Электронная цифровая подпись в безбумажном документообороте хозяйствующих субъектов и государственных контрольных органов

Как избежать бумажной лавины?

Львиная доля сдаваемой предприятиями отчетности предназначается налоговым органам и отделениям пенсионного фонда (ПФ). Их буквально накрывает бумажная лавина отчетов. Именно поэтому они первыми включились в работу по развитию и повсеместному внедрению различных систем электронного документооборота хозяйствующих субъектов и государственных контрольных органов. Впрочем, интерес к системам безбумажного документооборота проявляют и другие структуры, принимающие от предприятий текущую отчетность. Это управления федерального казначейства, комитеты статистики, фонды социального страхования и даже негосударственные пенсионные фонды.

Системы документооборота каждого из этих органов до самого последнего времени роднило одно: большие объемы отчетности переводились системами автоматизации бухучета на бумагу, передавались в соответствующий контрольный орган и его сотрудниками вводились во внутренние системы автоматизации. Таким образом, все данные предприятий проделывали нелегкий путь “программа - бумага - программа”, не выдерживающий в современных условиях никакой критики.

В связи с увеличением объемов предоставляемой отчетности остро встала проблема организации безбумажного документооборота. Для примера: среднее предприятие с сотней сотрудников за год может сдавать до 2000 листов отчетности, а крупное, с десятком тысяч человек, - до 60 000!

Тесно примыкает к этой проблеме другая - организация электронных архивов, способных заменить собой бесчисленные стеллажи с отчетами сотен предприятий. Заметим, что если налоговая отчетность подлежит хранению в течение пяти лет, то в пенсионном фонде архивы положено накапливать семь с половиной десятилетий.

Первые попытки

Попытки полностью отказаться от бумажного документооборота предпринимались еще в 1995-1996 гг., когда налоговые инспекции, а вслед за ними и отделения ПФ стали принимать данные по определенным формам отчетности на дискетах. Для этого были разработаны специальные форматы файлов. Эти файлы, называемые технологическими, имеют весьма сложную структуру, которой нужно четко следовать, чтобы отчеты автоматически загружались в базы данных контролирующих органов.

Бухгалтер не в состоянии самостоятельно составить отчет в виде технологического файла, и ему на помощь приходят программные средства двух видов. Это, во-первых, программы подготовки отчетности, позволяющие бухгалтеру вводить все необходимые сведения в удобной для него форме и автоматически формирующие технологический файл. Иногда такие программы интегрируются в автоматизированные системы бухгалтерского учета, но чаще распространяются независимо: дело в том, что форматы технологических файлов изменяются в связи с изменениями в законодательстве, и разработчикам проще предоставить отдельный модуль формирования отчетности, нежели каждый раз обновлять систему бухучета.

Вторым вариантом продуктов для бухгалтеров являются программы проверки технологических файлов на соответствие требованиям форматного и логико-арифметического контроля. Бухгатер использует их для того, чтобы в случае ошибки в структуре или данных технологического файла, не позволяющей автоматически отправить отчет в систему обработки информации контролирующего органа, не ездить туда самому.

Понятно, что такие программные продукты представляют собой лишь часть необходимого решения. Предприятие, естественно, несет ответственность за сведения, передаваемые в налоговые органы или отделения ПФ. Поэтому технологические файлы (допускающие автоматизированную обработку) все равно до самого последнего времени нужно было сопровождать пачками бумажных отчетов с подписями первого лица и главного бухгалтера предприятия. А эти отчеты приходится хранить в бумажном виде в течение установленного срока. И никуда не исчезают очереди в налоговых инспекциях и отделениях ПФ.

Электронно-цифровая подпись - ключ к решению задачи

С 1999 г. начались попытки решить задачи комплексно. Пионером в этом направлении стала компания “Комита” из Санкт-Петербурга. Несколько позже свои разработки представили компания “СКБ Контур” из Екатеринбурга и московское ООО “Такском”. Но лишь принятие закона об электронно-цифровой подписи (ЭЦП) дало реальный импульс развитию систем полностью безбумажного документооборота предприятий и государственных органов.

Системы, предоставляющие такие возможности, можно разделить на три группы:

- программы, позволяющие формировать отчетность на магнитных носителях в виде технологических файлов, подписывать технологические файлы посредством ЭЦП и передавать их в контролирующий орган без бумажных копий;

- программы, позволяющие формировать технологические файлы, подписывать их с помощью ЭЦП, шифровать и передавать в контролирующий орган по электронной почте;

- системы, позволяющие предприятиям готовить технологические файлы, пользуясь Web-интерфейсом к серверу контролирующего органа через защищенный канал, подписывать их ЭЦП и оставлять на сервере.

Первый подход решает задачу исключения бумажного документооборота, однако не отменяет очередей при сдаче отчетов.

При использовании программ второго типа бухгалтеры могут отправлять документы, не покидая рабочего места. Здесь очень важно, автоматически ли производится контроль отчетности на почтовом сервере. Если удается автоматизировать проверку отчетов, то бухгалтер фактически работает в режиме реального времени. В этом случае остаются острыми ситуация с обновлением ПО и проблема совпадения его версий на предприятиях и в контролирующих органах.

