Елена Монахова, Андрей Бочкарев, Алексей Лукомский, Александр Майоров

Продолжение. Начало см. PC Week/RE, № /2001, с. 35; № /2001, с. 36.

Завершая часть, посвященную делопроизводству и управлению документами, после терминологических “разборок” (см. PC Week/RE, № 10, с. 36) мы традиционно приводим примеры программных продуктов из разных весовых категорий (как отечественных, так и западных).

Вряд ли стоит искать в отечественных системах делопроизводства отражение всех свойств современных технологий управления документами, которые мы привели в конце прошлой статьи. Однако усеченные возможности вовсе не означают ущербность. Любым рынком управляет популярный критерий “цена/качество”, уверенной рукой расставляющий игроков по нужным клеткам. Если системы продаются многие годы, значит, это кому-нибудь нужно. И каждый клиент может выбрать продукт “по себе” - по цене, богатству функционала, интерфейсу...

Каждому боссу - по референту

Система “БОСС-Референт” (разработка компании “АйТи”, www.boss.ru) принципиально отличается от прочих описанных ниже продуктов тем, что имеет модульную структуру (каждому модулю приписаны некоторые функциональные возможности).

Этот продукт предназначен для автоматизированного управления документами и ориентирован главным образом на автоматизацию движения управленческих и некоторых видов технологических документов.

Он базируется на платформе Lotus Notes, в которой поддерживается работа с любыми типами документов. Легко масштабируется, позволяет работать в территориально-распределенной среде и через Интернет.

По словам Дмитрия Романова, руководителя проекта департамента тиражных программных продуктов компании “АйТи”, архитектура системы состоит из трех слоев. Первый слой - общесистемные словари и справочники, второй - общесистемные сервисы, третий - функциональные подсистемы, реализующие потребности тех или иных групп пользователей или решающие специальную прикладную задачу.

К первому слою относятся:

- Базовые словари и справочники, задающие организационную структуру компании. Как правило, это еще и обычный телефонный справочник.

- Справочник внешних адресатов. Описывает структуру организаций, с которыми работает компания.

- Словари, куда вынесен общий классификатор терминов, используемый во всех модулях.

В слой “сервисов” входят средства, предоставляющие своего рода услуги как конечным пользователям, так и другим модулям “БОСС-Референта”:

- Шаблоны для хранения типовых форм, типовых резолюций, маршрутов согласования.

- Регистратор, где осуществляется ведение регистрационных номеров, которые присваиваются новым документам.

- Модуль Поручения, облегчающий контроль исполнительской дисциплины сотрудников.

- Модуль Согласование, позволяющий автоматизировать процесс согласования каких-либо документов.

- Коммутатор (служебный), обеспечивающий конфигурирование системы под того или иного пользователя.

И наконец, к третьему слою относятся функциональные подсистемы:

- модуль Канцелярия и документы, позволяющий регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию и обрабатывать внутренние документы организации (приказы, распоряжения и пр.);

- модуль Контроль договоров для регистрации и ведения реестра договоров;

- модуль Инженерное обеспечение, поддерживающий учет материальных ценностей (компьютеров, принтеров, иной техники), планирование регламентных событий, сбор заявок на обслуживание.

Есть модули, ориентированные на управление корпоративными знаниями и групповую работу. Среди них:

- Конференция (где возможно коллективное обсуждение важных рабочих вопросов).

- Новости - электронная доска объявлений, где можно подписаться на интересующие новости (как внутренние, так и приходящие из Интернета) и осуществлять их поиск.

Приведенный выше перечень - далеко не полный список модулей, входящих в систему “БОСС-Референт”. Открытая архитектура позволяет подключать к ее ядру дополнительные компоненты. Кроме того, возможна интеграция системы с продуктами третьих фирм или с ПО линии “БОСС” фирмы “АйТи”. Типичный пример - интеграция модуля “Справочник организации” из “БОСС-Кадровика” или из другой системы, содержащей сведения о структуре организации.

В “БОСС-Референте” есть подсистема, обеспечивающая потоковое сканирование и распознавание бумажных документов. Эта совместная разработка компаний “АйТи” и ABBY сейчас проходит сертификацию в Гостехкомиссии.

В “Референте” существует два варианта криптозащиты информации: с использованием встроенных средств Lotus Notes и со средствами защиты, сертифицированными ФАПСИ (так называемое автоматизированное рабочее место защиты информации).

Продукт фирмы “АйТи” рассчитан на групповую работу сотрудников. Процесс совместного создания документа выглядит так: инициатор задает структуру документа, наделяет соответствующими правами других клиентов и приглашает их к участию. Документ с изменениями возвращается к инициатору, который может внести целесообразные правки.

“БОСС-Референт” поддерживает поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск.

