Компьютеризация кадровых служб с самых первых шагов автоматизации управленческой деятельности предприятия была в центре внимания. АСУ любого предприятия в 1960-1980 гг. всегда включала в себя подсистему управления кадрами (УК). Следовательно, автоматизацию кадровой деятельности никак нельзя считать нововведением.
Именно для “АСУ-Кадров” разрабатывались первые автоматизированные запросные системы. Дело в том, что в отличие от других подразделений в кадровой службе большое место занимает процедура формирования справочных или отчетных документов по нерегламентированным, т. е. неизвестным заранее запросам. Поэтому алгоритм поиска должен иметь универсальный характер, обеспечивая выбор информации по любой совокупности поисковых признаков, которые могут не повторяться даже дважды.
Анализ множества монографий по проблемам управления персоналом показал большое разнообразие подходов и методик, рекомендуемых для совершенствования процесса управления кадрами. Однако никто из авторов не рассматривает практические аспекты их применения, упорно обходя стороной компьютерные технологии, а ведь без них в современных условиях не может работать ни одно предприятие.
С другой стороны, существует большое количество изданий, особенно периодических, освещающих различные аспекты информационных технологий и обсуждающих определенные функциональные программные продукты, в том числе и по управлению кадрами. Таким образом, наблюдается явное разобщение между специалистами из сферы фундаментальных исследований по управлению кадрами и разработчиками программ, причем вторые склонны рассматривать свои пакеты исключительно как готовые к применению программные продукты, предполагая, что в них уже учтены все необходимые требования, предъявляемые работниками кадровых служб.
Типовые задачи и их расширение
Однако если обратиться к истории становления и развития подсистемы управления кадрами (УК), то можно обнаружить следующее. В зависимости от специфики предприятия состав подсистем АСУ мог варьироваться как по количеству, так и по качеству, но подсистема УК присутствовала всегда и имела статус самостоятельной, т. е. не включалась в состав других подсистем и не передавала им своих задач.
Она начиналась как информационно-справочная система, основная цель которой состояла в выполнении одной управленческой задачи - учета персональных сведений о работниках. Наличие достаточно полной информационной базы по кадрам позволяло также автоматизировать составление отчетов.
На протяжении всего периода использования вычислительной техники в кадровых службах подсистема УК содержала мало изменяющийся перечень типовых задач:
- персональный учет работников (включая прием и увольнение);
- статистический и оперативный учет и отчетность;
- анализ движения кадров;
- анализ качественного состава кадров;
- ведение архива.
В конце 80-х годов появилось понятие “новые информационные технологии” (НИТ). Коренные изменения элементной базы, влекущие за собой совершенствование технических средств и инфраструктуры обработки информации, привели к созданию корпоративных систем управления бизнес-процессами, в составе которых и сегодня обязательно присутствует модуль, ориентированный на автоматизацию управленческих функций в кадровой сфере. Однако перечень решаемых в нем задач практически не отличается от приведенного выше, в подтверждение чего были проанализированы некоторые отечественные ПП по управлению кадрами:
- пакет “Атлант-Кадры” фирмы “Атлант-Информ”;
- пакет фирмы INFIN;
- автоматизированное рабочее место “Учет личного состава” фирмы “Инфософт”;
- модуль “Бизнес-кадры” интегрированного пакета “Галактика”;
- пакет “БОСС-Кадровик” фирмы “АйТи”;
- модуль “Учет кадров” фирмы “Кворум”;
- пакет по управлению кадрами белорусского предприятия НИИЭВМсервис;
- система “Кадры” украинской фирмы ANTEC;
- программный комплекс по автоматизации управления персоналом фирмы “АиТ”;
- модуль “Управление персоналом” в составе системы электронного документооборота N.System, разработанной в Санкт-Петербурге специализированным предприятием ComputerLand/St.Petersburg;
- кадровая программа “Oracle-Кадры”;
- АСУ “Кадры” во ВНИПИ АСУ Газпрома и аппарате управления НПО “Союзавтоматика”.
Недавно автором были проведены исследования на 22 предприятиях г. Иркутска, в ходе которых изучалось использование информационных технологий в управленческой деятельности кадровых служб.
Результаты этой работы, а также анализ возможностей готовых ПП по управлению кадрами, предлагаемых на рынке, позволили сделать следующие выводы.
1. В настоящее время изменился подход к автоматизации управленческих функций. На рынке появился такой специфический продукт, как готовый функциональный пакет по автоматизации какого-либо бизнес-процесса или совокупности бизнес-функций в рамках отдельного бизнес-процесса. Чаще всего в этой роли выступают корпоративные информационные системы (КИС), модули которых ориентированы на отдельные бизнес-процессы. Почти всегда один из таких модулей реализует кадровые функции. В ряде случаев эти функции включены в модуль “Зарплата + Кадры”.
