Идея компьютерного портала родилась в недрах сети Интернет и была направлена на создание удобного входа в “Паутину”. Почти сразу, уже в 1998 г., были предприняты попытки “пересадить” плодотворные идеи и технологии Интернет-портала на почву корпоративных информационных систем. Эти усилия принесли плоды - все больше компаний, особенно на Западе, строят “главный вход” в свое корпоративное здание через портал. Оправившиеся от последствий кризиса российские фирмы также начали проявлять интерес к созданию собственных корпоративных порталов, и интерес этот в ближайшее время, вероятно, будет расти.

Рис. 1. Пример дерева знаний портала

Корпоративные порталы уже имеют свою, хотя и не до конца устоявшуюся, классификацию. Например, IDC (www.idc.com) классифицирует их по типам контента и средств, предоставляемых пользователям. В соответствии с этой классификацией выделяются информационные порталы, порталы для совместной работы, порталы экспертизы, порталы знаний (типы порталов перечислены в порядке возрастания их сложности и функциональности).

Информационный портал связывает людей с информацией.

Портал для совместной работы поддерживает различные средства взаимодействия людей, основанные на компьютерных технологиях.

Портал экспертизы связывает людей друг с другом на основании их опыта, области экспертизы и интересов.

Портал знаний комбинирует возможности перечисленных выше типов и обеспечивает доставку персонифицированной информации с учетом конкретной работы, которую выполняет каждый пользователь в определенный момент времени.

Такой портал является примером практического применения теории управления знаниями, позволяющего в результате эффективного использования корпоративных знаний получить конкурентные преимущества.

Материал настоящей статьи основан на практической работе специалистов фирмы AYAXI над проектированием портала знаний для крупной российской телекоммуникационной компании. Все модели разработаны с помощью системы ARIS 5.0, которая является наиболее совершенным средством моделирования из представленных на российском рынке.

Для изучения теоретических вопросов, связанных с управлением знаниями, рекомендую обратиться к соответствующей литературе или во “всемирную библиотеку” Интернета (см., например, PC Week/RE, N 8/2001).

Определим понятия и допущения

Точного определения термина “корпоративный портал знаний” найти не удалось, вероятно, его пока не существует. Как не удалось найти и точного определения “знания”. Не претендуя на истину в последней инстанции, попробуем сформулировать эти определения, опираясь на то, что удалось “выудить” из Интернета, а также на те соглашения, которые сложились при выполнении реального проекта.

Под корпоративным порталом знаний будем понимать единое средство доступа к корпоративной информации, позволяющее сотрудникам взаимодействовать друг с другом, связывать информацию с коллективным пониманием, системой ценностей и опытом.

Определить “знания” намного труднее вследствие общности термина. Тем не менее для однозначного понимания этого термина в процессе проектирования портала представляется приемлемым определить его как информацию, которая может быть полезна, понятна и доступна человеку или группе людей при решении потребных им задач.

Рис. 2. Пример структуры портала знаний

Введем также допущение о том, что знания, попадающие на портал, содержатся в документах. Иначе говоря, объектами портала знаний являются документы.

Свойства

Для чего не предназначен портал знаний? Портал знаний не предназначен для традиционной автоматизации рутинных процедур.

Основное назначение портала знаний - это создание полезных способностей. А удастся ли эти способности использовать - зависит от пользователей, людей, работающих с порталом.

Какими типовыми свойствами должен обладать портал знаний? Это вытекает из приведенного выше определения.

“Единое средство доступа к информации+”: портал должен способствовать сбору, структурированию и передаче информации из различных источников и систем (внутренних и внешних); “+позволяющее сотрудникам взаимодействовать друг с другом+”: портал должен обеспечивать поддержку командной работы с информацией и знаниями; “+связывать информацию с коллективным пониманием, системой ценностей и опытом”: способствовать появлению новых знаний в процессе взаимодействия людей, а также удовлетворенности сотрудников от работы в компании.

При этом портал знаний должен обладать и всеми свойствами обычного портала, такими, как персонализация для конечных пользователей; организация клиентского места; распределение ресурсов; отслеживание выполнения работ; активный доступ к информации из множества гетерогенных источников; локализация и обнаружение нужных людей и информации.

Многие из приведенных выше свойств портала знаний связаны с людьми. Практика подтверждает мнения ряда экспертов о том, что успех разработки и эффективность портала знаний в большей степени определяются человеческим фактором, чем технологиями.

Начнем с целей

Управление знаниями корпорации позволяет получить конкурентные преимущества за счет более эффективного использования доступной информации, извлечения нужных знаний, создания новых знаний и, как результат, принятия оптимальных решений.

Первой и важнейшей задачей, с которой нужно начать при создании портала знаний, является определение и согласование целей. Цели определяются в процессе бесед с руководством. При этом выполняется первичная увязка стратегий компании с концептуальными технологиями портала. Таким образом, с самого начала учитываются взгляды ответственных сотрудников (человеческий фактор) на концепцию портала, что позволяет привлечь их интерес к этой разработке.

