Статья только в электронной версии журнала
Как улучшить обмен знаниями в организациях
Сначала появились технологии управления знаниями (УЗ), обещавшие навести порядок в документах и другом контенте, производимом корпорациями. Затем на сцену вышли порталы, заимствовавшие многие функции УЗ и дополнившие их мощными поисковыми механизмами и интуитивными, легко подстраиваемыми под индивидуальные требования интерфейсами. А вслед за ними в наш мир вошли корпоративные информационные порталы, которые отказались от наследства УЗ ради централизованного доступа к базам данных, приложениям и другим корпоративным системам через браузеры.
Однако на пути к корпоративной “земле обетованной” произошло нечто неожиданное. Клиенты традиционных корпоративных информационных порталов (КИП) вдруг начали активно требовать функций УЗ. Этого, конечно же, не могли не учитывать разработчики КИП, ощущающие все большее давление сразу с двух сторон. Их подталкивали и производители систем УЗ, дополняющие свои продукты функциями порталов, и создатели специализированных порталов УЗ, разрабатывающие их с нуля.
Выбор нужного портала и так нелегок, а его комбинирование с УЗ дополнительно усложнило задачу. Тем не менее, если компания сумеет сразу оценить свои потребности, а затем реалистично взглянуть на грядущие перспективы, то ей, скорее всего, удастся найти собственный путь использования средств УЗ во благо бизнеса.
Лучшие КИП уже продемонстрировали, что при правильном развертывании они способны окупить вложенные средства. Большинству же производителей систем УЗ и их потребителям об этом пока приходится только мечтать.
Однако на фоне усиления конкуренции и текучести кадров организации начинают все яснее понимать: способность осваивать, систематизировать, сохранять информацию и делать ее доступной сулит просто бесценные выгоды, хотя в цифрах оценить их довольно трудно.
К тому же, конвергенция УЗ с КИП не только повышает функциональность портала организации, но и поднимает совершенно новый пласт проблем и вопросов, которые необходимо решать.
На стадии оценки компания должна тщательно разобраться в том, где имеется нужная информация, как ее используют служащие и какие типы корпоративных систем уже развернуты.
Какую бы систему вы не рассматривали, очень важно обратить самое пристальное внимание на степень ее гибкости в работе. Если в какой-то момент возникает ощущение, что портал требует корректировки бизнеса в соответствии со своими “заморочками”, значит вам его покупать нельзя. КИП эффективно работают только в гармонии с корпоративной информацией и культурой. Они должны получать и интегрировать любой контент, независимо от того, откуда тот поступает и какими способами создается.
Компаниям с развернутыми корпоративными порталами стоит обсудить с их производителями, что те могут предложить для управления знаниями. А организации, уже вложившие деньги в УЗ захотят, конечно же, определить, какие порталы смогут взаимодействовать с используемыми системами.
Специализированные порталы УЗ
Компаниям-новичкам следует прежде всего подумать о хорошо интегрированной комбинации портала с УЗ, либо о специализированном портале УЗ наподобие SharePoint Portal Server корпорации Microsoft.
В дополнение к большинству функций стандартного портала эта разработка предлагает богатые возможности управления документооборотом и знаниями, в том числе отслеживание версий, изменений и редакторских правок, а также совместную работу над документом. Правда, в одной ключевой области портал УЗ Microsoft уступает КИП: он легко подключается только к тем серверным базам данных и корпоративным приложениям, для которых в пакете имеются соединительные элементы.
Подготовка плана портала УЗ
Специализированный портал УЗ. Хорошо интегрированные функции УЗ, документооборота и совместной работы. Обычно не лучший выбор в любой области. КИП с функциями УЗ. Прекрасные возможности интеграции с базами данных и корпоративными приложениями. Функции УЗ носят, скорее, автономный характер и слабо интегрированы в портал. Интегрированная система КИП/УЗ. Надежный доступ к данным и серверным системам при хорошо интегрированных полномасштабных возможностях УЗ. Самые дорогие системы. Системы УЗ с портальными функциями. Отличные возможности систематизации и индексирования документов. Интеграция с приложениями и базами данных практически отсутствует |
Серверы типа SharePoint хорошо подойдут компаниям, генерирующим значительные объемы документированных знаний (нельзя забывать и того, что воспользоваться этим порталом УЗ смогут только те, кто работает в среде Windows). Его преимущества будут особенно заметны там, где много работников умственного труда перелопачивают большие потоки информации. Это могут быть, например, организации, занятые исследованиями в финансовой области, или правительственные учреждения. Им SharePoint поможет не только обеспечить контроль над знаниями и их сохранение в случае увольнения сотрудника, но и упростит доступ к информации служащих, которым не придется заново изобретать велосипед.
