Новгороднефтепродукт выходит вперёд

“Новгороднефтепродукт” выходит вперёд

ПРОЕКТЫ

После автоматизации компания стала лучшей по учету и отчетности среди дочерних предприятий “Сургутнефтегаза”

Начиная задумываться об автоматизации, организации обычно ставят перед собой в качестве основных задач повышение оперативности сбора и обработки данных, снижение трудоемкости формирования отчетных форм и возможность анализа информации. Это, как правило, главные цели первичной автоматизации, которую многие предприятия нефтяного сектора экономики прошли уже давно (переболев попутно идеей самостоятельного создания ПО, “лоскутной” автоматизацией и другими “детскими болезнями”) и сегодня стоят на пороге нового этапа внедрения информационных технологий. Накопленный опыт позволяет им не только сформулировать основные требования к ИС, но и отчетливо осознавать, что автоматизации должны предшествовать процессы приведения в порядок учета, создания единой концепции учета и управления (это особенно важно для организационно разветвленных и территориально распределенных структур) и ряд других мероприятий. Пришло и понимание того, что ИС закупается не на один год, а следовательно, она должна базироваться на современных платформах, которые (как и соответствующая техника) не дешевы, но именно с их помощью от автоматизации можно получить экономический эффект, даже несмотря на относительное удорожание проекта.

Примерно с таким багажом почти четыре года назад сбытовое предприятие “Новгороднефтепродукт”подошло к новому этапу автоматизации.

История проекта: “Новгороднефтепродукт”

Первая волна автоматизации на предприятии началась еще в 1990 г., когда в центральном офисе, на нефтебазах и АЗС стали применять ПО собственной разработки. По словам заместителя генерального директора “Новгороднефтепродукта” Сергея Смирнова, программы создавались под конкретные рабочие места и для конкретных должностных лиц; единой же автоматизированной системы управления не было, и это влекло за собой значительный объем ручных работ при сборе информации и формировании любых отчетных документов.

Четыре года назад головная компания “Сургутнефтегаз” решила для повышения управляемости упорядочить учет и перевести все свои дочерние подразделения на единый расчетный счет. Это стало важным аргументом для начала нового этапа автоматизации.

Кроме того, на решение руководства повлиял и тот факт, что число автозаправочных станций (АЗС) и нефтебаз, входящих в состав “Новгороднефтепродукта”, достигло уже нескольких десятков, и необходимость точного планирования поступлений и перемещений топлива, а также контроля за наличием нужного количества оборотных средств на его закупку вынуждала искать более надежные средства, чем отдельные АРМы. Да и отследить по телефону остатки топлива на стольких объектах было уже невозможно. Иными словами, проблемы оперативного управления встали во весь рост.

При выборе системы приходилось принимать во внимание и специфику учета топлива, реализуемого через АЗС и нефтебазы, и многообразие форм отпуска и оплаты продукции - ведь кроме физических лиц среди клиентов АЗС и нефтебаз есть и такие крупные заказчики, как сельскохозяйственные предприятия, администрации районов и областей, заводы и фабрики, которые могут забирать топливо с любой нефтебазы или автозаправки, расположенных по всей обслуживаемой территории Новгородской области.

Рассмотрев несколько ИС, руководство “Новгороднефтепродукта” выбрало для внедрения ПО компании “Парус” (“Парус Корпорация 8.2 on Oracle”). По словам Сергея Смирнова, причинами такого выбора было не только соответствие системы “Парус” основным функциям “Новгороднефтепродукта”, но и ее успешная работа на аналогичных предприятиях отрасли.

Разработка проекта автоматизации была начата в январе 1998 г. совместными усилиями центрального офиса и петербургского представительства корпорации “Парус”.

История проекта: корпорация “Парус”

Приступая к этому проекту, “Парус” уже имел опыт успешной автоматизации ряда сбытовых компаний нефтяной отрасли (например, “Коминефтепродукта”), поэтому специалисты корпорации хорошо представляли и конечные цели (обеспечение оперативного управления и качественного учета, а также возможностей планирования и - в перспективе - прогнозирования развития), и методологию их достижения, были знакомы со спецификой отрасли. Предприятия нефтяного сектора требуют от ИС не просто поддержки процесса бюджетирования, но детальной разработки бюджетов и отчетных форм, отражающих их предметную деятельность, причем для получения конечного документа зачастую необходимо составить немалое количество вспомогательных форм; для компаний нефтепродуктообеспечения, занимающихся торгово-закупочной деятельностью (закупки, хранение, перевозка и пр.), обычно требуется 10-20 вспомогательных форм. Понятно, что различия в структуре затрат, в центрах финансовой ответственности и финансового учета, да и в самом менеджменте на таких предприятиях приводят к особым схемам и методологии составления конечного документа (финансового плана или бюджета).

Отработанная корпорацией “Парус” методология и специализированные системы (или модули), способные обеспечить работу такого предприятия (в частности, модули “Управление финансами”, “Фондовый отдел нефтебазы”, “АЗС”, а также два альбома с разнообразными отчетными формами необходимого профиля), позволяют организовать сбор и соответствующую обработку большого объема информации.

После предпроектного обследования внедрение системы началось с центрального офиса, где были автоматизированы два важнейших участка на базе ПО “Парус 8.2 on Oracle”, - “Парус Бухгалтерия 8.2 on Oracle” (на 15 рабочих местах) и “Парус Реализация 8.1 on Oracle” (на двух рабочих местах).

