлен фактически лишь в начале нынешнего года. Впервые российские пользователи смогли познакомиться с Lotus Domino.Doc в апреле на конференции “Электронный Офис 2000”, а в сентябре появилась русская версия системы - с полностью локализованными интерфейсом, документацией и справочной системой.
В отличие от других пакетов подобного класса, Domino.Doc поставляется в виде коробочного продукта, установка и настройка которого может быть выполнена даже силами самого заказчика. Хотя, конечно, для эффективного использования системы требуются достаточно высокая квалификация персонала и знание технологий Lotus. Так, для расширения функциональных возможностей можно применять открытый интерфейс API на основе стандарта OLE Automation, с помощью которого, например, достигается интеграция с другими корпоративными приложениями и системами.
Реализация многослойной программной системы (Domino.Doc работает в среде сервера Domino и использует многие сервисы последнего) позволяет снизить затраты на приобретение ПО, в результате чего, по некоторым оценкам, этот продукт, если сравнивать его по ценовым показателям с конкурирующими с ним пакетами, выглядит более выигрышно. Другим следствием такого подхода стала доступность систем корпоративного масштаба (его пользователями являются, в частности, такие гиганты, как General Motors и Procter & Gamble) даже средним предприятиям.
Domino.Doc наделен всеми основными функциями, присущими системам управления документами:
- регистрация входящих и исходящих документов;
- сохранение версий документов;
- создание профилей документов;
- иерархия контейнеров, которая использует привычные метафоры “библиотека”, “шкаф”, “папка” и т. д.;
- полномасштабные средства поиска и визуализации информации;
- возможность работы как с традиционными документами, так и с аудио- и видеоданными, графическими образами и пр.
Система может быть дополнена средствами шифрования данных, электронной подписи и идентификации пользователей. В частности, на практике уже проверена возможность ее интеграции с российскими средствами криптозащиты “Верба”. Еще одна отличительная особенность Domino.Doc -изначальная ориентация пакета на функционирование в распределенной среде, в том числе Web. Пользователи системы могут применять Web-браузеры, клиенты Notes и широкий круг Windows-приложений, совместимых с ODMA (в частности, Lotus Word Pro и Microsoft Word). Технология репликации обеспечивает поддержку работы мобильных и отключенных пользователей.
Логика работы Domino.Doc может быть проиллюстрирована на таком примере. Предположим, в компании - производителе бытовой техники начинается реализация проекта по созданию нового продукта. В качестве первого шага создается файловый “ящик” - хранилище всех документов по данному проекту; защищенный доступ к нему будет возможен из любой точки киберпространства. Именно с этим “ящиком” взаимодействуют сотрудники отделов проектирования, производства, маркетинга, сбыта и пр., многие из которых могут находиться в совершенно произвольных географических точках. Таким образом, как бы формируется распределенная рабочая группа разных специалистов, участвующих в проекте.
Система обеспечивает доступ пользователей в соответствии с их правами, синхронизацию нескольких копий для поддержки целостности документов, фиксирует все вносимые изменения, а также обеспечивает автоматическое копирование и архивирование файлов, например, на оптических дисках. При этом участники рабочей группы в соответствии со своими правами могут обращаться к архивным данным подобных проектов для повторного использования полученных ранее опыта и знаний.
Прописанные бизнес-правила управляют пересылкой документов между разными исполнителями. Так, пресс-релиз, подготовленный рекламным агентством, сразу передается в отдел маркетинга для редактирования, затем он попадает к юристам на утверждение, после чего рассылается по указанным адресам и публикуется на корпоративном Web-сайте.
Работая в среде сервера Lotus Domino, система Domino.Doc может функционировать на самых разных операционных системах и компьютерах (Windows NT, Unix). К тому же этот пакет является одним из компонентов программного комплекса IBM Enterprise Document Management Suite и может быть интегрирован с другим его частями.