Типовой проект внедрения в зависимости от размера организации занимает от 3 до 8 месяцев (инсталляция коробочного варианта на несколько десятков рабочих мест проходит быстрее). Диагностика компании (обследование бизнес-процессов и схем движения документов) требует двух-трех месяцев. Самый крупный проект по внедрению “Референта” “АйТи” осуществила в Министерстве по налогам и сборам (около 1000 рабочих мест).

Дело Баласаняна живет и процветает

Пакет московской компании “ЭОС” под названием “Дело” позиционируется как автоматизированная система делопроизводства, соответствующая принятым в этой области отечественным стандартам. Согласно размещенной на сайте www.eos.ru информации, она ориентирована на использование в традиционных службах, специализирующихся на делопроизводстве: в управлениях делами, секретариатах, канцеляриях, общих отделах, экспедициях и т. д. Этот программный продукт - результат обобщения многолетнего опыта разработки и эксплуатации десятков подобных систем в крупнейших учреждениях бывшего СССР и нынешней России.

Компания “ЭОС” представляет своим клиентам однопользовательскую и корпоративную версии системы. По словам ее генерального директора Владимира Баласаняна, “Дело” нельзя отнести к тиражным решениям, так как система тщательно настраивается под конкретного заказчика, а иногда и дописывается, если в этом есть необходимость. С другой стороны, продукт не разрабатывается каждый раз заново, а значит, не является и заказным.

Основные функции системы “Дело”.

- Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов. Для каждого учетного документа в системе “Дело” формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе (корреспондент, краткое содержание, дата создания, регистрационный номер документа, подпись, резолюция, тематика, гриф доступа и др.). РКК объединяются в картотеки, находящиеся в ведении структурных подразделений организации. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках.

- Обработка и хранение документов. К карточке может быть “прикреплено” любое число файлов, содержащих документ в электронной форме (например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио- или видеоматериал и т. д.).

- Движение документов. В системе реализована маршрутизация, поддерживающая определенные правила обработки и передачи документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица к другому служат два события: появление резолюции с указанием исполнителей документа и оформление отчета о его исполнении.

- Отправка документов. Система позволяет формировать реестры или отправлять документы по электронной почте.

- Справочно-аналитическая работа. “Дело” обеспечивает автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок. При этом в информационной базе документов учреждения возможен поиск по сочетанию любых реквизитов РКК, в том числе и контекстный. Предусмотрены просмотр и редактирование найденных карточек и документов, а также формирование произвольных отчетов с использованием MS Word и MS Excel.

- Работа со взаимосвязанными документами. Поддерживается возможность установления ссылок между РКК документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т. д.

- Регламентация прав доступа. Для доступа к ресурсам системы используется парольная защита соответствующей СУБД. Права пользователя в системе определяются администратором при регистрации пользователя и регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, снятие с контроля и т. д.).

- Контроль исполнения. В системе реализован, с одной стороны, контроль исполнения документов на уровне автора резолюции, с другой - централизованный контроль с возможностью формирования сводок об их исполнении. В РКК заносятся реквизиты архивного хранения документов.

Разработчики объявляют “Дело” как открытую систему, в которой возможна интеграция через API (как это сделано, к примеру, с системой автоматического сканирования и распознавания текстов FineReader фирмы ABBY). По заказу клиентов возможна интеграция с системами класса ERP.

Система масштабируется, в ней может быть реализована централизованная, распределенная и децентрализованная схема делопроизводства. Стандартная версия поддерживает две СУБД - Oracle 7.X, 8.X и MS SQL Server 7.0, 2000.

На групповую работу с документами система не ориентирована.

Объем находящихся в оперативной базе документов у отдельных клиентов фирмы “ЭОС” достиг 3 млн., из которых 20-30 тыс. находится в непосредственной обработке. На одном сервере одновременно могут работать около 500 человек. Для небольшой организации (порядка 20 человек) внедрение системы “Дело” занимает примерно неделю.

В качестве характерной особенности системы “Дело” мы отметили бы приверженность ее разработчиков термину учреждение, который постоянно встречается в системной документации и проскакивает в лексиконе представителей компании. Именно на учреждения (научные, государственные и пр.) она была рассчитана изначально. Специалисты по автоматизированным системам делопроизводства называют “Дело” не иначе как электронной канцелярией. Однако, на наш взгляд, она все же выходит за рамки функций обычной канцелярии. В ней, в частности, поддерживается полнотекстовый поиск документов в форматах DOC, RTF, HTML, XML, XLS, ASC. А работа с различными типами документов осуществляется через визуализаторы, работающие под Windows.