2. В связи с этим трансформировалась роль отдела АСУ, существующего на любом предприятии. Если раньше его сотрудники участвовали в описании постановок задач, программировании, внедрении и сопровождении, то теперь за ними сохранились только две последние функции. Первые две уже реализованы в готовом программном продукте и выполнены соответствующей специализированной фирмой - разработчиком программного обеспечения.
3. Во всех пакетах реализован традиционный подход к проблеме автоматизации управленческих функций в кадровых службах, обозначенный еще в 60-е годы. Акцент сделан на учет кадров и выдачу информации по запросам, в том числе формирование периодической отчетности. Различаются пакеты в основном полнотой учетной информации, организацией запросной системы и интерфейсом. Это объясняется тем, что в настоящее время в стране сложилась такая практика, когда постановщиками задач являются сами разработчики. Не всегда полностью владея ситуацией в определенной предметной области, они включают в состав системы наиболее типовые задачи с достаточно гарантированными жесткими алгоритмами, по сути которых проблем не возникает в принципе. Таким образом, все отечественные программные продукты по управлению персоналом содержат типовой перечень задач. Усовершенствования обуславливаются главным образом изменением технической основы компьютерной техники, а также пользовательского интерфейса, адаптированного под упрощенные стандарты системного ПО. По-прежнему за бортом автоматизации остались такие традиционные задачи, как планирование профессиональной подготовки рабочих и специалистов (обучение, переподготовка); планирование повышения квалификации (обучение и переобучение) руководящих кадров; рациональная расстановка кадров по уровню их квалификации; аттестация и рационализация рабочих мест. Между тем в новых экономических условиях, когда рынок трудовых ресурсов стал объективной реальностью, появились и новые задачи, которые могут и должны быть решены с применением компьютерных технологий: анализ резюме; собеседование; отбор претендентов на вакантные рабочие места; продвижение по служебной лестнице; составление должностных инструкций; проведение социологических исследований. В функциональном отношении пакеты иностранного происхождения резко отличаются от отечественных. В них наряду с традиционными задачами (учет сведений о персонале по различным показателям и выдача информации по запросам) решается и ряд специфических (планирование карьеры, ведение архива, обеспечение связей внутри корпорации, информирование о памятных днях сотрудников и др.).
4. Ни в одном из отечественных пакетов на сегодняшний день не присутствует (и не рекламируется в дальнейших разработках) связь с БД других организаций (например, с учебными заведениями и кадровыми агентствами). Исключение составляют “БОСС-Кадровик”, предусматривающий совместимость с программой “Персональный учет в Пенсионном фонде России”, и программный комплекс “Управление персоналом” компании “АиТ”, в котором среди решаемых задач представлена такая, как “Формирование отчетности для инспекций Министерства по налогам и сборам, Пенсионного фонда России и Госкомстата”.
5. Ни один пакет не предусматривает хранения архивной информации в классическом понимании процедуры архивирования, но с учетом особенностей кадровых данных (не только общих биографических и профессионально-квалификационных характеристик работников, но и специфической информации - об участии в производственных проектах, о состоянии трудовой дисциплины, о психо-физиологических параметрах, определяющих поведение человека в условиях творческих коллективов, и т. п.).
6. Отечественные разработки не предусматривают прямого импорта данных, подготовленных в других пакетах. А если такая возможность и предоставляется (например, в пакете “БОСС-Кадровик”), то для ее реализации необходимо составлять специальные программы преобразования, что выполняется за дополнительную плату и с учетом специфики импортируемой информации.
7. Практически во всех пакетах решена задача расчета заработной платы. Бесспорно, что управление кадрами и расчетные процедуры по начислению заработной платы имеют тесную информационную зависимость. Однако непосредственно начисление выполняется в бухгалтерии, и поэтому включать данную задачу в блок управления кадрами, на наш взгляд, нецелесообразно. А информационный обмен между бухгалтерией и отделом кадров должен осуществляться в рамках локальной вычислительной сети, действующей в пределах фирмы.
8. Во всех пакетах имеется режим (или документ) “Личная карточка”. При этом информация, представляемая на экране, не всегда по качественному и количественному составу соответствует фактическим разделам типовой формы. Между тем структура этого документа утверждена постановлением Госкомстата РФ от 30.10.97 N 71а “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве”. В соответствии с этим постановлением по согласованию с Минфином и Минэкономики России с 1 ноября 1997 г. введены в действие следующие формы первичной информации по учету труда и его оплаты: Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме на работу”; Т-2 “Личная карточка”; Т-4 “Учетная карточка научного работника”; Т-5 “Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу”; Т-6 “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска” и др.
