Делопроизводство, отлитое в металле

ПРОЕКТЫ

Магнитогорск, в котором сегодня насчитывается более 450 тыс. жителей, - легендарный город. Во-первых, благодаря славе ММК, возглавляющего тройку российских сталелитейных гигантов наряду с Новолипецким комбинатом и череповецкой “Северсталью”, а во-вторых, потому, что через него проходит воображаемая граница между Европой и Азией (о чем свидетельствует стелла на мосту через реку Урал). К тому же в здешних окрестностях есть “железные” горы, а одна из центральных улиц города (якобы по велению С. Орджоникидзе) вымощена той же брусчаткой, что и Красная площадь в Москве.

Возможностью мимолетной встречи с Магниткой группа журналистов была обязана Управлению информационных технологий (УИТ) ММК, а также компаниям “АйТи” и “Софтинком”, пригласившим нас ознакомиться с результатами годовой эксплуатации системы электронного документооборота (СЭД), созданной на этом гиганте тяжелой индустрии на базе продукта “БОСС-Референт”.

Носитель управленческого воздействия

На любом крупном промышленном предприятии существует несколько уровней документооборота, при этом в обязательном порядке присутствует технологический документоооборот и управленческий. Если первый из них, призванный “подталкивать” производство, достаточно жесткий и содержит стандартные специализированные документы (накладные, маршрутные карты, ордера+), то второй, являющийся носителем управленческого воздействия административных органов предприятия, менее формализован (это приказы, распоряжения и т. п.), но требует согласования и контроля исполнения каждого документа.

ММК, как и всякий промышленный гигант, уникален масштабностью своих проектов и результатов деятельности. По словам Николая Ерошенко, отвечающего за организацию и эксплуатацию системы электронного документооборота в Административном управлении, в марте текущего года через бюро по делопроизводству комбината прошло 430 тыс. документов, причем год от года их поток заметно увеличивается. Любопытно, что ежедневно оперативную почту ММК традиционно возили на трех машинах по кольцевому маршруту общей протяженностью 250 км. Когда приступили к разработке технического задания на внедрение СЭД, то аналитики предприятия, прикинув экономию, которую должна была принести только ликвидация этой процедуры, были приятно удивлены получившимся финансовым результатом.

Застрельщиком развертывания СЭД на комбинате в 2000 г. выступило Административное управление, отвечающее за делопроизводство, т. е. за формирование, отслеживание прохождения и контроль исполнения организационно-распорядительных документов. Если учесть, что только инспекторов по делопроизводству (секретарей) сегодня на ММК около 250 человек, то становится понятен размах проекта.

С лета 2001 г. система “БОСС-Референт” эксплуатируется в “боевом” режиме на 160 рабочих местах, что позволило автоматизировать деятельность канцелярий и секретарей более чем 40 подразделений комбината. Причем 40 инспекторов по делопроизводству (т. е. примерно 20% из всех имеющихся) уже работают с “БОСС-Референтом”. В конечном счете через несколько лет системой должны быть охвачены тысячи рабочих мест.

СЭД, заменившая ранее установленную MS Exchange, функционирует на комбинате в территориально распределенной среде, причем преимущественно в онлайновом режиме.

ИТ-настроения и ИТ-перспективы

Быстрому развертыванию СЭД на ММК способствовало несколько существенных факторов: готовность предприятия к изменениям, наличие грамотных постановщиков задачи (сотрудники Административного управления четко понимали, что они хотят получить), присутствие в Магнитогорске партнера “АйТи” - фирмы “Софтинком”, проводящей доработки и развитие системы по требованиям заказчика. Важным фактором послужила и личная заинтересованность пользователей в подобной системе, имеющей простой и удобный интерфейс (ее легко осваивают даже секретари, которым “за 50”) . Оно и понятно - формализация и упорядоченность (в оптимальных дозах) сильно помогают в работе, особенно когда дела - административные. Формируемая база документов начинает использоваться на предприятии в качестве единой базы знаний, помогающей как в оперативном управлении, так и в получении аналитических отчетов в разных разрезах.

Судя по озвученным на встрече планам, будет увеличиваться число рабочих мест (примерно на 50-60 мест ежегодно), охваченных СЭД, и функциональность системы. Сейчас дорабатывается модуль “Совещания” (на основе базового модуля “Конференции”), намечено провести интеграцию с Oracle Applications (в первую очередь с модулем HR, где, как и в СЭД, отображается оргструктура и есть необходимость пользоваться едиными справочниками организационно-распорядительных документов).

В пилотную фазу входит проект по использованию электронной цифровой подписи, ведутся эксперименты среди руководителей разных уровней по применению мобильных средств (типа Palm и подобных). Уже закуплена партия из 50 таких устройств.

Все сегодня мечтают научиться считать экономическую эффективность всего, чего только можно (стремясь меньше тратить и больше получать), в том числе проектов по автоматизации. Однако не будем забывать, что помимо чисто финансовых выигрышей (которые в ряде случаев очень трудно или даже невозможно просчитать) подобные системы вносят заметный вклад в изменение корпоративной культуры предприятия, поднимают на новый уровень способность коллектива к групповой работе. Это, разумеется, скажется не через два дня, но будущий эффект может превысить все мыслимые ожидания.

Моментальное фото семидесятилетней Магнитки

ОАО “Магнитогорский металлургический комбинат” (www.mmk.ru) отмечает нынешним летом свое 70-летие. Это знаменательное для всей страны событие, по слухам, собирается почтить своим присутствием даже российский Президент.

Магнитка сегодня - это:

- 8 домен, где в 2000 г. было выплавлено 10 млн. тонн стали;

- 15-е место в рейтинге 80 крупнейших мировых производителей стали;

- 40% областного бюджета (образованного государственными налогами, перечисляемыми от ММК);

- территория, вытянутая в длину на 36 километров;

- 174 цеха;

- более 30 тыс. сотрудников (без учета дочерних структур), причем 620 из них работают в Управлении информационных технологий (УИТ), обслуживающем комбинат;

- 3 млн. документов, прошедших через бюро по делопроизводству в 2001 г., или 10 тыс. документов, циркулирующих по комбинату ежедневно;

- высокий уровень автоматизации;

- готовность к инновациям.

“БОСС-Референт” - основа внутренней дисциплины ММК

СЭД, построенная на основе программного продукта “БОСС-Референт” фирмы “АйТи” (www.boss.ru), позволила:

- автоматизировать процессы регистрации, хранения и поиска документов;

- контролировать исполнение приказов, распоряжений и пр.;

- автоматизировать процессы согласования документов;

- создавать и хранить в общих справочниках шаблоны документов.

Повышение эффективности управленческой деятельности на ММК в результате внедрения СЭД проявилось прежде всего в ускорении взаимодействия между подразделениями, в том числе за счет создания единого стандарта работы с электронными документами и единого информационного пространства, связывающего сотрудников, участвующих в делопроизводстве. Немаловажно также, что удалось снизить непроизводственные затраты рабочего времени сотрудников (по согласованию, переносу, поиску документов).

Сопровождает СЭД группа из пяти человек.

Система “БОСС-Референт” базируется на платформе Lotus/Notes Domino, стоимость лицензии составляет около 250 долл. за рабочее место (включая лицензию на Lotus Notes).