На первом этапе московскими внедренцами корпорации “Парус” был введен в эксплуатацию модуль “Бухгалтерия” (и обучены бухгалтеры), на втором - компания “Новгороднефтепродукт” совместно с северо-западным представительством “Паруса” приступила к автоматизации всего документооборота и реализовала большинство торгово-закупочных и ряд управленческих функций (см. врезку). Были обучены сотрудники отдела АСУ, которые в дальнейшем смогли сами обучать персонал предприятия.

День сегодняшний и перспективы

К сожалению, не все получается сразу. Так, качество имеющихся линий связи таково, что на удаленных АЗС пока нет возможности использовать соответствующий модуль системы “Парус”, поэтому регистрация сменных отчетов начинается на нефтебазах, где из-за нехватки ИТ-персонала и качественной техники также пока обходятся прежними системами (вместо модуля “Фондовый отдел нефтебазы”), ежемесячно экспортируя информацию в систему “Парус” с помощью специальной подпрограммы, написанной силами сотрудников отдела АСУ. Кстати, ими же была произведена корректировка отчетных форм и шаблонов документов (средствами MS Word, Excel, Crystal Reports) .

Однако уже сегодня есть примеры решения этих проблем. Например, связь с некоторыми удаленными подразделениями налажена по радиоканалу. В перспективе руководство планирует установить “Парус” на всех нефтебазах, прекрасно понимая ту выгоду, которую получит от использования единого ПО и базы данных (в частности, для оперативного контроля остатков нефтепродуктов на базах, управления заказами и пр.). Предполагается также внедрить модуль “Управление финансами”, а автозаправочные станции дооснастить модулями “АЗС”.

Эффект от внедрения системы ощущается уже сегодня. Существенно облегчился поиск и управление документами. Не составляет проблемы найти, например, накладную по номеру вагона-цистерны, контрагенту, примерной сумме документа, номенклатуре и ряду других параметров. Время формирования бухгалтерской отчетности сократилось на порядок: так, годовая главная книга предприятия формируется за несколько часов. Существенно сократились затраты рабочего времени и в складском учете. Кроме того, как отметил г-н Смирнов, сформированные в системе настройки не только ускоряют бухгалтерские расчеты, но и предотвращают ошибки (например, не дают делать неверные проводки), что заметно уменьшает риск штрафных санкций со стороны налоговых органов.

Систему поддерживают собственными силами, ею занимаются системный администратор и инженер-программист из отдела АСУ. Они же при необходимости разрабатывают дополнительные специальные процедуры и функции, например такие, как автоматическое формирование платежного календаря на основе счетов-фактур и договоров, полностью автоматизированный процесс учета объемов реализации нефтепродуктов по магнитным картам на базе информации, поступающей от АЗС, и ряд функций управленческого характера.

По словам сотрудников бухгалтерии, после внедрения “Паруса” предприятие стало лучшим в области учета и отчетности из всех дочерних предприятий “Сургутнефтегаза”. Последний, кстати, в минувшем году перешел на новую для себя интегрированную систему управления ресурсами - SAP R/3. Понятно, однако, что развертывание такой ИС во всех подразделениях компании - дело пока нереальное (в том числе из-за высокой стоимости проекта), и сегодняшний путь (крупная зарубежная система в центральном офисе плюс более доступные отечественные управленческие комплексы - в дочерних структурах), вероятно, будет в ближайшие годы наиболее рациональным.

Функции, реализованные в системе при автоматизации “Новгороднефтепродукта”

- Учет договоров с покупателями и поставщиками с возможностью автоматического формирования товарных документов и спецификации договоров (дополнительных соглашений).

- Закупка и учет на центральном складе предприятия товарно-материальных ценностей, их передача в эксплуатацию, списание, внешняя реализация.

- Закупка и учет на складе коммерческого отдела сопутствующих товаров, их передача в магазины и на АЗС для последующей розничной реализации, учет объемов реализации сопутствующих товаров.

- Учет закупаемых у поставщиков нефтепродуктов, оптовой реализации нефтепродуктов, оприходования нефтепродуктов нефтебазами. В системе регистрируются или автоматически формируются приходные накладные, акты приемки нефтепродуктов нефтебазами, акты недолива (акты рассогласования), расходные накладные и исходящие счета-фактуры с указанием номеров накладных и номеров вагонов-цистерн поставщиков.

- Учет реализации нефтепродуктов нефтебазами и АЗС, в том числе по магнитным картам.

- Учет расчетов с поставщиками и покупателями.

- Учет платежей (банковские и кассовые документы, акты приема-передачи векселей, акты погашения взаимных требований).

- Учет основных средств.

- Учет векселей и т. д.

ООО “Новгороднефтепродукт”

Одно из крупнейших предприятий Новгорода в сфере нефтепродуктообеспечения; являясь дочерним предприятием ОАО НК “Сургутнефтегаз”, закрывает потребности городского рынка на 40%.

В состав компании входят пять нефтебаз и 60 АЗС (в том числе четыре АГЗС), работающих не территории Новгородской области.

Объем сбыта нефтепродуктов в 2000 г. - 120 тыс. тонн, газа для заправки автомобилей и газовых баллонов - более 4 тыс. тонн.

Количество сотрудников - 630 человек.