Статья только в электронной версии журнала
Хост-системы помогают снизить затраты на поиск внештатных сотрудников
Avis Group Holdings - этот гигант из мира аренды автомобилей - всегда подчеркивает свое стремление как можно полнее удовлетворять запросы клиентов. Так оно, видимо, и есть на самом деле. Эта фирма со штаб-квартирой в Гарден-Сити (шт. Нью-Йорк) действительно старается вовсю, однако 23 тыс. ее штатных служащих далеко не всегда могут самостоятельно управиться с ремонтом автомобилей и обслуживанием клиентов. Поэтому каждый год Avis прибегает к помощи тысяч временных работников.
Это очень хорошо для клиентов фирмы и удобно для ее руководства, так как временные служащие успешно помогают справляться с сезонными пиками нагрузки. Но для главного кадровика Avis Дебры Лефф и ее помощников это создавало огромную дополнительную нагрузку. Чтобы найти и нанять внештатных сотрудников, организовать их работу, отдел кадров затрачивал массу времени и денег. Каждому из местных менеджеров Avis, занимающихся наймом, приходилось поддерживать контакт с десятками различных бюро по трудоустройству, координировать свои действия в масштабах всей фирмы и иметь дело с горами бумажных документов. По словам Лефф, на каждого временного рабочего затрачивалось от получаса до “многих часов”.
Учитывая все это, в начале 1999 г. Лефф решила опробовать электронную систему поиска временной рабочей силы и управления ею. Главное, нужно было проверить, насколько использование Интернета упрощает весь процесс и помогает экономить деньги фирмы.
Каков результат? Подведенные недавно итоги внедрения пилотной системы в штаб-квартире Avis показали, что за 10 месяцев расходы фирмы на привлечение временной рабочей силы сократились на 20%. Более того, по словам Лефф, новая система позволила фирме создать резерв высококвалифицированных временных служащих, полностью отвечающих предъявляемым к ним требованиям. Удалось также высвободить местных менеджеров по кадрам, позволив им сосредоточить львиную долю своих усилий на поиске постоянных сотрудников.
Avis конечно же далеко не единственная компания, активно использующая временную рабочую силу. По оценке исследовательской компании Aberdeen Group (Бостон, шт. Массачусетс), в США сейчас насчитывается около 10,8 млн. повременщиков, среди которых можно встретить и обычных клерков, и консультантов в области высоких технологий, и даже юристов и ученых. Вот уже несколько лет численность этой категории ежегодно возрастает на 25%. А в нынешнем году представители Aberdeen прогнозируют удвоение количества таких сотрудников в крупных компаниях наподобие Avis.
Но почему Avis и другие компании все шире используют временную рабочую силу? По мнению экспертов, тому есть несколько причин. Когда уровень безработицы в США упал ниже 5%, заполнить все имеющиеся вакансии квалифицированными специалистами стало очень сложно, особенно в подразделениях ИТ. К тому же, как выяснила Aberdeen, все большую популярность сейчас приобретает работа по договору, позволяющая людям самостоятельно планировать свой рабочий день. Есть у нее и еще одно достоинство - если временный сотрудник находит более выгодную работу, ему гораздо проще перейти на нее.
Однако в таких компаниях, как Avis, дополнительное привлечение непостоянных сотрудников создает серьезную нагрузку на отдел кадров, да и обходится недешево.
“Раньше все делалось вручную”, - сказала Лефф. А огромные масштабы бумажной работы сами по себе требовали привлечения служащих со стороны, оплаты их труда, проверки документов, например срока действия водительских прав, учета результатов труда. И эта проблема была далеко не единственной. Местным менеджерам по кадрам из разных подразделений Avis приходилось анализировать множество предложений от различных бюро по трудоустройству. Причем, по словам Лефф, случалось и так, что деньги тратились зря: уже после заключения договора оказывалось, что нанятый специалист не способен справиться со своими обязанностями. В дополнение ко всему потребность во временной рабочей силе зачастую возникала внезапно, и менеджеры по кадрам Avis просто не могли сразу удовлетворить ее, действуя традиционными методами - с помощью телефона или факса.
