Любовь с первого взгляда. Есть ли она?

ERP

Вопрос о пользе системы управления предприятием (ERP, Enterprise Resource Planning) уже давно стал риторическим: мало кто сегодня сомневается в том, что такая система жизненно необходима для крупных компаний. Между тем, обеспечивая определенные преимущества, ERP-системы и стоят недешево. И тогда на первый план выходит вопрос о соизмеримости ценности продукта и затрат, связанных с его приобретением, внедрением и использованием. Это вполне банальное утверждение станет более интересным для рассмотрения, если попытаться рассчитать не только стоимость покупки ПО и затраты на его внедрение (чем зачастую ограничиваются топ-менеджеры при выборе системы), но и некоторые скрытые затраты, вся общность которых формирует так называемую совокупную стоимость владения ERP-системой - TCO (Total Cost of Ownership).

Почему TCO так важна?

Оценить совокупные затраты на использование информационной технологии очень сложно - приходится учитывать слишком много параметров и их связей друг с другом. Кроме того, любые, даже очень приблизительные оценки выглядят настолько внушительно, что способны отпугнуть и самого решительного заказчика. Поэтому вопрос о TCO информационного решения, как правило, либо старательно замалчивается, либо не возникает совсем. Между тем выбор ERP-системы без тщательной оценки ее TCO напоминает любовь с первого взгляда: объектами рассмотрения, затем и выбора, становятся только те, которые лежат на поверхности, и тем горше последующее разочарование в несостоятельности длительных отношений. Романтика первого впечатления должна быть обязательно пропущена через призму адекватности всех затратных характеристик и реальной системы. Серьезность и абсолютную необходимость учета TCO информационного решения подтверждают исследования, проведенные аналитическим агентством Gartner Group. Их результат показывает, что полные расходы, направленные на поддержку и использование информационной технологии управления предприятием, превышают первоначальные инвестиции в пять (!) раз. Разумно ли выбирать ERP-систему, имея представление только о малой части ее стоимости? Какие дополнительные факторы затрат лежат за пределами видимой области?

Факторы TCO

Как уже было сказано, все составляющие TCO можно разделить на две категории: видимые, т. е. те, которые существуют в форме прайс-листов и алгоритмизируемых процедур, и невидимые.

Видимые элементы затрат:

- стоимость лицензии;

- стоимость внедрения;

- стоимость обновления;

- стоимость сопровождения.

Все эти категории за исключением внедрения имеют фиксированную стоимость и могут быть легко определены до момента заключения сделки. Следует отметить, что даже в “видимом спектре” стоимости ERP-систем не исключены скрытые механизмы ее увеличения, которые работают как sales tricks и призваны облегчить решение о выборе какой-либо конкретной системы. Способы такой маскировки обширны и безусловно заслуживают внимания, однако это тема для отдельной статьи. Мы же сейчас остановимся на анализе невидимых затрат.

Невидимые затраты возникают у каждого предприятия, установившего у себя ERP-систему. В свою очередь их можно разделить на пять основных групп.

- Затраты на оборудование. Очевидно, что информационные технологии нуждаются в специальном оборудовании, которое само по себе стоит немалых денег. К этой категории относятся приобретение или обновление компьютерного парка (здесь следует особо отметить, что современные ИТ весьма требовательны к производительности аппаратуры), организация систем бесперебойного питания и резервного копирования информации, прокладка или обновление локальной сети и т. д. Точно посчитать инвестиции в оборудование в привязке к ERP-системе - очень трудная задача. Ведь оно используется еще для десятка (если не больше) задач, не связанных с управленческими технологиями.

- Дополнительное программное обеспечение. Не всякая ERP-система является замкнутой. Многие требуют пополнения ПО в виде базы данных, генераторов отчетности, специальных программных средств (биллинговые системы, системы документооборота, POS-терминалы) и т. д. Все это тоже стоит денег, зачастую немалых. Затраты на дополнительное ПО усугубляются еще и необходимостью поддержки и обновления этих компонентов, поскольку все они являются самостоятельными программными продуктами и эксплуатируются по тем же правилам, что и сама ERP-система.