Управление документами “по-ихнему”

“Системы управления знаниями, управления документами и workflow (потоком работ) на Западе до определенного времени развивались параллельно. Пока работа с подобными продуктами в компаниях имела фрагментарный характер, пользователи были готовы мириться с тем, что это разные системы, не связанные друг с другом. Но когда они стали доходить до каждого конкретного пользователя, - начались проблемы. Потому что пользователь должен был решать, с какой именно системой ему работать, чтобы реализовать конкретную бизнес-задачу. В ответ на это на рынке возникли так называемые интегрированные корпоративные платформы как некое единое приложение, в котором заложены средства для управления документами, механизмы workflow, а также поисковые механизмы”, - рассказывает Константин Синюшин, генеральный директор “Документум Сервисиз” (www.vest.msk.ru).

Некоторые зарубежные производители, скажем, такие, как Documentum, выбрали стратегию, в соответствии с которой все технологии реализуются в одном ядре (что весьма непросто и требует значительного времени). Другие пошли по пути добавления готовых продуктов различных фирм и в результате получили просто набор разных модулей. (У таких систем часто наблюдаются проблемы с администрированием, с правами пользователей, с наследованием прав между разными системами и т. д.)

Система Documentum сегодня занимает первое место по объему продаж на западном рынке. В СНГ ее официальным дистрибьютором является компания “Документум Сервисиз” (www.documentum.ru).

Компания Documentum была основана в 1990 г. двумя выходцами из фирмы Ingress, славившейся своим пристрастием к объектно-ориентированному программированию. Именно блгодаря данному подходу система быстро развивалась в смежных по отношению к управлению документами областях.

Documentum - это полнофункциональная система, которая предназначена для управления всей информацией, не связанной с транзакционными механизмами (по транзакционной схеме OLTP работают все ERP-системы). Поэтому, как утверждает Константин Синюшин, две системы разного класса - Documentum и R/3 - способны решить проблему автоматизации всех управленческих задач в любой крупной компании. Недаром почти половина крупнейших корпораций планеты использует этот программный продукт. Типичный пример -Ford, владеющая 163 600 лицензиями системы Documentum.

Что касается России, то здесь систему приобретают в первую очередь представительства западных компаний. Например, Philip Morris сейчас внедряет эту систему на нескольких своих заводах. Одна из решаемых на этих предприятиях задач - работа с технологической документацией. В случае возникновения неисправности специалисты компании могут войти в систему и найти документы на нужный станок, технологическую линию и т. д.

Отечественное предприятие, желающее ощутить преимущества подобной системы, должно купить не менее 50 клиентских лицензий, что при средней цене 600 долл. за лицензию является своеобразным входным фильтром для тех, кто способен позволить себе такие вложения.

Сейчас на рынке представлена версия Documentum 4i, состоящая из трех основных блоков - Documentum eContent Server, Documentum 4i Clients, Documentum Administrator. Сюда входит также клиентское место, способное работать через Web-браузеры, модуль для работы с Web-приложениями и модуль Develo-per Studio для разработки дополнительных приложений. Среди дополнительных модулей, не входящих в базовую поставку, есть модули, позволяющие интегрировать Documentum с SAP R/3, с почтовой базой Lotus Notes, с CAD-приложениями и пр.

Если говорить о возможностях системы по работе с документами, то она отвечает всем требованиям, которые в предыдущей части статьи перечислил Константин Синюшин (см. PC Week/RE, № 10/2001, с. 37), что, впрочем, совсем не удивительно.

Чего нет в системе Documentum, так это встроенных криптографических средств защиты информации. Но, как объяснили специалисты “Документум Сервисиз”, это принципиальная позиция материнской компании. Дело в том, что любые средства защиты требуют от организации наличия неких внутренних правил работы с конфиденциальной информацией и соответствующей инфраструктуры. Однако если эта инфраструктура в организации есть, то стандарт на какую-то конкретную систему криптозащиты и электронной подписи уже имеется. И менять его из-за того, что в системе управления документами заложен другой стандарт, никто не будет. Поэтому в Documentum есть открытый cripto IP, обеспечивающий интеграцию с любой системой криптозащиты.

В качестве существенной особенности системы Documentum мы отметили бы тот факт, что в ней не тиражируются файлы (в каком бы приложении мы с ними ни работали). Файлы всегда хранятся в одном и том же месте, а тиражируются лишь ссылки на это место хранения. В результате значительно снижаются требования к размерам жестких дисков, а также упрощается работа администраторов. Например, при переносе файлов с одного диска на другой система автоматически меняет все ссылки на этот документ. Такая технология позволяет сократить и количество системных администраторов. Так, при установке системы в компаниях с распределенными структурами удаленные части системы можно администрировать через Интернет.

Еще одна уникальная особенность системы Documentum - поддержка жизненного цикла документа, что является отражением концепции, заложенной в технологию CALS (подробнее о CALS см. PC Week/RE, №11/2001, с. 28).

(Окончание следует)