Базовая цена SharePoint составляет 3999 долл., что сравнительно немного по сравнению с другими КИП. В то же время для работы с ним необходимо приобрести у Microsoft лицензию на всякое устройство, получающее к нему доступ. Каждая такая лицензия стоит 72 долл., в силу чего общая цена системы, развернутой в масштабе предприятия, может быстро взлететь до небес.
Из других специализированных порталов УЗ упомянем WorkSite фирмы Image и разработки корпорации OpenText.
КИП с функциями УЗ
В организациях, где генерируется не слишком много неструктурированного контента, а работа ведется в основном с базами данных и корпоративными системами, для удовлетворения нужд УЗ лучше подойдет, пожалуй, стандартный корпоративный портал.
Когда дело доходит до подключения к серверным источникам данных и приложениям, традиционные КИП таких производителей, как Plumtree Software, Sybase и Epicentric, просто не имеют себе равных. Кроме того, их порталы лучше поддерживают стандарты Web-разработки и более пригодны для работы с Web-сервисами.
Все упомянутые выше производители КИП уже предусмотрели в своих продуктах функции управления знаниями либо добавляют их. Фирма Plumtree, скажем, недавно выпустила Collaboration Server, обеспечивающий гораздо более широкие возможности совместной работы с документами и общими проектами, чем обычный портальный сервер. Правда, подобные добавления едва ли смогут составить конкуренцию серверам, специально разработанным для управления знаниями, - потенциал последних в этой области гораздо выше.
Интегрированные системы КИП/УЗ
Для тех кто не хочет вдаваться в крайности, оптимальным вариантом может оказаться комбинированная система КИП/УЗ. Один из лучших продуктов этого класса - WebSphere Portal корпорации IBM. Он рождался как корпоративный информационный портал, а затем вобрал в себя сервер управления знаниями Lotus KM Server. Кроме того, WebSphere Portal тесно интегрирован с инструментарием совместной работы Lotus, благодаря чему его пользователи могут вести дискуссии и переговариваться через обычный портальный интерфейс.
У порталов же, которые просто подключаются к внешним средствам совместной работы и системе УЗ, такие возможности зачастую сильно ограничены. Как правило, подключенные к порталу портлеты для УЗ и совместной работы, как и другие им подобные, взаимодействуют между собой очень слабо или вообще не взаимодействуют.
С учетом всего сказанного, кого-то едва ли удивит, что WebSphere - один из самых дорогих продуктов в своем классе. Его начальная цена составляет 55 тыс. долл. за каждый процессор, а при корпоративной реализации может быстро возрасти до шестизначных цифр.
Системы УЗ с портальными функциями
Одно из главных достоинств производителей УЗ - их большой опыт в систематизации клиентской информации. Правильная классификация данных в комбинированной системе УЗ/портал помогает организации повысить производительность труда, избежать дублирования операций, обеспечить непрерывность бизнеса. Если же информация систематизирована неверно, система УЗ/портал может оказаться бесполезной.
Наладить правильную систематизацию не очень легко и дешево. Plumtree, как и другие производители порталов, которые начинали с систем УЗ, накопила богатый опыт систематизации данных. Их наработками, впрочем, сейчас активно пользуются для индексации, поиска и классификации информации и многие создатели корпоративных порталов, например корпорация Autonomy.
В результате Autonomy и ряд других производителей значительно расширили возможности своих продуктов, выведя их далеко за рамки корпоративных порталов. Системы наподобие Autonomy Portal-in-a-Box представляют собой ни что иное, как Web-интерфейс к системе управления знаниями и поисковому механизму. Такие продукты пополнились функциями персонализации, сотрудничества, стали лучше расширяться, что сделало их более привлекательными для предприятий, где они могут применяться либо в качестве автономных порталов УЗ, либо систем, легко интегрируемых с традиционными КИП.