- Персонал. Адаптация персонала к новой технологии - весьма тонкий и чрезвычайно трудно оцениваемый фактор. История внедрений ERP-систем знает примеры, когда полностью настроенные системы так и не были запущены в эксплуатацию из-за неприятия или даже саботажа персонала компании.

- Стоимость возможностей. Сложнее всего оценить стоимость возможных альтернатив. Что лучше - приобрести новую систему или вложиться в обновление старой; сделать все самим или заказать сторонний консалтинг либо сервис? На такие темы можно рассуждать часами, а бесспорного результата так и не достичь. Аргументация любой возможности может выглядеть весьма логично и убедительно. Нельзя забывать только о том, что информационные технологии сами по себе являются бизнесом, причем очень динамичным. Это означает, что постепенно все устаревшие, но еще вполне удовлетворительно работающие технологии будут вытеснены новыми. Способы же вытеснения встречаются самые неожиданные. Я, например, знаю случай, когда основной причиной замены ERP-системы была ее несовместимость с очень современной подсистемой финансового планирования. Технологическая новизна бизнес-систем всегда побеждает - это лишь вопрос времени.

- Другие затраты. Сколько стоит простой компании в случае “падения” системы? Если у предприятия большой дневной оборот, что характерно для торговых розничных и мелкооптовых компаний, то стоимость “падения” системы будет очень высока. При этом важно правильно оценить степень и саму стоимость риска такой ситуации и, конечно, не поддаваться заверениям, что выходов из строя не будет никогда, они обязательно будут.

Перечисленные категории и примеры скрытых затрат на эксплуатацию управленческих систем не претендуют на полноту по причинам их огромного разнообразия в различных бизнес-сферах. Однако и они показывают картину, позволяющую дать дополнительную оценку самого решения, а главное, выработать процедуры, снижающие TCO.

Можно ли снизить TCO?

Существует два основных способа снижения TCO для ERP-решений - технологический и процедурный.

Технологический способ. Сама ERP-система может иметь ряд технологических свойств, позволяющих существенно снизить объем затрат на ее внедрение и последующее использование. Например, разработчики системы “Аксапта” целенаправленно вели работу по максимальному снижению TCO, что обусловило целый ряд ее особенностей:

- ориентация на технологии фирмы Microsoft делает интерфейс системы и правила работы с ней дружественными к приложениям, которые находятся в массовом использовании (MS Excel, MS Word, MS Access), благодаря чему работа с нею не вызывает реакции отторжения нового продукта у пользователей;

- использование промышленных баз данных типа MS SQL Server или Oracle вместо специально разработанных под конкретную ERP-систему СУБД существенно удешевляет их обслуживание - специалистов по этим базам больше, да и сама их работа, как и обучение продуктам, дешевле, и его легче получить;

- упрощенная процедура обновлений позволяет провести автоматическое сравнение обновленной системы с рабочей версией и локализовать работу по переносу модификаций;

- возможность централизованного администрирования при инсталляции системы освобождает системного администратора от рутинной работы по поддержке версии и позволяет ему обслуживать больше пользователей.

Такие технологические решения в несколько раз сократили TCO системы “Аксапта” по сравнению с системами аналогичного класса.

Процедурный способ. Некоторые меры можно применить к любой информационной технологии с административной стороны, что также повлечет снижение TCO:

- развить внутреннюю экспертизу по системе с целью самостоятельной отработки изменений в бизнесе. В результате существенно снизятся расходы на дорогой консалтинг;

- создать единый центр данных. Для разветвленных бизнес-структур эта мера позволит ограничиться одной версией системы, уменьшить потребность в технических ресурсах и обойтись единственным центром администрирования вместо того, чтобы организовывать свой ИТ-департамент в каждом подразделении;

- перевести переменные затраты в фиксированные.

Это лишь схематический путь, но он предстоит каждой компании, стремящейся создать систему, которая поможет бизнесу, а не задушит его внезапными расходами. Любви с первого взгляда в бизнесе быть не должно.

К автору можно обратиться по адресу: vd@columbus.ru.