Предположим, что в компании существуют определенные стратегии и цели, имеющие поддержку руководства. Среди них нужно выделить ту, которая может быть поддержана порталом знаний, она и будет главной целью портала. Возможно, при ее выявлении придется переформулировать или пересмотреть какие-то отдельные цели компании и указать место портала в общей стратегии ее развития. Если в компании нет стратегий и целей в явном виде, то придется сначала их определить (вместе с руководством), а затем уже приступить к формулированию целей портала. Главная цель портала знаний - создание способностей, поддерживающих то или иное стратегическое направление развития компании.

После того как главная цель сформулирована, ее следует детализировать, разбив на подцели, при этом строится дерево целей и определяются критические факторы, необходимые для достижения каждой из них.

Пример дерева целей портала знаний

Время, затраченное на формулирование целей портала, окупится сторицей, когда вам придется вести разъяснительные беседы со специалистами. Первый же скептический вопрос: “Зачем это нужно?” - выведет вас на оживленное обсуждение согласованных с руководством целей и дополнительных возможностей и удобств, которые получит конкретный сотрудник в повседневной работе.

Рис. 3. Метамодель структуры знаний

При дальнейшем проектировании на дереве целей “вырастают листья” функций и сервисов, с помощью которых мы будем идти к цели. Таким образом, на пути разработки проекта от начала и до конца дерево целей будет играть роль связующего звена между технологическими решениями и требованиями руководства.

Структура портала знаний

Как сказано выше, корпоративный портал знаний является единым средством доступа пользователей к различной информации. Его структура должна связывать существующие в компании подсистемы и базы документов с персональными рабочими местами пользователей. В состав портала, например, могут входить сервер приложений, база данных объектов портала, база документов, Web-клиент, подсистема интеграции с внешними приложениями.

Пример структуры портала знаний

Сервер приложений состоит из различных сервисов (например, бизнес- и портальных сервисов) и механизмов, связанных с функциональностью портала.

База данных объектов портала предназначена для хранения его собственных объектов. В базе документов хранятся ссылки на документы, попадающие на портал из внешних приложений. Если портал знаний размещен в интранете, то внешними приложениями для него будут внутренние автоматизированные системы компании.

Рис. 4. Метамодель карты знаний

Условное включение Web-клиента в состав портала объясняется активной ролью, которую играют пользователи, управляющие сервисами и контентом портала.

Для представления знаний на портале используются области знаний, содержащие в своем составе объекты знаний. Каждая такая область имеет своего владельца и своего потребителя (потребителей). Объектами знаний являются документы.

Метамодель структуры знаний

Области знаний, владельцы, потребители, объекты знаний и типы документов определяются в процессе проведения интервью со специалистами компании и представляются в виде соответствующих моделей структуры и карты знаний.

Метамодель карты знаний

После определения структуры и карты знаний определяются и разрабатываются сервисы по занесению, редактированию и предоставлению объектов знаний. Их разделение на категории (например, бизнес-сервисы, портальные сервисы) является условным и отражает уровень стандартизации того или иного сервиса. К портальным удобно отнести стандартные сервисы.

Рис. 5. Метамодель выполнения действий над сервисами

Функции

Над каждым сервисом могут быть выполнены определенные действия, такие, как регистрация сервиса, размещение знаний и предоставление знаний. Эти действия выполняются пользователями (владельцами и потребителями знаний) с помощью механизмов, включенных в сервер приложений.

В свою очередь каждый сервис должен выполнять свои специфические функции.

Функции и состав сервисов определяются исходя из дерева целей, структуры и карты знаний следующим образом.

1. На основании выявленных пожеланий специалистов компании составляется предварительный список сервисов для размещения на портале.

2. Для дерева целей определяются функции, необходимые для достижения каждой из них.

3. Выполняется работа по согласованию функций и сервисов. При этом уточняются сервисы и связанные с ними функции.

В результате составляется список сервисов и выполняемых ими функций, увязанных с целями портала. Например, сервис управления документами выполняет функции “Предоставление новостей компании” и “Предоставление сведений о компании”, которые поддерживают цель “Способность сбора знаний”.

В завершение стадии проектирования осталось разработать модели процессов, выполняемых конкретными сервисами, и детализировать каждый сервис.

Резюме

Для того чтобы с самого начала проектирования портала учесть человеческий фактор, моделирование целесообразно начинать с формулировки целей. К целям должны быть привязаны функции сервисов, входящих в состав сервера приложений портала.

Знания на портале представляются через документы, являющиеся объектами знаний, которые размещаются в областях знаний.

Сервисы портала выполняют действия над объектами знаний, связанные с размещением, предоставлением знаний и изменением контента.

Удобным средством моделирования портала знаний является интегрированная система ARIS, в состав которой входят все необходимые типы моделей.

К Валерию Чеботареву, руководителю отдела системного анализа компании AYAXI, можно обратиться по адресу: Vchebotarev@ayaxi.com или по тел.: (095) 937-1937.