“Что делать, если за три часа до конца рабочего дня в пятницу оказывается, что в понедельник вам дополнительно потребуется десяток клерков для выполнения ответственной работы? - задает вопрос Лефф. - Найти специалистов нужного класса за столь короткий срок очень трудно”.
В марте прошлого года в штаб-квартире Avis начали пробную эксплуатацию онлайновой системы управления кадрами, разработанной поставщиком приложений White Amber (Лейк-Саксесс, шт. Нью-Йорк). Сочетая в себе набор Web-инструментария Workforce Hub Intelligent Transactions Engine и консультационную услугу White Amber под названием Clear Amber, новая система предоставила Лефф и ее менеджерам по персоналу единый онлайновый доступ ко всем функциям организации временной работы. Агентства, занимающиеся подбором внештатных сотрудников, каждый день подключаются к механизму транзакций White Amber, где обновляют личную информацию кандидатов, указывают, на какой заработок те рассчитывают, вводят другие данные.
Благодаря новой системе, по словам Лефф, ее сотрудники могут быстро узнать, каких специалистов предлагают в данный момент несколько бюро по трудоустройству вблизи Гарден-Сити. Кроме того, она помогает получить подробную информацию об их квалификации и оценить, сколько потребуется денег на оплату труда.
Подобрав кандидатов, менеджер по персоналу может либо послать онлайновые формы непосредственно в бюро по трудоустройству, либо разослать их в соответствующие агентства, список которых хранится в системе White Amber. Перед тем как кандидат будет принят на работу, проверяется его водительское удостоверение и гражданство. Менеджеры, ответственные за наем временных сотрудников, используют новую систему ведения электронного учета занятости и производственных затрат. Обычно White Amber получает 2% за каждого нанятого специалиста, однако с таких клиентов, как Avis, этот гонорар не взимается.
Развернутая система применяется и для оплаты услуг в онлайновом режиме. По словам Лефф, эта функция особенно нравится руководству фирмы: “Каждую неделю мы получаем от White Amber счет, в нем перечислены все 12 агентств, услугами которых мы можем воспользоваться, и суммы, причитающиеся им за нанятых нами людей. После этого мы посылаем общий чек, а с агентствами расплачивается White Amber. Для нас это намного удобнее, чем самостоятельно обрабатывать счета каждой из 12 фирм”.
Но снижение административных расходов отдела кадров - не единственное преимущество, получаемое Avis от услуг White Amber по найму временных работников. Информация обо всех транзакциях такого рода, производимых в штаб-квартире Avis, теперь сосредоточена в одном месте, что позволяет руководству фирмы совместно с консультантами White Amber легко и быстро определять наиболее эффективные направления поиска внештатных служащих.
“Проанализировав наши расходы за год, White Amber показала, где именно мы тратим деньги зря и получаем специалистов, квалификация которых не соответствует нашим требованиям”, - рассказала Лефф. Имея дело с кадровыми агентствами, необходимо быть уверенным, что взимаемая ими плата эквивалентна уровню подготовки предлагаемых кандидатов, и существенную помощь в этом оказала White Amber. Сотрудники этой фирмы продемонстрировали способы, помогающие направить деньги туда, где гарантированно найдутся нужные специалисты, а не платить за служащих, неспособных справляться с поставленными задачами. Как отметила Лефф, “White Amber анализирует квалификацию временных работников быстрее, эффективнее и детальнее, чем мы”.
В настоящее время Avis рассматривает возможность расширения рамок сотрудничества с White Amber, которая действует по всей территории США. Не исключено, что на следующем этапе проект охватит все арендные офисы Avis, помогая им, в числе прочего, управлять наймом временных работников. Однако, как отметила Лефф, такое решение может быть принято не раньше весны, когда ее фирма перейдет в руки корпорации Cendant.
