Александр Цветков, Елена Колосова
Нынче модно стремиться к достижению синергетического эффекта в работе коллектива, когда каждый его сотрудник достигает максимальной самореализации, а коллектив в целом помимо выдающихся финансовых результатов получает ни с чем несравнимое удовольствие от того, что действует как единый отлаженный организм.
Достижение такого синергизма - это уже не идеальный образ, а следствие конкретных действий. В том числе и освоения эффективных средств информационных технологий, аккумулировавших в себе опыт многочисленных специалистов, участвовавших в реализации проектов в разных отраслях.
Область управления проектами, казалось бы, такая хорошо изученная, вдоль и поперек освоенная, начинает сверкать новыми гранями благодаря использованию современных программных продуктов. И то, что еще вчера представлялось невозможным (в виду масштабности и сложности задач), сегодня оказывается прогнозируемым и реализуемым. Даже вожделенный синергизм.
Без СУП с многообразием не справиться
Директор крупной российской инвестиционной корпорации, посоветовавшись с бизнес-аналитиками, решил, что неплохую прибыль может принести запуск пивоваренного завода. Он получил нужные разрешения от местных властей, и все, что ему дополнительно потребовалось сделать, - это сесть за компьютер, кратко сформулировать задачу, определить желаемые сроки и бюджет строительства. Щелчок мышкой - и проект запущен. Директор не сомневается, что топ-менеджеры, засучив рукава, уже принялись за работу. Это подтверждают ежедневные оперативные отчеты.
Возможен ли такой соблазнительный сценарий на практике? В идеале - да, но при условии, что в корпорации есть автоматизированная СУП (Система ууправления проектами). Обычно в организации (в зависимости от ее размера) ведутся десятки, сотни, а иногда и тысячи проектов, между которыми возникает множество взаимосвязей. Уследить за ними, проконтролировать все процессы вручную и удержать все это в голове очень сложно даже для выдающихся управленцев. А для соответствующим образом настроенной СУП это не составит труда. Она в любой момент выдаст полную, достоверную и оперативную проектную информацию по проектам и сформирует взгляд на любой проект или группу проектов с произвольной заданной степенью детализации.
Конечно, СУП в той или иной форме существует в любой компании, которая ставит перед собой цели и управляет процессом их достижения, выделяя соответствующие ресурсы. СУП может быть неэффективной, несовершенной, плохо работающей, излишне забюрократизированной (или, наоборот, формально не зафиксированной), но в каком-то виде она присутствует всегда. Переход к автоматизированной СУП обычно требует большей формализации, что в дальнейшем позволяет избавиться от рутины и, как правило, приводит к значительному увеличению эффективности СУП в целом за счет экономии времени квалифицированного персонала.
Преимущества корпоративного размаха
Наибольший эффект автоматизированная СУП приносит в ситуациях, когда она применяется в масштабах всей корпорации (для последней обычно характерна сложная, иерархическая структура управления) и связанных с нею подчиненных предприятий, где с помощью такой системы производится общее планирование и осуществляется контроль за большим числом проектов и дополнительными аспектами деятельности. Система позволяет, анализируя модельные сценарии “Что, если...”, определить оптимальное соотношение продолжительности реализации проекта, объема бюджета и загрузки ресурсов, а также снять значительное число негативных моментов, связанных прежде всего с неэффективностью глобального планирования, перерасходом бюджетных средств, затягиванием сроков, неверным неоптимальным распределением ресурсов, сложностью контроля за тысячами процессов и большими объемами ежедневной рутинной работы. Кроме того, системным рискам наиболее подвержены крупные организации.