9. Для решения ряда задач не всегда используются корректные алгоритмы. Примером может служить задача подбора кадров в составе пакета фирмы INFIN. В версии пакета 1997 г. при осуществлении этой процедуры предлагалось руководствоваться исключительно тем, что обозначает имя человека согласно народным приметам. Такой подход в решении вопроса профессиональной пригодности работника по меньшей мере некорректен. В более поздних версиях это недоразумение было устранено самым простым путем: решение данной задачи вообще исключили из пакета.
10. Все разработчики программных продуктов весьма вольно трактуют такие понятия, как бизнес-процесс, функции, задачи, процедуры, действия (по отношению к кадровой службе).
11. Ни в одном из рассмотренных ППП не приводятся перспективы его развития.
12. Во всех пакетах предусмотрена выдача самых разнообразных выходных документов, информация в которые вносится как на основании регламентированных запросов (стандартные формы), так и по мере поступления нерегламентированных заявок. Универсальность данной процедуры обеспечивается наличием запросной системы.
13. Отделы кадров еще недостаточно осведомлены о наличии специальных средств по управлению персоналом, представленных на рынке программных продуктов. Это можно объяснить, на наш взгляд, во-первых, отсутствием у сотрудников специальной подготовки в области информационных технологий, специального образования в сфере менеджмента, а также требований к изменению качества работы кадровых служб со стороны руководства, во-вторых, незаинтересованностью в начинаниях из-за боязни потерять работу и, в-третьих, отсутствием четких требований к программным продуктам по управлению кадрами.
14. Последнее обстоятельство особенно важно в связи с тем, что корректно поставленная задача никогда не приведет к сбою при возникновении нестандартных ситуаций в процессе эксплуатации продукта. Однако на любом предприятии традиционно складывается определенная система управления (СУ), основанная на тех или иных информационных технологиях. В рамках этой СУ решается заданный комплекс задач с определенными информационными связями между смежными отделами и службами. Со временем по мере изменения внутренней организационной структуры, внешних связей и внедрения НИТ в процесс управления изменения претерпевает и СУ. Однако предстоящие в ней перемены не всегда включают в себя такое понятие, как “совершенствование” на основе применения принципов системного подхода и новых задач, а сводятся зачастую к автоматическому переносу “ручной” СУ на автоматизированный режим.
15. Отсутствует внутренняя биржа труда.
16. Нежелание разработчиков расширять перечень решаемых задач и их стремление ограничиваться уже сложившимся стереотипом отчасти может иметь следующее объяснение. Профессиональный состав работников кадровых служб большинства предприятий не отвечает современным профессиональным требованиям. Исследования, проведенные на 22 предприятиях г. Иркутска (общая численность сотрудников отделов кадров составила 40 человек), показали, что только один работник имеет образование по специальности психолога. Среди остальных есть специальности: юриста, экономиста, историка, техника-картографа, преподавателя иностранного языка, преподавателя истории и обществоведения, химика-технолога, филолога, зоотехника, бухгалтера и т. п. Таким образом, никто из кадровых работников не имеет специального образования, связанного с менеджментом персонала. Это подтверждают и исследования, выполненные другими авторами, в том числе и зарубежными.
Справедливости ради необходимо отметить, что разработчики знают об этих проблемах и некоторые из них предлагают пути их решения. Например, компания “АиТ” включила в новую версию программного комплекса “Управление персоналом” задачу “Проведение аттестации сотрудников и анализ соответствия должности”. Насколько явствует из ее описания, алгоритм предусматривает хранение информации о проведенной аттестации работников только учетного характера, а ее обработка - логическую проверку нормативных сроков аттестации.
Компания “АйТи” предлагает другой путь расширения функциональных возможностей своих ПП и, в частности, для той же задачи аттестации - например, посредством привлечения готовых модулей “иногородних” разработчиков. Правда, здесь возникает серьезная проблема сопряжения (программного и информационного характера), что также может стать предметом отдельного интересного исследования.
Кроме того, практически все серьезные разработчики пакетов по управлению кадрами постоянно их совершенствуют с учетом изменений законодательства и особенностей экономики.
Таким образом, получается, что процесс автоматизации управления в кадровых службах весьма динамичен. Если начальный этап действительно заключался в воплощении традиционных подходов к автоматизации кадровой деятельности, то по мере упрочения экономического положения предприятий и организаций меняется и соответствующее отношение к управленческим подходам. Именно это и сказывается на модернизации ПП по кадрам, поскольку, как известно, спрос рождает предложение.
К автору можно обратиться по адресу: gutgarc@isea.irk.ru.