И все же, прежде чем полностью довериться онлайновому поиску персонала, Avis, как и любому другому предприятию, необходимо убедиться в жизнеспособности поставщика таких услуг. Нужна полная уверенность, что тот не свернет свой бизнес в ближайшем будущем.
Наиболее надежными с этой точки зрения эксперты считают компании наподобие White Amber, которые оказывают услуги, не ограничиваясь одним-двумя кадровыми агентствами; у них шансы на выживание гораздо выше.
“Большинство предлагаемых систем построено одинаково, отличаются они одна от другой разве что деталями, - отметил Роб Майна, кадровый аналитик банка Canadian Imperial Bank of Commerce (Нью-Йорк). - Но если поставщик подобных услуг зависит от какого-нибудь бюро по трудоустройству, он едва ли имеет перспективу”. Дело в том, что пользователи весьма скептически смотрят на тех, кто слишком тесно привязан к единственному источнику информации.
К достоинствам White Amber аналитики относят и сосредоточение усилий на одном направлении - поиске временных работников. Это, по их мнению, поможет фирме выжить при любых потрясениях на онлайновом рынке управления людскими ресурсами.
“Компаниям, которые пытаются подбирать и временных, и постоянных сотрудников, предстоят нелегкие времена, поскольку к этим направлениям деятельности предъявляются совершенно различные требования”, - уверена Катрин Джоунз, кадровый аналитик Aberdeen Group.
В то же время она считает, что для фирм, помогающих организациям управлять только временной рабочей силой, рынок Интернет-продуктов и услуг управления кадрами будет постоянно расширяться.
Конечно, онлайновые услуги такого рода оказывает сегодня не только White Amber. Подобной деятельностью, например, занимается и кадровое агентство Computer Horizons (Маунтин-Лейкс, шт. Нью-Джерси). Оно разработало собственную систему поиска кадров под названием Computer Horizons Information Management Efficiency System (Информационная система управления эффективностью корпорации Computer Horizons), позволяющую вести онлайновый поиск временных специалистов ИТ. А корпорация Vivant (Окленд, шт. Калифорния) выбрала тот же путь, что и White Amber: она открывает своим клиентам доступ к многочисленным бюро по трудоустройству и вооружает их инструментальными средствами оценки рентабельности кадровых услуг. Кроме того, ее консультанты помогают убедиться, что клиент оплачивает только те услуги, которыми действительно воспользовался.
Идея хост-услуг в области поиска рабочей силы может показаться новой и непроверенной, но ни Лефф из Avis, ни других энтузиастов это нисколько не смущает. Развертывание новой системы вполне оправдывается одним только снижением административных расходов, считают они. В конце концов, Avis удалось избавиться от обработки тысяч бумажных документов, необходимых при трудоустройстве временных сотрудников. А это значит, что теперь фирма может направить высвободившиеся ресурсы на решение других важных задач, и в первую очередь - на лучшее обслуживание клиентов.
“Я надеюсь, мы сможем подключить к новой системе и другие подразделения фирмы, - заявила Лефф. - А это даст еще большую экономию времени и денег”.
Сравнивайте и экономьте
Использование Интернета для поиска служащих и их найма на работу дает существенную экономию. Как отмечают специалисты исследовательской компании Aberdeen Group, по сравнению с традиционными методами, в частности с размещением объявлений о вакансиях, такой метод позволяет снизить административные расходы на 50-95%. Особенно ярко все преимущества проявляются при поиске временных сотрудников подразделений ИТ. А ведь, по оценкам Aberdeen, в 60% крупных американских компаний временные служащие выполняют больше половины всей работы в сфере информационных технологий. Во что же обходится поиск и наем одного временного служащего?
183 долл. - при использовании возможностей Всемирной паутины.
1383-3295 долл. - в случае публикации объявлений о вакансиях в газетах и журналах.
Источник: Aberdeen Group