Реальную пользу, приносимую информационной системой управления проектами, можно измерить достаточно точно. Она выражается в экономии ресурсов при достижении управленческих целей. Проекты укладываются в сроки - это важно как с финансовой точки зрения (удается обойтись без выполнения дополнительных работ и накладных расходов), так и с маркетинговой (поддерживается положительный имидж компании на рынке). Сокращаются объемы рутинных работ, связанных с контролем за деятельностью подрядных организаций. Оперативный доступ к важнейшей информации по проекту (сроки, объемы, затраты) позволяет быстро реагировать на возникающие ситуации и принимать адекватные решения, используя достоверные данные. Руководитель в каждый момент времени может выяснить, на каком этапе находятся проекты, кто и насколько эффективно в них трудится.
Кроме того, начинают работать коммуникации - один из важнейших управленческих ресурсов. СУП, построенная на базе компьютерных технологий, дает возможность не только синхронизировать и контролировать взаимодействие сотрудников внутри компании, а также связи с внешними участниками, но и управлять ими. Актуальная информация достигает адресата своевременно, а не после того, как он уже принял решение на основе “вчерашних” данных.
СУП, используемая в масштабе корпорации, существенно снижает нагрузку на управленческий персонал. Возникающие в ходе работ изменения фиксируются в едином хранилище данных и при необходимости учитываются в дополнительных соглашениях. Такие функции компьютерной автоматизированной СУП, как планирование работ и прогноз различных ситуаций развития проекта, позволяют анализировать затраты и способы распределения финансов по различным проектам и определять наиболее оптимальные пути реализации намеченных работ.
Приглашаем познакомиться лично
Проблемы, стоящие перед руководителем корпорации или проектной организации, многочисленны и разнообразны. По этой причине у директоров иногда складывается ошибочное мнение о сложностях, которые компьютерные системы управления проектами якобы привносят в худо-бедно, но все же работающее предприятие - дескать, зачем нам лишняя головная боль. Причина подобного неверного суждения порою кроется в их недоступности для руководителя, который хотел бы “пощупать” систему своими руками, познакомиться с ее особенностями на практике, а не в результате рассказа консультанта о назначении кнопочек и меню. Отношение директора резко меняется, если ему удается лично проверить, действительно ли это то, что ему надо.
Одним из наиболее эффективных способов ознакомления высшего топ-менеджмента со сложными в технологическом смысле продуктами заслуженно считается демонстрация возможностей таких продуктов на практике. К примеру, знакомство с системой управления, уже функционирующей у конкретного клиента, сильно меняет первоначальные представления потенциальных пользователей, так как в дополнение к принципам построения подобных систем (о них можно узнать в компании-поставщике) им удается понять особенности работы и определить типовые проблемы, связанные с процессом внедрения. Однако попытка подобной демонстрации обычно наталкивается на сопротивление счастливого обладателя СУП, который не желает, чтобы его постоянно отрывали от работы многочисленные экскурсии. Кроме того, наработанные решения, закрепленные в стандарте предприятия, чаще всего являются коммерческой тайной и не предназначены для демонстраций сторонним организациям. Как же быть? Тем более что интересующихся значительно больше, чем пользователей, уже внедривших автоматизированную СУП.
Компания ПМСОФТ (www.pmsoft.ru) предлагает испытанный и эффективный способ - деловую (ролевую) игру, которая ранее уже использовалась ею для демонстрации управления крупным строительным проектом в рамках генподрядной организации на примере строительства мостов. (Тогда базовым программным продуктом был Primavera Project Planner.)
Нынешний интерес к корпоративным СУП, а также опыт, накопленный при работе с пользователями, привели к необходимости создать новую деловую игру “Как заставить события двигаться. Корпоративные системы управления”.
Эта игра моделирует в сжатом масштабе времени ход строительства промышленного объекта и управление этим проектом с помощью ключевых программных продуктов Primavera: серия Primavera Enterprise и Primavera Expedition.
Такой подход позволяет в полной мере исследовать возможности предлагаемого решения, так как он основан на практическом примере и помогает оценить применяемые продукты с точки зрения разных организаций - участников проекта: корпорации (Заказчика), проектного института (Генпроектировщика), строительной компании (Генподрядчика), а также их сотрудников.
(Окончание следует)