Наконец, при последнем подходе решаются все указанные ранее проблемы, однако он более сложен в разработке и требует наличия на предприятиях скоростных Интернет-каналов.

Таким образом, все три подхода имеют право на существование (для организаций без доступа в Интернет, с медленными и скоростными каналами), но только в том случае, когда системы передачи информации и средства криптографической защиты информации (СКЗИ) интегрированы с бухгалтерскими системами.

Подводные камни безбумажного потока

Для всех перечисленных подходов к организации защищенного безбумажного документооборота предприятий и контролирующих органов существует ряд общих проблем, связанных с использованием ЭЦП и правовыми аспектами электронного документооборота. На этих вопросах и предлагаемых путях их решения остановимся более подробно. Рассмотрим несколько ситуаций.

Ситуация 1. Предприятие передает отчет в контролирующий орган, а затем отказывается от авторства технологического файла, утверждая одно из двух: а) файл не имеет юридической силы; б) данные в нем не соответствуют тем, что были введены бухгалтером в программу подготовки отчетности.

Ситуация 2. Возникает спор, требующий обращения к архиву сданных отчетов, и предприятие отказывается от авторства представленного в арбитражном суде печатного документа на одном из двух оснований: а) предприятие не признает своего авторства печатного документа, представленного в суд; б) предприятие считает, что данные в печатном документе не соответствуют данным технологического файла, который был сдан.

Из нашего двухлетнего практического опыта разработки и внедрения интегрированных систем предоставления отчетности в безбумажном виде вытекает следующее решение возникших затруднений.

По ситуации 1а. Юридическую силу документу дает ЭЦП. Но здесь имеются определенные тонкости. Дело в том, что, как мы понимаем, ЭЦП имеет юридическую силу как точный аналог обычной подписи и печати в том случае, когда соответствующая система электронного документооборота является точным аналогом системы бумажного документооборота.

Рассмотрим пример. До введения ЭЦП предприятия предоставляли в ПФ пачки бумажных форм (с подписью и печатью на каждом листе) и технологический файл для автоматизированной обработки. Носителями юридической значимости были бумажные формы, и только они. Файл же использовался как вспомогательное средство, и его содержимое по специальной методике сверялось с данными на бумажных носителях. Таким образом, точной моделью этой системы бумажного документооборота было бы предоставление в ПФ электронных образов печатных форм, снабженных ЭЦП, и технологических файлов без ЭЦП. Под электронным образом документа здесь подразумевается файл, который может быть однозначно преобразован в печатный документ, соответствующий установленной бумажной форме. Любая другая система документооборота неадекватно отражает установленную схему и, следовательно, не может быть юридически значимой на одном лишь основании применения ЭЦП. Такая система документооборота должна регламентироваться специальными документами, например соглашением между предприятием и контрольным органом, как это делалось и до принятия закона об ЭЦП.

По ситуации 1б. Предприятие может утверждать, что данные в подписанном ЭЦП технологическом файле не соответствуют данным, которые бухгалтер вводит в программу подготовки отчетности, и это является причиной ошибок в отчете.

Чтобы избежать такого отказа от авторства, необходима разработанная система сертификации ПО, применяемого для подготовки технологических файлов. Сертификат должен удостоверять, что программа производит взаимно-однозначное преобразование данных, вводимых в экранные формы, и данных в файле установленного формата.

Пока такая процедура сертификации имеется в налоговых органах, но не в ПФ, что ставит под вопрос возможность использования самой системы защищенного электронного документооборота.

По ситуации 2а. В арбитражный суд представляются, как правило, бумажные документы - распечатанные электронные образы сданных отчетов. Чтобы решить проблему авторства, необходимо также представить извлеченные из архива электронные версии сданных отчетов с ЭЦП, а в судебной процедуре должна быть предусмотрена возможность проверки ЭЦП. Более того, чтобы исключить возможность отказа, следует разработать процедуру проверки соответствия печатного документа электронному документу с ЭЦП. В том случае, когда предприятие ставит ЭЦП на электронных образцах документов, эта задача решается легко.

По ситуации 2б. Более сложным является случай, когда предприятие представляет в контролирующий орган не электронный образ документа, а технологический файл. Во избежание отказа предприятия от авторства представленного в суд документа необходимо разработать систему сертификации ПО. Эта система будет строить электронный образ документа (для распечатки и представления в судебную инстанцию) по технологическому файлу. Сертификат также должен удостоверять взаимно-однозначное соответствие между данными, заверенными ЭЦП, но представленными в машиночитаемой форме, и данными, не заверенными ЭЦП.

Заключение

Мы надеемся, что то или иное решение рассмотренных выше вопросов будет вскоре принято контролирующими органами. Это позволит перейти к безбумажным технологиям представления текущей отчетности предприятий с использованием ЭЦП и сертифицированных СКЗИ.