Интеграция Web-сервисов
Для любого портального приложения, будь то система УЗ, КИП или их комбинация, все большее значение приобретает еще один аспект: способность к интеграции с Web-сервисами. Способность размещать Web-сервисы в качестве портального приложения либо предлагать собственные портальные приложения в виде Web-сервисов - несомненное достоинство любого портала.
C ролью платформ Web-сервисов отлично справляются порталы, в основу которых положен XML и другие общепринятые языки наподобие Java или .Net, применение же заказных исходных текстов чревато серьезными проблемами. Портал Foundation Server 4.0 фирмы Epicentric, например, не только хорошо работает с открытыми стандартами, но и сам основан на таких стандартах (главным образом, XML и JavaServer Pages). Другие порталы, включая SharePoint, пока еще дорабатываются для полной совместимости с ними.
Еще один важный момент, который необходимо учитывать при выборе портала, связан с тем, насколько легко компания сможет разрабатывать собственные портальные приложения и портлеты под него и насколько те будут доступны другим пользователям. Одной из первых за решение этих проблем взялась Plumtree, включившая в свою продукцию дополнительные модули (гаджеты). Благодаря такому подходу у пользователей появилась возможность создавать портальные приложения на одном из широко распространенных языков, а затем легко и просто налаживать совместное использование таких портлетов. В результате удалось значительно снизить стоимость заказной настройки портала, поскольку компании не приходится разрабатывать ряд стандартных, хотя и очень важных портальных приложений.
Чтобы помочь в оценке систем УЗ и порталов, Тестовый центр eWeek Labs подготовил образец документа, на основании которого компания может составить запрос на коммерческие предложения или информацию. Ознакомиться с ним можно в разделе From the Labs на сервере www.eweek.com.
С техническим директором на Восточном побережье Джимом Рапозой можно связаться по адресу: jim_raposa@ziffdavis.com.
Запрос на предложения: основные рекомендации
- Портал должен быть интегрирован с серверными источниками данных и корпоративными приложениями
Достигается ли это за счет специализированных элементов подключения? На основе чего созданы заказные оболочки или элементы подключения? Что используется - собственный интерфейс API или стандартный язык программирования?
- Компания должна иметь возможность программировать и производить заказную настройку портала в соответствии со специфическими потребностями
Основана ли архитектура портала полностью на открытых стандартах (XML, HTML и др.)? На основе чего производится внутреннее программирование? Java? .Net?
- Портал должен быть оснащен функциями управления знаниями, упрощающими представление документов и другого создаваемого контента, равно как и управление ими
Управление знаниями в портале производится с помощью расширений других программ или эти функции встроены в портальную платформу?
- Портал должен обеспечивать совместную работу служащих над документами и проектами
Насколько хорошо интегрированы функции совместной работы? Имеются ли на портале области для общения и дискуссий? Интегрирован ли портал со стандартными системами электронной почты?
- В портале должна быть предусмотрена возможность автоматического сканирования и индексации неструктурированных данных
Как сканируются подобные ресурсы? Систематизация производится на основе заранее заданных категорий или может настраиваться “на лету”?
- Портал требует четкой систематизации контента
Какую помощь может оказать производитель портала в разработке категорий систематизации?
- Портал должен предоставлять эффективные возможности поиска
Может ли портал работать с любым поисковым механизмом? Каков уровень интеграции поискового механизма?
- Должна быть обеспечена простота создания небольших портальных приложений и портлетов собственными силами компании
Положены ли в основу портальных приложений стандартные языки сценариев? Предоставляет ли производитель механизм поиска и совместного использования портальных приложений?
- У разработчиков должна быть возможность преобразовывать портальные приложения в Web-сервисы
Можно ли преобразовать портлеты в Web-сервисы с помощью обычного интерфейса или для этого требуется разработка дополнительных компонентов? Основана ли такая разработка на стандартах Web-сервисы?
- Web-сервисы должны легко размещаться на портале
Насколько легко портал способен интегрировать Web-сервисы на основе стандартов? Не требуется ли разработка специальных программ?
- У пользователей должна быть возможность непосредственного ввода контента
Каким образом пользователь может добавить контент? Положен ли в основу интерфейса браузер? Используется ли клиентское ПО?
- Вносимый пользователем контент должен проходить процедуру одобрения
Предусмотрены ли в портале различные функции документооборота или они ограничены простым одобрением или отказом?
Образец запроса на предложения относительно разработки портала приведен по адресу: www.eweek.com/links.
